Управление бюджетом проекта

• Что такое бюджет проекта?

• Структура бюджета проекта

• Принципы формирования бюджета проекта

• Этапы разработки бюджета проекта

• Возможные проблемы при составлении бюджета проекта

• Как контролировать бюджет проекта?

• Методы оценки бюджета проекта

• Кто занимается формированием бюджета проекта?

Бюджет проекта — один из важнейших документов, определяющий, сколько денег потребуется для реализации проекта и как они будут распределены между различными видами работ и ресурсов. Он позволяет планировать и контролировать денежные потоки, оценивать рентабельность и эффективность проекта, а также принимать оперативные решения по корректировке затрат.

Управление бюджетом проекта — это процесс, который включает в себя его формирование, согласование, утверждение, исполнение и контроль. Оно требует от проектного менеджера компании знаний и навыков в области финансового анализа, учета и отчетности.

В статье расскажем, что такое бюджет проекта, какова его структура, какие принципы и этапы формирования бюджета существуют и как оценить его результаты.

Что такое бюджет проекта?

Бюджет проекта — это документ, который содержит оценку всех доходов и расходов компании, связанных с реализацией проекта. Он отражает финансовый план проекта и является основой для его мониторинга и контроля.

Бюджет проекта имеет несколько функций:

• показывает общую стоимость проекта и его отдельных элементов (работ, средств, фаз и т.д.);

• указывает источники финансирования (собственные средства, заемные средства, гранты и т.д.);

• распределяет денежные средства между различными участниками (заказчиком, исполнителем, командой, сотрудниками, подрядчиками, поставщиками и т.д.);

• служит инструментом для контроля денежных потоков;

• позволяет оценивать рентабельность и эффективность;

• связывает денежные аспекты проекта с его целями, задачами, результатами и рисками.

Бюджет проекта может быть представлен в различных форматах: таблицы, графики, диаграммы и т.д. Один из наиболее распространенных форматов — это таблица (budget table), которая содержит следующие столбцы:

• название работы или ресурса;

• единица измерения;

• количество;

• стоимость единицы;

• общая стоимость;

• источник финансирования

Пример таблицы:

Структура бюджета проекта

Бюджет проекта состоит из нескольких компонентов, которые отражают различные виды расходов, связанных с проектом.

Операционные расходы

Операционные расходы (operating expenses) — это расходы, которые напрямую связаны с выполнением работ. Они включают в себя траты компании на материалы, технику, труд, транспорт, коммуникации и т.д.

Операционные расходы обычно составляют основную часть бюджета и зависят от объема и сложности работ, а также от качества и цены ресурсов.

Примеры операционных расходов:

• на разработку дизайна;

• на покупку и доставку материалов;

• на оплату труда рабочих и специалистов;

• на аренду или покупку техники и инструментов;

• на топливо, электричество, воду и другие коммунальные услуги;

• на телефон, интернет, почту и другие средства связи.

Управленческие расходы

Управленческие расходы — это расходы, связанные с управлением проектом, такие как зарплата менеджера и его команды, оплата консультантов и экспертов, а также расходы на обучение, командировки, связь и другие административные услуги. Они обычно составляют от 5% до 15% от общей сметы.

Управленческие расходы важно учитывать, так как они влияют на качество и эффективность управления проектом. В случае, если управленческие расходы слишком низкие, это может привести к недостатку квалифицированного персонала, низкому уровню мотивации и профессионализма, а также к потере контроля. Если же они слишком высокие, это приводит к избыточности и неэффективности управления, а также к снижению рентабельности.

Для того, чтобы вычислить оптимальный уровень управленческих расходов, необходимо провести аналитику сложности проекта, а также сравнить смету с аналогичными проектами в той же отрасли или сфере деятельности. Также необходимо учитывать проектную специфику, его цели, время, объем и качество работ, степень новизны и инновационности, а также требования клиента и заинтересованных сторон.

Накладные расходы

Накладные расходы — это расходы, не связанные напрямую с выполнением проекта, но необходимые для его поддержки и обеспечения. Они включают в себя такие статьи, как аренда помещений, коммунальные услуги, налоги, страхование, амортизация оборудования и другие постоянные или переменные затраты. Они обычно составляют от 10% до 30% от общей сметы.

Накладные расходы влияют на общую себестоимость и прибыльность проекта для компании. Если они слишком низкие, это может привести к недостаточному качеству и безопасности, а также к ухудшению условий труда команды и персонала. Если же они слишком высокие, это приводит к переплате за ненужные или избыточные услуги, к снижению конкурентоспособности.

Для того, чтобы вычислить оптимальный уровень накладных расходов, необходимо провести аналитику рынка и компаний-конкурентов, а также сравнить смету с бенчмарками и стандартами в той же отрасли или сфере деятельности. Также необходимо учесть масштаб, продолжительность по времени, локацию и регуляторную среду.

Бюджет на непредвиденные расходы

Бюджет на непредвиденные расходы — это статья расходов, которые нельзя заранее спрогнозировать или точно вычислить, но которые могут возникнуть в ходе реализации проекта из-за различных форс-мажорных обстоятельств, таких как изменение законодательства, срыв времени поставщиками, повреждение техники, увеличение цен на материалы и т.д. Бюджет на непредвиденные траты обычно составляет от 5% до 10% от общей сметы.

Эта статья позволяет снизить риски превышения бюджета и обеспечить гибкость и стабильность. Если бюджет на непредвиденные траты слишком низкий, это может привести к невозможности выполнить проект в соответствии с планом и требованиями клиента, а также к потере доверия и репутации. Если же он слишком высокий, это приводит к неэффективному использованию средств и занижению прибыли.

Для того, чтобы вычислить оптимальный уровень бюджета на непредвиденные расходы, необходимо провести аналитику рисков с учетом опыта и лучших практик похожих проектов в той же отрасли или сфере деятельности.

Принципы формирования бюджета проекта

Принципы формирования бюджета проекта — это основные правила и подходы, которые следует соблюдать при составлении сметы, чтобы она была реалистичной, точной, полной, согласованной и прозрачной. Среди наиболее важных принципов формирования сметы можно выделить следующие:

• Принцип целевого назначения. Бюджет должен соответствовать целям и задачам проекта, а также учесть интересы и потребности клиента и других заинтересованных сторон. Бюджет направлен на достижение конкретных результатов и показателей, а не на расходование средств.

• Принцип ресурсной обоснованности. Смета обязана основываться на реальных и достаточных средствах, которые доступны для выполнения работ. Она обязана учесть все виды средств, денежных, материальных, трудовых, информационных и других. Она обязана быть сбалансирована, то есть не превышать доступные средства и не создавать дефицит.

• Принцип экономичности и эффективности. Смету нужно составить таким образом, чтобы обеспечить наибольшую отдачу от вложенных средств. Нужно минимизировать издержки и максимизировать прибыль, оптимизировать соотношение между затратами и результатами.

• Принцип гибкости и адаптивности. Смета обязана приспосабливаться к изменяющимся условиям и обстоятельствам в ходе реализации проекта. Она обязана предусматривать возможность корректировки и перераспределения средств в зависимости от потребностей и приоритетов, содержать запасы на непредвиденные расходы для снижения рисков ее превышения.

• Принцип прозрачности и отчетности. Смета обязана быть понятной и доступной для всех участников, команды и заинтересованных сторон проекта. Она обязана быть документирована и обоснована, а также согласована с клиентом и другими финансирующими организациями. Смету нужно подвергнуть контролю и аудиту, она обязана отражаться в отчетности по ходу и результатам проекта.

Этапы разработки бюджета проекта

Этапы разработки бюджета — это последовательность действий, которые необходимо выполнить для формирования бюджета проекта. Эти действия включают в себя следующие шаги:

1. Анализ и оценка проекта. На этой стадии можно определить цели, результаты и показатели, а также провести аналитику рисков, средств, заинтересованных сторон и конкурентов. На основе этой аналитики можно сформулировать требования к смете и выявить ее ограничения и возможности.

2. Планирование. Необходимо разработать план проекта, который включает в себя декомпозицию работ, их расписание, смету трат и план финансирования. На основе этих документов можно составить первоначальный вариант сметы, который отражает предполагаемые траты на выполнение.

3. Согласование. Необходимо представить смету на утверждение клиенту и другим финансирующим организациям, получить обратную связь и рекомендации по ее улучшению. На основе этой обратной связи можно внести необходимые изменения и корректировки, устранить возможные противоречия и ошибки.

4. Исполнение проекта. Необходимо осуществлять контроль и мониторинг исполнения сметы, сравнивать фактические затраты с планируемыми. На основе этого сравнения можно выявлять отклонения и причины их возникновения, а также принимать меры по их устранению или компенсации. Также на этой стадии можно проводить перераспределение или дополнительное выделение средств в зависимости от потребностей и приоритетов проекта.

5. Завершение проекта. На этой стадии необходимо подготовить и представить финальный отчет по исполнению бюджета, который отражает все траты и доходы по проекту, а также провести аудит и оценку сметы. На основе этого отчета можно сделать оценки и выводы о достижении целей и результатов проекта, а также выявить сильные и слабые стороны бюджетирования.

Возможные проблемы при составлении бюджета проекта

Среди наиболее распространенных проблем при составлении сметы проекта можно выделить следующие:

• Недостаток или избыток информации. Недостаток информации о проекте, средствах, конкурентах и других факторах может привести к нереалистичному или неточному бюджету проекта, который не отражает действительных затрат и доходов. Избыток данных может привести к перегруженности или запутанности сметы, которая содержит слишком много деталей и сложных расчетов, затрудняющих его понимание и использование.

• Несоответствие целям и задачам проекта, что может привести к нецелевому или неэффективному расходованию бюджета. Смету нужно согласовать с планом проекта с учетом интересов и потребностей клиента и других заинтересованных сторон.

• Несбалансированность расходов и доходов, что приводит к дефицитному или избыточному бюджету, который не обеспечивает стабильность и рентабельность проекта. Бюджет должен быть сбалансирован, то есть не превышать доступные средства или создавать дефицит.

• Неэффективность распределения средств, нерациональный бюджет, не обеспечивающий наилучшее соотношение между тратами и уже полученными результатами по проекту. Смету проекта нужно оптимизировать, то есть минимизировать издержки и максимизировать прибыль.

• Несвоевременность корректировки сметы. Бюджет проекта должен быть гибким и адаптивным, то есть предусматривать возможность корректировки и перераспределения средств в любое время в зависимости от потребностей и приоритетов проекта.

Для того, чтобы избежать или устранить эти проблемы, необходимо следовать принципам и этапам формирования сметы, а также использовать различные методы и инструменты для расчета, аналитики, планирования, согласования, контроля и оценки бюджета проекта.

Как контролировать бюджет проекта?

Контроль бюджета — это процесс, включающий мониторинг и сравнение фактических трат с планируемыми, выявление и аналитику отклонений и причин их возникновения, а также принятие мер по их устранению или компенсации. Контроль позволяет обеспечить соблюдение бюджетных ограничений и достижение финансовых целей проекта.

Для того, чтобы эффективно контролировать бюджет проекта, необходимо использовать различные методики и инструменты, которые помогут отслеживать и оценивать его исполнение. Среди наиболее популярных и полезных методик и инструментов можно выделить следующие:

• Бюджетная таблица — это документ, который содержит информацию о планируемых и фактических тратах по каждой статье бюджета, а также о разнице между ними. Бюджетная таблица позволяет наглядно представить состояние исполнения сметы проекта и выявить наиболее значимые отклонения.

• Диаграмма Ганта — это графическое представление расписания работ по проекту, которое показывает их продолжительность, последовательность и зависимость, а также степень их выполнения. Диаграмма Ганта позволяет сопоставить ход выполнения работ с ходом исполнения сметы и выявить задержки или перерасходы.

• Кривая затрат — это график, отображающий динамику затрат по проекту во времени по дням. Он позволяет анализировать скорость и ритм расходования средств по проекту и сравнивать их с запланированными значениями.

• Индекс выполнения работ (ИВР) — это показатель, который характеризует соотношение между фактическим и запланированным объемом работ по проекту. ИВР позволяет оценивать степень соответствия результатов проекта тратам на его осуществление.

• Индекс затрат (ИЗ) — это показатель, характеризующий соотношение между фактическими затратами и запланированными затратами на выполнение работ. ИЗ позволяет оценивать степень эффективности использования средств.

Методы оценки бюджета проекта

Оценка бюджета проекта позволяет вычислить степень достижения целей и результатов проекта, а также выявить сильные и слабые стороны бюджетирования.

Для того, чтобы эффективно оценить бюджет проекта, необходимо использовать различные методы и критерии, которые помогут измерить и сравнить бюджет с другими проектами или стандартами. Среди наиболее популярных и полезных методов и критериев можно выделить следующие:

• Сравнение с аналогичными проектами: позволяет вычислить относительную эффективность и конкурентоспособность сметы проекта.

• Сравнение с бенчмарками (определенными эталонными значениями или стандартами, которые отражают лучшие практики или требования в той же отрасли или сфере деятельности). Позволяет определить абсолютную эффективность и качество бюджета.

• Анализ отдачи от инвестиций (ROI) — это методика, которая заключается в том, что бюджет проекта анализируется с точки зрения соотношения между прибылью и тратами по проекту. Позволяет определить рентабельность и целесообразность сметы.

• Анализ чувствительности — это методика, которая заключается в том, что смета анализируется с точки зрения влияния различных факторов на его выполнение. Позволяет определить устойчивость и гибкость бюджета.

Кто занимается формированием бюджета проекта?

Формирование бюджета — это ответственный и сложный процесс, который требует от участников и команды проекта знаний, навыков и опыта в области планирования, аналитики и контроля. Основную ответственность за формирование сметы несет проектный менеджер — специалист, управляющий всеми аспектами проекта, включая его цели, результаты, показатели, средства, технологии, риски и другие характеристики.

Менеджер выполняет следующие функции в процессе формирования бюджета проекта:

• анализирует проект и определяет его требования к бюджету;

• разрабатывает план проекта и первоначальный вариант сметы;

• представляет смету проекта на утверждение заказчику и другим финансирующим организациям;

• вносит изменения и корректировки в бюджет по результатам согласования;

• осуществляет контроль и мониторинг исполнения сметы в рамках проекта;

• подготавливает и представляет финальный отчет по исполнению бюджета по завершении проекта.

Для того, чтобы успешно выполнять эти функции, менеджер обязан обладать следующими компетенциями:

• знание основ и методов финансового планирования, расчета, аналитики и контроля;

• умение работать с различными инструментами для формирования, исполнения и оценки сметы проекта;

• умение следить, анализировать и учитывать различные факторы, которые влияют на бюджет, такие как цели, задачи, результаты, технологии, показатели, средства;

• умение согласовывать и обосновывать смету проекта перед заказчиком и другими финансирующими организациями и компаниями;

• умение контролировать и корректировать бюджет в соответствии с разными условиями и обстоятельствами в ходе воплощения проекта;

• умение подготавливать и представлять отчетность по исполнению сметы по ходу и результатам проекта.

Если вы хотите стать квалифицированным менеджером проекта и научиться эффективно формировать бюджет проекта, мы приглашаем вас на наши курсы повышения квалификации для менеджеров. На этих курсах вы сможете получить теоретические знания и практические навыки в области управления проектами, включая бюджетирование.