Тендеры — это способ продвижения бизнеса на рынке, который доступен не только корпорациям, но и малому и среднему бизнесу. Участвуя в тендерах, можно получить выгодные контракты с государственными и частными заказчиками, расширить базу клиентов и повысить доход. Но как начать принимать участие в тендерах, если нет опыта и знаний в этой сфере? Расскажем обо всем, что нужно знать о тендерах новичку.
Что такое тендер?
Тендер — это способ закупки товаров или услуг, при котором заказчик объявляет конкурс среди потенциальных поставщиков и отбирает предложение с наибольшей выгодой. Цель этого мероприятия — обеспечить прозрачность и справедливость процесса закупки, снизить риски коррупции и злоупотреблений, сэкономить средства заказчика.
Что нужно для участия в тендерах?
Чтобы успешно участвовать в тендерах, необходимо знать их виды, инициаторов и правила.
Инициаторы и виды тендеров
Тендеры могут быть инициированы разными организациями: государственными или муниципальными органами власти, коммерческими или некоммерческими структурами. В зависимости от того, кто их инициирует, тендеры классифицируются на:
-
государственные — это закупки товаров или услуг для государственных потребностей или нужд органов местного самоуправления. Они регулируются специальным законодательством и подразделяются на открытые и закрытые: открытые доступны для всех желающих участников, а закрытые — только для определенных категорий поставщиков;
-
коммерческие — это закупки товаров или услуг для нужд частных организаций. Они не подчиняются государственному регулированию и могут иметь разные формы: аукцион, конкурс, запрос предложений и т.д.
Правила участия в тендерах
Чтобы поучаствовать в конкурсе, необходимо предоставить детальную и достоверную информацию о вашей компании, копии учредительной документации, справки ФНС об отсутствии долгов, копии документов бухгалтерии, лицензий и других бумаг. Кроме того, необходимо предложить свою цену и условия.
Правилами предусматривается подписание договора с победителем торгов в установленный срок. Для этого вам понадобится предоставить оригиналы документов, подтверждающих квалификацию и финансовое состояние компании, а также оплатить обеспечение исполнения контракта (если требуется). После того, как контракт будет заключен, потребуется выполнить взятые на себя обязательства в соответствии с пунктами договора.
Пошаговая инструкция для участия в тендерах
Чтобы сделать свое участие в конкурсе результативным, действуйте по следующему плану.
Анализ рынка
Прежде всего убедитесь, что на ваш товар, работу или услугу есть спрос. Для этого можно изучить информацию о проводимых и завершенных закупках на сайтах заказчиков или на специализированных ресурсах, подписаться на рассылки о новых тендерах по интересующим направлениям. Проведите анализ рынка и конкурентов. Это поможет вам понять, какие цены предлагают другие поставщики, какие требования предъявляют заказчики, какие документы и лицензии необходимы для участия в тендерах. Для анализа можно использовать данные из ЕИС или других источников, обратиться к специалистам или консультантам по госзакупкам.
Электронная подпись для участия в тендерах
Чтобы подать электронную заявку на участие, нужно иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (ЭП). Это специальный цифровой ключ, подтверждающий вашу личность и правомочность действий в сети. ЭП получают в Федеральной налоговой службе (ФНС) или в аккредитованных удостоверяющих центрах (УЦ). Для этого необходимо заполнить заявление, предоставить документы о регистрации ИП или ООО и оплатить услугу.
Регистрация на электронных торговых площадках
Чтобы иметь доступ к информации о конкурсах и возможность подавать заявки, необходимо зарегистрироваться на электронных торговых площадках (ЭТП). Это специализированные сайты, на которых размещаются объявления о закупках и проводятся торги. Существует множество ЭТП, но самые популярные из них — это Сбербанк-АСТ, РТС-тендер, Росэлторг и Закупки360. Регистрация на ЭТП бесплатная, но требует наличия ЭП и предоставления ряда документов о вашей компании.
Поиск тендеров
После регистрации на ЭТП вы можете начать поиск тендеров по интересующим вас направлениям. Для этого используйте фильтры по региону, сумме контракта, виду закупки, статусу торгов и другим параметрам. Подпишитесь на рассылку о новых тендерах по выбранным категориям или ключевым словам. При поиске важно внимательно изучать документацию о закупке, которая содержит информацию о требованиях к участвующим, предмете контракта, условиях оплаты и исполнения, критериях оценки заявок и других аспектах.
Обеспечение участия в закупках
Чтобы подтвердить свою заинтересованность и серьезность намерений по участию в закупке, часто требуется предоставить обеспечение заявки. Это денежная сумма, которая замораживается на специальном счете до окончания торгов. Это может быть гарантия от банка или депозит на специальном счете заказчика или ЭТП. Если вы выиграете или откажетесь принимать участие до начала торгов, то обеспечение вернется вам. Если проиграете или откажетесь участвовать после начала торгов, обеспечение аннулируется в пользу заказчика.
Заведение спецсчета
Чтобы иметь возможность перечислять обеспечение и получать оплату за исполненный контракт, нужно завести специальный банковский счет — спецсчет. Это счет с ограниченными возможностями распоряжения средствами: вы не можете снять деньги со счета без разрешения заказчика или ЭТП. Спецсчет легко открыть в любом банке по договору с ЭТП или заказчиком.
Подача заявки на участие в закупке
Когда вы выбрали тендер и подготовили все документы, пора подавать заявку на вступление в торги. Она должна содержать следующие разделы:
-
анкета участника;
-
коммерческое предложение;
-
документы, указывающие на соответствие требованиям, которые выдвигает заказчик;
-
документы об обеспечении.
Заявка подается через личный кабинет на ЭТП. После подачи вы получите подтверждение о ее регистрации и номер. До начала торгов заявку можно аннулировать или отредактировать ее содержание.
Участие в тендере
После окончания срока приема заявок начинается этап торгов (аукцион, конкурс или запрос котировок). В аукционе в ходе торгов снижаются цены, пока не будет определен победитель с наименьшей ценой. В конкурсе участвующие предлагают свои цены в заранее запечатанных конвертах, которые открываются одновременно перед комиссией, нанятой заказчиком. В запросе котировок участники также предлагают свои цены в заранее запечатанных конвертах, но торги не проводятся. Для участия в конкурсе необходимо следить за информацией на ЭТП, своевременно подавать свои предложения и отвечать на вопросы заказчика или комиссии.
Что делать при выигрыше тендера?
Если вы стали победителем, вы получите уведомление об этом на ЭТП и на e-mail. После этого необходимо подписать контракт с заказчиком. Для подписания контракта необходимо предоставить заказчику оригиналы или нотариально заверенные копии документов, подтверждающих вашу квалификацию и соответствие требованиям.
Результат
После того, как вы подписали контракт, вы обязаны выполнить его требования качественно и в срок. После этого составляется акт приемки-передачи, необходимо получить его подпись от заказчика. Затем требуется выставить счет на оплату и получить деньги на свой спецсчет. После этого можно распоряжаться средствами со счета.
Как распознать проблемный контракт?
Прежде всего, необходимо тщательно изучить документацию и требования к участникам. Некоторые заказчики могут устанавливать слишком жесткие или необоснованные требования, которые затруднят или сделают невозможным выполнение контракта. Например, слишком короткие сроки поставки, завышенные требования к качеству или гарантии, неадекватные штрафы за нарушения и т.д.
Проверьте репутацию заказчика и его финансовое состояние. Если заказчик – государственное или муниципальное учреждение, то можно посмотреть его отчетность и платежную дисциплину на сайте ЕИС. Если заказчик — частный бизнес, можно воспользоваться сервисами проверки контрагентов, такими как СПАРК или Контур-Фокус. Важно убедиться, что заказчик имеет достаточно средств для оплаты контракта и не имеет задолженностей перед бюджетом или другими поставщиками.
Будьте внимательны во время проведения конкурса и подведения результатов торгов. Если тендер проходит на сомнительной электронной площадке или без необходимых процедур (аукцион, конкурс и т.д.), то это может свидетельствовать о мошенничестве или заранее подготовленном победителе. Если выигрышная цена сильно отличается от начальной или от цен других участников, это может означать, что заказчик намеренно занижает стоимость контракта или договаривается с некоторыми поставщиками.
Типовые ошибки участников тендеров
Существует несколько типовых ошибок, которые часто совершают участники. Рассмотрим их подробнее и узнаем, как их избежать.
-
Первая и самая распространенная ошибка — это не изучить документацию перед тем, как подавать заявку. Документы содержат всю нужную информацию об объекте закупки, требованиях, предъявляемых к участвующим, критериях оценивания и порядке проведения конкурса. Если вы не знаете этих условий, вы рискуете не соблюсти требования заказчика, не предоставить все необходимые документы или сделать невыгодное предложение. Чтобы избежать этой ошибки, тщательно изучите документацию и задайте вопросы заказчику в случае неясностей или противоречий.
-
Вторая частая ошибка — это не соблюсти нужные сроки отправки заявок. Каждый конкурс имеет определенный срок, в который принимаются заявки, указанный в документах. Если вы опоздаете с подачей или не успеете загрузить все документы, вам, скорее всего, откажут. Чтобы не пропустить срок подачи, заранее спланируйте свое время и ресурсы. Учтите время на оформление ЭП, регистрацию на площадке, сбор и сканирование документов, заполнение форм и таблиц. Оставьте запас времени на возможные технические сбои или форс-мажорные обстоятельства.
-
Третья типичная ошибка — это не проверить заявку на ошибки и неточности перед отправкой. Заявка — это официальный документ, который должен быть составлен грамотно, логично и полно. Любые ошибки в написании, расчетах, ссылках или форматировании могут повлиять на ее оценку или стать основанием для ее отклонения. Чтобы не допустить таких ошибок, тщательно проверьте заявку перед отправкой. Желательно попросить кого-то из коллег или специалистов указать на возможные недочеты. Сверьтесь с требованиями тендерных документов и убедитесь, что все пункты выполнены.
Итоги
Тендеры — это отличный способ продвижения бизнеса. Он подходит не только для крупных корпораций, но и для малого бизнеса, ИП и физических лиц. Чтобы воспользоваться этим способом, необходимо знать основные законы и правила, которые регулируют процедуры закупок, а также уметь выбирать подходящие конкурсы, грамотно оформлять заявки и делать конкурентоспособные предложения о поставке.
Если вы хотите научиться всем тонкостям тендерного сопровождения и повысить свои шансы на победу в торгах, мы рекомендуем вам пройти курс «Тендер-менеджер: организационное и документальное сопровождение государственных и муниципальных закупок». На этом курсе вы получите актуальные знания и практические навыки по всем аспектам работы: от поиска и анализа закупок до подготовки документации и контроля исполнения контрактов. Курс обучения на тендер менеджера подойдет всем, кто хочет в сжатые сроки освоить профессию, проводится в дистанционном формате, что позволяет изучать материал в удобное время и в комфортном темпе.
Не упустите свой шанс стать успешным тендер-менеджером!
