Управление бюджетом проекта

25.10.2023
Управление бюджетом проекта
Управление бюджетом проекта

Бюджет проекта — один из важнейших документов, определяющий, сколько денег потребуется для реализации проекта и как они будут распределены между различными видами работ и ресурсов. Он позволяет планировать и контролировать денежные потоки, оценивать рентабельность и эффективность проекта, а также принимать оперативные решения по корректировке затрат.

Управление бюджетом проекта — это процесс, который включает в себя его формирование, согласование, утверждение, исполнение и контроль. Оно требует от проектного менеджера компании знаний и навыков в области финансового анализа, учета и отчетности.

В статье расскажем, что такое бюджет проекта, какова его структура, какие принципы и этапы формирования бюджета существуют и как оценить его результаты.

Что такое бюджет проекта?

Что такое бюджет проекта?

Бюджет проекта — это документ, который содержит оценку всех доходов и расходов компании, связанных с реализацией проекта. Он отражает финансовый план проекта и является основой для его мониторинга и контроля.

Бюджет проекта имеет несколько функций:

  • показывает общую стоимость проекта и его отдельных элементов (работ, средств, фаз и т.д.);

  • указывает источники финансирования (собственные средства, заемные средства, гранты и т.д.);

  • распределяет денежные средства между различными участниками (заказчиком, исполнителем, командой, сотрудниками, подрядчиками, поставщиками и т.д.);

  • служит инструментом для контроля денежных потоков;

  • позволяет оценивать рентабельность и эффективность;

  • связывает денежные аспекты проекта с его целями, задачами, результатами и рисками.

Бюджет проекта может быть представлен в различных форматах: таблицы, графики, диаграммы и т.д. Один из наиболее распространенных форматов — это таблица (budget table), которая содержит следующие столбцы:

  • название работы или ресурса;

  • единица измерения;

  • количество;

  • стоимость единицы;

  • общая стоимость;

  • источник финансирования

Пример таблицы:

Название работы или ресурса

Единица измерения

Количество

Стоимость единицы

Общая стоимость

Источник финансирования

Разработка технического задания

Часы

100

1000 руб.

100 000 руб.

Клиент

Покупка оборудования

Штуки

10

50 000 руб.

500 000 руб.

Заем

Монтаж оборудования

Дни

200

1500 руб.

300 000 руб.

Подрядчик

Обучение персонала

Часы

50

2000 руб.

100 000 руб.

Грант

Аренда помещения

Месяцы

6

100 000 руб.

600 000 руб.

Собственные средства

Итого:

1 600 000 руб.


Структура бюджета проекта

Структура бюджета проекта

Бюджет проекта состоит из нескольких компонентов, которые отражают различные виды расходов, связанных с проектом.

Операционные расходы

Операционные расходы (operating expenses) — это расходы, которые напрямую связаны с выполнением работ. Они включают в себя траты компании на материалы, технику, труд, транспорт, коммуникации и т.д.

Операционные расходы обычно составляют основную часть бюджета и зависят от объема и сложности работ, а также от качества и цены ресурсов.

Примеры операционных расходов:

  • на разработку дизайна;

  • на покупку и доставку материалов;

  • на оплату труда рабочих и специалистов;

  • на аренду или покупку техники и инструментов;

  • на топливо, электричество, воду и другие коммунальные услуги;

  • на телефон, интернет, почту и другие средства связи.

Управленческие расходы

Управленческие расходы — это расходы, связанные с управлением проектом, такие как зарплата менеджера и его команды, оплата консультантов и экспертов, а также расходы на обучение, командировки, связь и другие административные услуги. Они обычно составляют от 5% до 15% от общей сметы.

Управленческие расходы важно учитывать, так как они влияют на качество и эффективность управления проектом. В случае, если управленческие расходы слишком низкие, это может привести к недостатку квалифицированного персонала, низкому уровню мотивации и профессионализма, а также к потере контроля. Если же они слишком высокие, это приводит к избыточности и неэффективности управления, а также к снижению рентабельности.

Для того, чтобы вычислить оптимальный уровень управленческих расходов, необходимо провести аналитику сложности проекта, а также сравнить смету с аналогичными проектами в той же отрасли или сфере деятельности. Также необходимо учитывать проектную специфику, его цели, время, объем и качество работ, степень новизны и инновационности, а также требования клиента и заинтересованных сторон.

Накладные расходы

Накладные расходы — это расходы, не связанные напрямую с выполнением проекта, но необходимые для его поддержки и обеспечения. Они включают в себя такие статьи, как аренда помещений, коммунальные услуги, налоги, страхование, амортизация оборудования и другие постоянные или переменные затраты. Они обычно составляют от 10% до 30% от общей сметы.

Накладные расходы влияют на общую себестоимость и прибыльность проекта для компании. Если они слишком низкие, это может привести к недостаточному качеству и безопасности, а также к ухудшению условий труда команды и персонала. Если же они слишком высокие, это приводит к переплате за ненужные или избыточные услуги, к снижению конкурентоспособности.

Для того, чтобы вычислить оптимальный уровень накладных расходов, необходимо провести аналитику рынка и компаний-конкурентов, а также сравнить смету с бенчмарками и стандартами в той же отрасли или сфере деятельности. Также необходимо учесть масштаб, продолжительность по времени, локацию и регуляторную среду.

Бюджет на непредвиденные расходы

Бюджет на непредвиденные расходы — это статья расходов, которые нельзя заранее спрогнозировать или точно вычислить, но которые могут возникнуть в ходе реализации проекта из-за различных форс-мажорных обстоятельств, таких как изменение законодательства, срыв времени поставщиками, повреждение техники, увеличение цен на материалы и т.д. Бюджет на непредвиденные траты обычно составляет от 5% до 10% от общей сметы.

Эта статья позволяет снизить риски превышения бюджета и обеспечить гибкость и стабильность. Если бюджет на непредвиденные траты слишком низкий, это может привести к невозможности выполнить проект в соответствии с планом и требованиями клиента, а также к потере доверия и репутации. Если же он слишком высокий, это приводит к неэффективному использованию средств и занижению прибыли.

Для того, чтобы вычислить оптимальный уровень бюджета на непредвиденные расходы, необходимо провести аналитику рисков с учетом опыта и лучших практик похожих проектов в той же отрасли или сфере деятельности.

Принципы формирования бюджета проекта

Принципы формирования бюджета проекта

Принципы формирования бюджета проекта — это основные правила и подходы, которые следует соблюдать при составлении сметы, чтобы она была реалистичной, точной, полной, согласованной и прозрачной. Среди наиболее важных принципов формирования сметы можно выделить следующие:

  • Принцип целевого назначения. Бюджет должен соответствовать целям и задачам проекта, а также учесть интересы и потребности клиента и других заинтересованных сторон. Бюджет направлен на достижение конкретных результатов и показателей, а не на расходование средств.

  • Принцип ресурсной обоснованности. Смета обязана основываться на реальных и достаточных средствах, которые доступны для выполнения работ. Она обязана учесть все виды средств, денежных, материальных, трудовых, информационных и других. Она обязана быть сбалансирована, то есть не превышать доступные средства и не создавать дефицит.

  • Принцип экономичности и эффективности. Смету нужно составить таким образом, чтобы обеспечить наибольшую отдачу от вложенных средств. Нужно минимизировать издержки и максимизировать прибыль, оптимизировать соотношение между затратами и результатами.

  • Принцип гибкости и адаптивности. Смета обязана приспосабливаться к изменяющимся условиям и обстоятельствам в ходе реализации проекта. Она обязана предусматривать возможность корректировки и перераспределения средств в зависимости от потребностей и приоритетов, содержать запасы на непредвиденные расходы для снижения рисков ее превышения.

  • Принцип прозрачности и отчетности. Смета обязана быть понятной и доступной для всех участников, команды и заинтересованных сторон проекта. Она обязана быть документирована и обоснована, а также согласована с клиентом и другими финансирующими организациями. Смету нужно подвергнуть контролю и аудиту, она обязана отражаться в отчетности по ходу и результатам проекта.

Этапы разработки бюджета проекта

Этапы разработки бюджета проекта

Этапы разработки бюджета — это последовательность действий, которые необходимо выполнить для формирования бюджета проекта. Эти действия включают в себя следующие шаги:

  1. Анализ и оценка проекта. На этой стадии можно определить цели, результаты и показатели, а также провести аналитику рисков, средств, заинтересованных сторон и конкурентов. На основе этой аналитики можно сформулировать требования к смете и выявить ее ограничения и возможности.

  2. Планирование. Необходимо разработать план проекта, который включает в себя декомпозицию работ, их расписание, смету трат и план финансирования. На основе этих документов можно составить первоначальный вариант сметы, который отражает предполагаемые траты на выполнение.

  3. Согласование. Необходимо представить смету на утверждение клиенту и другим финансирующим организациям, получить обратную связь и рекомендации по ее улучшению. На основе этой обратной связи можно внести необходимые изменения и корректировки, устранить возможные противоречия и ошибки.

  4. Исполнение проекта. Необходимо осуществлять контроль и мониторинг исполнения сметы, сравнивать фактические затраты с планируемыми. На основе этого сравнения можно выявлять отклонения и причины их возникновения, а также принимать меры по их устранению или компенсации. Также на этой стадии можно проводить перераспределение или дополнительное выделение средств в зависимости от потребностей и приоритетов проекта.

  5. Завершение проекта. На этой стадии необходимо подготовить и представить финальный отчет по исполнению бюджета, который отражает все траты и доходы по проекту, а также провести аудит и оценку сметы. На основе этого отчета можно сделать оценки и выводы о достижении целей и результатов проекта, а также выявить сильные и слабые стороны бюджетирования.

Возможные проблемы при составлении бюджета проекта

Возможные проблемы при составлении бюджета проекта

Среди наиболее распространенных проблем при составлении сметы проекта можно выделить следующие:

  • Недостаток или избыток информации. Недостаток информации о проекте, средствах, конкурентах и других факторах может привести к нереалистичному или неточному бюджету проекта, который не отражает действительных затрат и доходов. Избыток данных может привести к перегруженности или запутанности сметы, которая содержит слишком много деталей и сложных расчетов, затрудняющих его понимание и использование.

  • Несоответствие целям и задачам проекта, что может привести к нецелевому или неэффективному расходованию бюджета. Смету нужно согласовать с планом проекта с учетом интересов и потребностей клиента и других заинтересованных сторон.

  • Несбалансированность расходов и доходов, что приводит к дефицитному или избыточному бюджету, который не обеспечивает стабильность и рентабельность проекта. Бюджет должен быть сбалансирован, то есть не превышать доступные средства или создавать дефицит.

  • Неэффективность распределения средств, нерациональный бюджет, не обеспечивающий наилучшее соотношение между тратами и уже полученными результатами по проекту. Смету проекта нужно оптимизировать, то есть минимизировать издержки и максимизировать прибыль.

  • Несвоевременность корректировки сметы. Бюджет проекта должен быть гибким и адаптивным, то есть предусматривать возможность корректировки и перераспределения средств в любое время в зависимости от потребностей и приоритетов проекта.

Для того, чтобы избежать или устранить эти проблемы, необходимо следовать принципам и этапам формирования сметы, а также использовать различные методы и инструменты для расчета, аналитики, планирования, согласования, контроля и оценки бюджета проекта.

Как контролировать бюджет проекта?

Как контролировать бюджет проекта?

Контроль бюджета — это процесс, включающий мониторинг и сравнение фактических трат с планируемыми, выявление и аналитику отклонений и причин их возникновения, а также принятие мер по их устранению или компенсации. Контроль позволяет обеспечить соблюдение бюджетных ограничений и достижение финансовых целей проекта.

Для того, чтобы эффективно контролировать бюджет проекта, необходимо использовать различные методики и инструменты, которые помогут отслеживать и оценивать его исполнение. Среди наиболее популярных и полезных методик и инструментов можно выделить следующие:

  • Бюджетная таблица — это документ, который содержит информацию о планируемых и фактических тратах по каждой статье бюджета, а также о разнице между ними. Бюджетная таблица позволяет наглядно представить состояние исполнения сметы проекта и выявить наиболее значимые отклонения.

  • Диаграмма Ганта — это графическое представление расписания работ по проекту, которое показывает их продолжительность, последовательность и зависимость, а также степень их выполнения. Диаграмма Ганта позволяет сопоставить ход выполнения работ с ходом исполнения сметы и выявить задержки или перерасходы.

  • Кривая затрат — это график, отображающий динамику затрат по проекту во времени по дням. Он позволяет анализировать скорость и ритм расходования средств по проекту и сравнивать их с запланированными значениями.

  • Индекс выполнения работ (ИВР) — это показатель, который характеризует соотношение между фактическим и запланированным объемом работ по проекту. ИВР позволяет оценивать степень соответствия результатов проекта тратам на его осуществление.

  • Индекс затрат (ИЗ) — это показатель, характеризующий соотношение между фактическими затратами и запланированными затратами на выполнение работ. ИЗ позволяет оценивать степень эффективности использования средств.

Методы оценки бюджета проекта

Методы оценки бюджета проекта

Оценка бюджета проекта позволяет вычислить степень достижения целей и результатов проекта, а также выявить сильные и слабые стороны бюджетирования.

Для того, чтобы эффективно оценить бюджет проекта, необходимо использовать различные методы и критерии, которые помогут измерить и сравнить бюджет с другими проектами или стандартами. Среди наиболее популярных и полезных методов и критериев можно выделить следующие:

  • Сравнение с аналогичными проектами: позволяет вычислить относительную эффективность и конкурентоспособность сметы проекта.

  • Сравнение с бенчмарками (определенными эталонными значениями или стандартами, которые отражают лучшие практики или требования в той же отрасли или сфере деятельности). Позволяет определить абсолютную эффективность и качество бюджета.

  • Анализ отдачи от инвестиций (ROI) — это методика, которая заключается в том, что бюджет проекта анализируется с точки зрения соотношения между прибылью и тратами по проекту. Позволяет определить рентабельность и целесообразность сметы.

  • Анализ чувствительности — это методика, которая заключается в том, что смета анализируется с точки зрения влияния различных факторов на его выполнение. Позволяет определить устойчивость и гибкость бюджета.

Кто занимается формированием бюджета проекта?

Кто занимается формированием бюджета проекта?

Формирование бюджета — это ответственный и сложный процесс, который требует от участников и команды проекта знаний, навыков и опыта в области планирования, аналитики и контроля. Основную ответственность за формирование сметы несет проектный менеджер — специалист, управляющий всеми аспектами проекта, включая его цели, результаты, показатели, средства, технологии, риски и другие характеристики.

Менеджер выполняет следующие функции в процессе формирования бюджета проекта:

  • анализирует проект и определяет его требования к бюджету;

  • разрабатывает план проекта и первоначальный вариант сметы;

  • представляет смету проекта на утверждение заказчику и другим финансирующим организациям;

  • вносит изменения и корректировки в бюджет по результатам согласования;

  • осуществляет контроль и мониторинг исполнения сметы в рамках проекта;

  • подготавливает и представляет финальный отчет по исполнению бюджета по завершении проекта.

Для того, чтобы успешно выполнять эти функции, менеджер обязан обладать следующими компетенциями:

  • знание основ и методов финансового планирования, расчета, аналитики и контроля;

  • умение работать с различными инструментами для формирования, исполнения и оценки сметы проекта;

  • умение следить, анализировать и учитывать различные факторы, которые влияют на бюджет, такие как цели, задачи, результаты, технологии, показатели, средства;

  • умение согласовывать и обосновывать смету проекта перед заказчиком и другими финансирующими организациями и компаниями;

  • умение контролировать и корректировать бюджет в соответствии с разными условиями и обстоятельствами в ходе воплощения проекта;

  • умение подготавливать и представлять отчетность по исполнению сметы по ходу и результатам проекта.

Если вы хотите стать квалифицированным менеджером проекта и научиться эффективно формировать бюджет проекта, мы приглашаем вас на наши курсы повышения квалификации для менеджеров. На этих курсах вы сможете получить теоретические знания и практические навыки в области управления проектами, включая бюджетирование.

Не нравится

Читайте также:

Бесплатная консультация
Ваша заявка принята
Отзывы о нас
  • Отзывы в Яндекс Отзывы в Яндекс

    35+ отзывов 5

  • Отзывы в 2GIS Отзывы в 2GIS

    122+ отзывов 5

  • Отзывы в Zoon Отзывы в Zoon

    71+ отзывов 4,9

  • Отзывы в Отзовик Отзывы в Отзовик

    24+ отзывов 5