Что такое управление проектами и как оно работает?

• Для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта

• Зачем нужно управление проектами

• Какие этапы включает управление проектом

• Какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать

• Какие системы и инструменты используют для управления проектами

• Плюсы и минусы проектного метода управления

• Как организовать управление проектами

• Кто такой менеджер проекта

• Роли в проекте

• Можно ли управлять проектами без специального образования

• Ответы на популярные вопросы

Вы умеете чётко формулировать задачи и детально планировать работу? Вам нравится организовывать мероприятия и работать в команде? Вы легко договариваетесь с самыми разными людьми и действуете решительно, чтобы достичь своей цели? Похоже, менеджер проектов — это ваша профессия. 

Чем проектный менеджмент отличается от традиционного? В чём его преимущества и недостатки? Какие этапы выделяют в проектном менеджменте и какие методы используют для реализации проектов? На эти и другие вопросы ответим в статье.

Для чего нужно проектное управление и чем процесс отличается от проекта

Проектный менеджмент — это один из способов достижения стоящих перед компанией целей. Это удобный инструмент, который помогает эффективно решать задачи и получать предсказуемые результаты. Чтобы понять, в чем суть проектного управления, разграничим два понятия — процесс и проект. 

Процессом называют повторяющуюся последовательность действий, которые необходимы для выполнения одинаковых задач. Это цикличная, часто регламентированная деятельность, у которой нет финальной точки и в которой задействованы одни и те же сотрудники. Целью процесса может быть поддержание высокой производительности и стабильного уровня качества. Например, систематическое ведение бухгалтерского и налогового учёта или производство однотипных деталей на заводе — это процессы. 

Проект это мероприятие или комплекс задач, которые предстоит решить, чтобы создать уникальный продукт или услугу — получить уникальный результат. У каждого такого мероприятия-проекта есть чётко обозначенные сроки, определённый бюджет и конкретная цель. В его реализации участвует специально набранная под проект команда специалистов. Достижение поставленной цели означает завершение проекта. Строительство нового бизнес-центра, организация конференции для врачей или разработка мобильного приложения — это проекты. У каждого из них есть понятные сроки начала и конца: конференцию организовали и провели, бизнес-центр построили, приложение разработали — проекты завершили. 

Управление проектами подразумевает знание актуальных концепций, принципов, успешных бизнес-кейсов, использование эффективных методик и инструментов и позволяет достигать желаемых целей и результатов точно в срок и без лишних затрат. Владеть навыками стратегического проектного менеджмента стоит каждому руководителю и собственнику бизнеса. 

Зачем нужно управление проектами

Каждая компания ставит перед собой цель и стремится её реализовать. Путь к цели может быть долгим, извилистым, не всегда понятным и предсказуемым. Но если всю дистанцию раздробить на этапы, у каждого из которых будет своя цель, свои задачи и время на прохождение, идти станет проще: каждая маленькая победа будет приближать к реализации задуманного и мотивировать. 

Каждый такой этап пути — это проект. А задачи проектного менеджмента можно сформулировать так:

• Достижение целей в срок. Если сроки не обозначены или размыты, задачи не распределены между исполнителями и ответственность непонятна, высок риск того, что график будет сорван. У проджект-менеджера есть детальный план, он ставит чёткие задачи и контролирует их выполнение. Это позволяет завершить работу вовремя, без спешки. 

• Оптимизация затрат. Проектное управление позволяет оптимально распределить ресурсы — и финансовые, и человеческие, и временные, контролировать все расходы и предупреждать необоснованные траты. 

• Повышение эффективности команды. Без чёткого плана действий много времени тратится впустую — дублируются задачи, непонятно, что делать дальше. Проекты помогают структурировать и систематизировать работу, распределять нагрузку и зоны ответственности, делают все процессы прозрачными. В результате продуктивность растёт: команда работает слаженно, задачи выполняются быстрее. 

• Управление рисками. Сложно представить бизнес без рисков: с техническими сбоями, задержкой поставок могут столкнуться все. Проектный риск менеджмент это позволяет предусмотреть и предупредить, найти обходные пути и разработать план «Б», чтобы избежать потерь. 

• Улучшение коммуникаций. Над проектом трудится конкретная команда, объединённая общей целью. В таком компактном коллективе проще выстроить взаимодействие, определить основные каналы связи, избежать недопонимания. 

Таким образом, проектный менеджмент организации помогает навести порядок, систематизировать, структурировать работу, исключить лишние расходы и добиться желаемых результатов точно в срок. 

Какие этапы включает управление проектом

Каждый проект живёт своей жизнью. Начинается всё с идеи, которая трансформируется в детальный план. Его последовательно реализуют, в процессе — адаптируют под меняющиеся условия и запросы, контролируют и доводят до финала. Этим отрезкам жизненного цикла проекта соответствуют этапы управления им: инициирование, планирование, исполнение, контроль и завершение. 

• Инициирование. Идея, послужившая основой проекта, одобрена. На старте формулируют цель проекта, определяют задачи, сроки выполнения, бюджет, обозначают результат, к которому нужно прийти — на уровне концепции. Назначают руководителя проекта. 

  На этом этапе важно понять, зачем нужен проект, какую пользу он принесёт бизнесу, с какими рисками команда может столкнуться в ходе его реализации.

• Планирование. Когда набросок проекта нарисован и есть общее представление о том, что и зачем нужно сделать, самое время проработать детальный план. В нём 

  • фиксируют последовательность задач и сроки их выполнения, 

  • распределяют ресурсы;

  • назначают исполнителей, 

  • продумывают сценарии;

  • просчитывают возможные риски и способы их устранения.

  Когда план проектного менеджмента составлен, дорожная карта готова, можно приступать к реализации. 

• Исполнение. Команда решает задачи в соответствии с планом действий. Проектный менеджер координирует работу, следит за прогрессом, разруливает возникающие проблемы, поддерживает связь с заказчиком и при необходимости корректирует план. 

• Контроль. Менеджер проекта наблюдает за тем, как команда справляется с поставленными задачами. Важно проконтролировать, чтобы все дедлайны соблюдались, качество работ соответствовало требованиям, затраты не выходили за рамки предусмотренного бюджета. Руководитель внимательно следит, не сбивается ли его команда с курса, не маячат ли на горизонте новые риски. 

• Завершение. Когда все задачи выполнены, необходимо проанализировать и процессы, и результаты, чтобы понять, где были допущены ошибки, что можно улучшить, «докрутить», какие выводы сделать. Готовый продукт передают заказчику или выводят на рынок. Ещё один важный элемент этого этапа — обратная связь от заинтересованных сторон и команды проекта. 

Какие методы управления проектами есть и как между ними выбрать

Методы проектного менеджмента — это принципы и правила, которыми руководствуются, чтобы организовать работу команды, распределить между её участниками задачи и способы контролировать, как они выполняются. Методов управления проектами много — более 15. Их можно разделить на две основные группы — традиционные (или классические) и гибкие. 

Традиционные методы предполагают чёткое планирование на самом старте, поэтапное выполнение, невозможность отклониться от алгоритма. Гибкие методы позволяют подстраиваться под меняющиеся условия, оперативно реагировать на настроения и запросы заказчиков. 

Рассмотрим базовые варианты — каскадную модель и гибкие методики.

Waterfall

В переводе с английского waterfall — это водопад, поэтому метод называют водопадным или каскадным. Это классическая методика, по которой проект делят на этапы: каждый последующий начинается только после завершения предыдущего и никак иначе. Каскадный метод применяют в управлении проектами, в которых установлены чёткие требования, а содержание не меняется. Примерами таких проектов могут быть строительство загородного дома или производство определённого продукта. Последовательность этапов в таких проектах невозможно изменить. Заказчики в реализации не задействованы. 

• Плюсы: чёткий план, понятные сроки, контроль на каждом этапе, предсказуемый результат. 

• Минусы: если на поздних этапах в проекте обнаружится ошибка, исправлять её будет дорого и сложно, а часто просто невозможно.

Agile

Это гибкий подход, который применяется, например, в разработке программного обеспечения, в маркетинговых кампаниях и стартапах. Особенность такого метода — дробление всего объёма задач на мини-порции — подпроекты — и возможность работать над разными подпроектами одновременно, а не последовательно. Главное тут — качество продукта. 

• Плюсы: регулярная обратная связь от заинтересованных сторон, быстрая адаптация к изменениям, возможность доработок. 

• Минусы: от менеджера требует сильных управленческих качеств, от команды — 

дисциплины, от заказчика — активного участия.

Scrum

Это одна из разновидностей методики Agile. Глобальную задачу — создание продукта — делят на части, для реализации каждой подзадачи выделяется короткий отрезок времени — спринт (его продолжительность, как правило, 2-3 недели). В рамках каждого спринта команда создает определённую часть продукта, тестирует то, что получилось, показывает заказчику — чтобы получить от него обратную связь и внести корректировки. Если исправленный и доработанный вариант получает одобрение, его внедряют и двигаются дальше. Если нет — продолжают совершенствовать. 

Сфера применения Scrum-метода — например, разработка мобильного приложения или любого другого продукта, требования к которому часто меняются. 

• Плюсы: универсальность, чёткая структура, прозрачность, регулярность встреч, максимальная вовлечённость в процесс и заказчиков, и исполнителей, быстрые результаты. 

• Минусы: может не подойти для крупных проектов с большим количеством участников и фиксированными требованиями, сложно планировать бюджет.

Kanban

В основе этого гибкого метода — разделение работы на три этапа «Запланировано», «В процессе», «Завершено» и визуализация этапов при помощи доски с соответствующими карточками. Такая организация работы позволяет расставлять приоритеты, контролировать выполнение задач, отслеживать статус, продвижение к цели. Благодаря визуализации можно вовремя заметить, что процесс застопорился, задача зависла на одном из этапов, найти ответственного и придумать, как решить проблему. 

Метод Канбан подходит для проектов с постоянным потоком задач — например, для отдела маркетинга или производства.

• Плюсы: прозрачность процессов, гибкость, визуальный контроль, легко внедрить и адаптировать под имеющиеся запросы и условия. 

• Минусы: не подходит для больших, сложных проектов с жёсткими сроками.

Выбор метода зависит от

• модели проектного менеджмента — предикативной с детальным планированием, итеративной с обязательной обратной связью, инкрементальной с внедрением готовых элементов продукта или гибридной;

• целей и масштабов проектов;

• сферы деятельности компании и ее размеров;

• компетентности и взаимозаменяемости участников команды;

• типов продуктов, над которыми предстоит работать. 

Более детально разобраться в особенностях разных методов управления и научиться выбирать оптимально подходящие под конкретные запросы можно на курсах по проектному менеджменту.

Какие системы и инструменты используют для управления проектами

Выстроить все процессы проектного менеджмента, планировать и распределять задачи, координировать действия участников команды и следить за прогрессом, помогают системы управления проектами. Это специализированное программное обеспечение, комплексы методик, инструментов, технологий, которые существенно упрощают работу над проектами и повышают эффективность.

Выбор конкретной системы и инструментов зависит от специфики проекта, задач, которые решает команда, от индивидуальных предпочтений её руководителей и участников. К наиболее популярным сервисам можно отнести:

• Advanta;

• «Битрикс24»;

• Asana;

• Jira;

• Trello;

• MS Project и другие.

Эти системы, приложения, мессенджеры, таск-менеджеры, календари помогают автоматизировать многие процессы и улучшить коммуникации внутри команды, даже если её участники живут в разных уголках мира. 

Плюсы и минусы проектного метода управления

Зная основы проектного менеджмента и используя современные инструменты и сервисы, можно оптимально выстроить все процессы и организовать работу команды так, чтобы достигать поставленных целей в определённые сроки. Проектный метод управления применяется в разных сферах — строительстве и IT, образовании и маркетинге. Но несмотря на свою универсальность, он всё же имеет не только достоинства, но и недостатки.

Плюсы	Минусы
Чёткие цели и понятные результаты. У каждого проекта есть конкретная цель и результат, которого нужно достичь. Это помогает команде понимать, что нужно делать и к чему стремиться	Ощутимые временные затраты на планирование. Проработка детального плана проекта требует ресурсов, особенно если это касается крупных проектов
Контроль сроков и ресурсов. Управление проектами позволяет отслеживать дедлайны, оптимально распределять ресурсы и избегать простоев	Зависимость от уровня подготовки команды. Успех проекта зависит от профессионализма и ответственности участников. Слабая команда с некомпетентным руководителем может провалить проект опустошённости
Адаптивность. План проекта не является чем-то застывшим, монолитным. Чтобы добиться лучших результатов, в проект можно вносить изменения, адаптировать план под новые запросы и новые услови	Ограниченные ресурсы. Бюджет, сроки и человеческие ресурсы всегда ограничены, что может создавать трудности
Улучшение коммуникации. Проектный подход подразумевает регулярные встречи и отчёты, что улучшает взаимодействие команды	Риск потерять контроль. Без чёткого контроля проект может выйти за рамки сроков или бюджета
Повышение эффективности. Проекты помогают фокусироваться на главном и оптимизировать процессы для достижения результата

Узнать больше о возможностях проектных методов поможет онлайн курс по управлению проектами.

Как организовать управление проектами

К основным элементам проектного менеджмента относятся:

• ресурсы — человеческие, временные, материальные, информационные, которые необходимы для создания продукта;

• рабочие процессы, главная цель которых — выполнить все поставленные задачи качественно и в срок;

• риски — финансовые, юридические, организационные, технические, которые могут помешать реализации проекта;

• результаты — то, ради чего всё затевается, продукты, которые создаёт команда.

Чтобы организовать управление проектами, необходимо соединить отдельные элементы в систему и обеспечить её стабильную работу. Для этого предстоит сделать следующие шаги:

• Определить цели и задачи проекта.

• Разработать план и бюджет проекта.

• Оценить риски. Важно предусмотреть возможные проблемы и способы их решения, продумать, как минимизировать. 

• Сформировать команду, каждый участник которой должен понимать свою роль и знать свои обязанности, свою зону ответственности.

• Добиться взаимопонимания между участниками и согласованности их действий.

• Выбрать методологию и инструменты управления.

• Выстроить работу с документами и отчётами.

Ещё один важный шаг — назначить проектного менеджера, который будет распределять ресурсы, ставить задачи, координировать работу команды. 

Кто такой менеджер проекта

Каждому проекту нужен руководитель, который всё организует и проконтролирует, договорится с заказчиками и замотивирует исполнителей. Это менеджер проекта. Именно от него и его компетентности будет зависеть, достигнет ли команда поставленных целей в срок. 

Менеджер проекта 

• разрабатывает детальный план действий: определяет цели, задачи, сроки и бюджет проекта;

• формирует команду: подбирает специалистов с нужными навыками и распределяет роли;

• ставит задачи и следит, чтобы все работы выполнялись точно в срок;

• находит выход, если проект сталкивается с трудностями: задержками поставок, недостатком ресурсов или конфликтами в команде;

• поддерживает связь с заказчиком: обеспечивает прозрачность работы, регулярно отчитывается о прогрессе и корректирует задачи при необходимости;

• взаимодействует со своей командой — находит способы поддержать коллег, замотивировать, вдохновить;

• оценивает возможные риски и продумывает пути, как их можно обойти или свести к минимуму;

• внимательно наблюдает за реализацией проекта и при необходимости перераспределяет нагрузку, корректирует планы;

• представляет заказчику промежуточные и окончательные результаты. 

Широкий спектр задач, которые решает менеджер проекта, требует от специалиста высокой квалификации, сильных профессиональных навыков и определённых личных качеств. Руководителю потребуются

• знание различных видов проектного менеджмента и понимание его этапов и особенностей;

• умение общаться и вести переговоры — как с сотрудниками, так и с заказчиками, и топ-менеджментом;

• стрессоустойчивость и умение работать в условиях дедлайнов;

• владение методами проектной работы и понимание стратегии проектного менеджмента;

• хорошие организаторские способности — умение планировать и координировать работу;

• навыки тайм-менеджмента;

• навыки работы с актуальными инструментами проектного менеджмента и системами управления; 

• выраженные лидерские качества — умение вдохновлять и направлять команду;

• уверенное знание сферы, в которой реализуется проект, и понимание условий, в которых предстоит работать.

Пройти обучение проектному менеджменту и узнать, как управлять жизненным циклом проекта, можно дистанционно — на курсах в Национальном институте переподготовки и повышения квалификации кадров в сфере экономики и финансов (НИПКЭФ). 

Роли в проекте

Одно из условий слаженной продуктивной работы — правильное распределение ролей в команде. Каждый участник наделяется полномочиями, выполняет функции, соответствующие его знаниям и навыкам. Это помогает избежать хаоса, выстроить эффективные коммуникации в команде и уменьшить количество поводов для конфликтов.

В проекте есть главные (руководящие) и командные роли. 

Заказчик

Это человек или компания, которые становятся инициаторами проекта и определяют, к какому результату нужно прийти. Заказчик обозначает цели, расставляет приоритеты, формулирует требования, может вносить изменения, а в финале — принимает готовый продукт. 

Спонсор

Тот, кто обеспечивает проект ресурсами: сотрудниками, деньгами, оборудованием, расходными материалами. Спонсор участвует в согласовании сроков, целей, бюджетов, помогает решить оргвопросы и внимательно следит за тем, чтобы ресурсы использовались рационально. 

Руководитель проекта

Менеджер проекта отвечает за организацию работ с нулевой точки до финиша. Как главный координатор, он отвечает за всё, что происходит: планы, сроки, выполнение задач, мониторинг, оценку качества, связь с заказчиком и спонсором, внешние и внутренние коммуникации. Задача руководителя — довести проект до успешного завершения. 

Председатель

Это лидер команды, который обеспечивает дисциплину и порядок в проекте. Он помогает решать спорные вопросы, задает вектор движения к цели, может следить за тем, как используются ресурсы и соблюдаются ли сроки и стандарты качества. 

Исполнитель

Это специалист, выполняющий конкретные задачи, которые ему поставил руководитель проекта. Таким исполнителем может быть дизайнер, инженер, маркетолог, разработчик и т. д. От уровня его профессионализма, опыта, личных качеств может зависеть итоговый результат. 

Генератор идей

Это главный креативщик проекта. Он мыслит нестандартно и предлагает новые варианты решения самых обычных задач, помогает найти выход из тупиковых ситуаций. 

Оценщик

Это главный аналитик команды. Он оценивает затраты времени и ресурсов на решение конкретной задачи, выявляет и анализирует риски, подводные камни, которые могут потребовать пристального внимания. Помогает подготовиться к неожиданным ситуациям и принимать единственно верные решения. 

Формирователь

Тот, кто помогает выстроить эффективное взаимодействие между участниками и сплотить команду. Формирователь заботится о психологическом климате в коллективе, находит выход из конфликтных ситуаций.

Коллективист

Он поддерживает командный дух и мотивирует коллег, может быть хорошим наставником для новичков. Коллективист всегда готов поддержать других участников команды, помогает достигать целей сообща.

Количество игроков в команде может быть разным и зависит от специфики, масштабов, целей проекта. Но каждая из ролей важна для результативной совместной работы и успеха проекта. 

Можно ли управлять проектами без специального образования

Управлять проектами можно и без специального образования. Теоретически с этим может справиться любой человек, который обладает развитыми лидерскими качествами, хорошими организаторскими способностями и умеет работать в команде. Правда, для этого может потребоваться больше времени и усилий. 

Если же вы хотите стать успешным проджект-менеджером, без профильного образования и понимания всех особенностей проектного менеджмента не обойтись. Осваивать профессию можно разными способами:

• Штудировать литературу по проектному менеджменту.

• Осваивать инструменты, необходимые для управления проектами — например, таск-менеджеры и системы, которые помогают организовать работу с задачами и упрощают контроль выполнения.

• Развивать «мягкие» навыки — например, прокачивать навыки общаться, вести переговоры, разрешать конфликтные ситуации, управлять своим временем. 

• Участвовать в волонтерских проектах или помогать в организации корпоративных мероприятий. Это поможет понять базовые принципы управления проектами на практике.

• Пройти профпереподготовку или курсы повышения квалификации по управлению проектами. Так вы получите теоретическую базу и сможете закрепить знания на практике, обрастёте полезными профессиональными связями и найдёте единомышленников. Обучение на таких курсах, как правило, проходит в онлайн-формате, поэтому работать с материалами вы сможете в комфортном для вас режиме. Результатом станет новая квалификация и диплом или удостоверение установленного образца.

Ответы на популярные вопросы

В чем суть проектного менеджмента?

Решать бизнес-задачи можно разными способами — традиционно, управляя продолжительными процессами и циклами, или реализуя проект за проектом. 

Проектный менеджмент это комплекс действий, ограниченный во времени, финансах, человеческих и материальных ресурсах и нацеленный на реализацию проекта — уникальной бизнес-задачи. Как только желаемый результат достигается — готово мобильное приложение, построен дом, проект завершается. Можно приступать к реализации следующего. 

Что такое жизненный цикл проекта?

Жизненный цикл проекта включает все этапы от запуска до завершения. Обычно он состоит из пяти фаз: инициирование, разработка детального плана, исполнение, контроль и завершение. Например, проект по строительству офисного здания включает в себя проектирование, закупку материалов, строительство и сдачу объекта.

Что такое Agile?

Это методология гибкого управления проектами. Преимущество такого подхода — быстрое реагирование на изменения и постоянное улучшение, совершенствование продукта. Например, при разработке программного обеспечения с использованием Agile-подхода продукт можно тестировать и улучшать в процессе работы над ним.

Как измеряется успех проекта?

Успех или провал — оценки субъективные. Как правило, успешность проекта определяется по таким критериям, как: 

• выполнение задач точно в срок, 

• нет перерасхода бюджетных средств,

• достижение поставленных бизнес-целей,

• удовлетворённость заказчика. 

Какой метод управления проектами подходит для команды на удалёнке?

Оптимальным вариантом может стать система управления, основанная на методологии Agile и ее вариациях — Scrum и Kanban. Удобно ставить задачи, отслеживать их выполнение, видеть, в какой точке работа застопорилась и кто в этом виноват, вносить изменения в цепочки взаимодействия.