Проекты могут быть разными по размеру, сложности, срокам и ресурсам, но все они имеют общую черту — они проходят через определенные фазы. Эти фазы образуют жизненный цикл проекта — последовательность задач и решений, которые необходимы для его благоприятного завершения.
Жизненный цикл проекта — это важный инструмент для проектного менеджера или руководителя компании, позволяющий планировать, управлять и контролировать все аспекты проекта. Он помогает определить область ответственности, роли и задачи участников команды, оценить риски, стоимость, качество и сроки проекта. Он способствует эффективному взаимодействию и коммуникации между всеми сторонами.
В статье рассмотрим, что такое жизненный цикл проекта и какие фазы он включает.
Что такое жизненный цикл проекта?
Это набор фаз, которые помогают описать жизнь проекта от его идеи до его завершения. Каждая фаза жизненного цикла имеет свои важные цели, задачи, результаты, средства и ограничения. Жизненный цикл определяет порядок и хронологию выполнения работ, а также критерии перехода от одного этапа к другому.
Цикл бывает разным в зависимости от типа, размера, сложности и специфики проекта. Однако существует несколько общих принципов, которые характерны для любого жизненного цикла:
-
он начинается с определения потребностей заказчика или проблемы, которую необходимо решить;
-
заканчивается передачей итогов проекта клиенту или реализацией решения проблемы;
-
состоит из нескольких этапов, которые имеют начало и конец, входы и выходы;
-
каждый его этап требует определенных ресурсов (люди, техника, материалы, деньги, данные);
-
подвержен определенным рискам, влияющим на благоприятный итог проекта;
-
подлежит контролю и мониторингу проектного менеджера, руководителя и других заинтересованных сторон;
-
может быть разделен на более мелкие подфазы для более детального планирования и управления.
Фазы жизненного цикла проекта
Существует общепринятая модель, которая состоит из пяти основных фаз: инициация, планирование, исполнение, контроль и завершение. Рассмотрим каждую из этих фаз подробнее.
Инициация
В процессе инициации определяется цель и обоснование проекта, а также его основные характеристики. Так, происходит следующее:
-
анализируются потребности клиента или проблема, которую нужно решить;
-
формулируется идея или концепция проекта, которая отвечает потребностям или решает проблему;
-
оценивается целесообразность и реализуемость проекта с точки зрения технических, экономических, социальных и экологических аспектов;
-
определяются основные заинтересованные стороны (заказчик, исполнитель, спонсор, пользователи, поставщики и другие);
-
составляется бизнес-план, в котором описываются цели, итоги, стоимость, сроки;
-
подготавливается документация по инициации: устав проекта или контракт на выполнение работ.
Целью важного этапа инициации является получение одобрения или согласия на запуск проекта от спонсора или заказчика. Для перехода к следующему необходимо убедиться в том, что проект имеет четкую цель, оправданную необходимость, достаточные средства и поддержку заинтересованных сторон.
Планирование
В процессе планирования составляется детальный график выполнения работ:
-
определяются требования к результатам с учетом потребностей клиента и пользователей;
-
разрабатывается структура разбивки работ (СРР) — иерархическая декомпозиция всех задач на более мелкие элементы;
-
распределяются роли и обязанности участников команды, определяются их полномочия и взаимодействие;
-
оцениваются ресурсы, необходимые для выполнения задач (время, бюджет, оборудование, материалы, персонал компании);
-
разрабатываются графики выполнения задач, в которых указываются сроки начала и завершения каждого элемента СРР, а также зависимости и ограничения между ними;
-
разрабатываются четкие планы управления качеством, коммуникациями, закупками и другими аспектами проекта, в которых определяются критерии, методы, инструменты и ответственные за эти процессы;
-
подготавливается и подписывается документация по планированию (график управления проектом, график обеспечения качества, матрица ответственности и другие).
Целью этапа планирования является создание четкого, детального и реалистичного плана выполнения задач, который учитывает все требования, средства, ограничения. Для перехода к следующему этапу нужно убедиться в том, что план одобрен и согласован со всеми заинтересованными сторонами.
Исполнение
На этой стадии:
-
выполняются все работы в соответствии с графиком управления проектом и структурой разбивки;
-
применяются различные методы и инструменты для управления качеством, коммуникациями, закупками и другими проектными аспектами;
-
собираются, анализируются и документируются данные о ходе и итоге выполнения работ (объем выполненных действий, затраченные ресурсы, итоги, выявленные проблемы, предложенные решения);
-
осуществляется координация и согласование действий между участниками команды и другими заинтересованными сторонами;
-
проводятся регулярные встречи и отчеты, на которых обсуждаются достижения, проблемы и корректирующие меры.
Целью этапа исполнения является достижение всех запланированных итогов в рамках установленных сроков времени, бюджета и качества. Для перехода к следующему важному этапу необходимо убедиться в том, что все работы на этой стадии выполнены полностью и правильно, а все итоги соответствуют требованиям заказчика и пользователей.
Контроль
На этой стадии:
-
сравниваются фактические данные о ходе и итоге выполнения работ с запланированными данными, такими как объем выполненных действий, затраченные средства, выявленные проблемы и предложенные решения;
-
определяются отклонения и вариации от графика, их причины и последствия;
-
принимаются корректирующие меры для устранения или снижения отрицательного влияния отклонений и вариаций;
-
при необходимости в график вносятся изменения с учетом новых обстоятельств или требований;
-
проверяется и подтверждается качество и соответствие итогов стандартам и спецификациям;
-
подготавливаются, подписываются и архивируются документы по контролю проекта (отчеты о ходе выполнения работ, отчеты о качестве, отчеты об изменениях и другие).
Целью этого этапа является обеспечение соответствия выполнения графику управления проектом, а также обеспечение высокого качества продукта. Для перехода к следующему нужно убедиться в том, что все отклонения и вариации от графика устранены или минимизированы, а все итоги проверены и приняты заказчиком и пользователями.
Завершение
На этой стадии:
-
продукт передается заказчику или пользователю, проводится их приемка и утверждение;
-
осуществляется закрытие всех контрактов, счетов, договоров и других документов, связанных с проектом;
-
освобождаются и возвращаются все ресурсы, такие как техника, материалы, персонал и другие;
-
проводится анализ и оценка эффективности и результативности проекта, выявляются его достоинства и недостатки;
-
подготавливаются и распространяются отчеты по завершению проекта, в которых отражаются основные факты, данные, выводы и рекомендации;
-
проводятся совещания и мероприятия по подведению итогов и благодарности команде и заинтересованным сторонам.
Целью этого важного этапа является формальное и окончательное завершение всех работ по проекту, подведение итогов.
Этапы жизненного цикла и различные методологии проектного менеджмента
Методология управления проектами — это набор принципов, правил, процессов и практик, которые регулируют планирование, организацию, управление и контроль проектов. Она определяет, какие фазы будут использоваться, как они будут связаны между собой, какие документы и артефакты будут создаваться на каждом этапе, какие роли и обязанности будут выполнять участники команды, какие методы и инструменты будут применяться для управления качеством, коммуникациями и другими аспектами проекта.
Существует множество различных методологий проектного менеджмента, которые можно классифицировать по разным критериям. Одним из наиболее распространенных критериев является степень гибкости или жесткости методологии. Гибкие методологии предполагают большую адаптивность и изменчивость в зависимости от обстоятельств, потребностей и обратной связи. Жесткие методологии предполагают большую стабильность и предсказуемость в соответствии с заранее определенным планом.
Примером гибкой методологии управления проектами является Scrum. Scrum — это итеративный (основанный на итерациях, повторениях) и инкрементальный (пошаговый) подход. Он основан на следующих принципах:
-
проект делится на короткие спринты, которые обычно длятся от одной до четырех недель;
-
на каждом спринте команда трудится над задачами с наивысшим приоритетом;
-
создается работоспособный инкремент (фрагмент) продукта, который представляется заказчику или пользователю для получения отзывов;
-
проводятся ежедневные совещания (скрамы), на которых обсуждаются достижения, проблемы и планы команды;
-
реализуются совещания-ретроспективы, на которых проводится анализ хода и итогов работы команды и выявляются возможности для улучшения.
Примером жесткой методологии управления проектами может служить «Waterfall». Это последовательный подход, основанный на нескольких основных принципах:
-
проект делится на последовательность фиксированных фаз жизненного цикла: анализ требований, дизайн, разработка, проведение тестов и введение в действие;
-
на каждой фазе создается документация или артефакт, который должен быть одобрен перед переходом к следующему этапу;
-
работает специализированный персонал с определенными навыками и компетенциями;
-
используются формальные методы и инструменты для управления качеством, коммуникациями и другими аспектами;
-
проводятся проверки и аудиты, на которых оценивается соответствие работы плану и стандартам качества.
Разные методологии проектного управления подразумевают разные подходы к жизненному циклу проекта. Выбор методологии зависит от многих факторов, например, тип, размер, сложность, неопределенность и динамичность проекта, а также от предпочтений и желаний клиента. Важно выбрать ту методологию, которая наилучшим образом подходит для конкретного проекта и обеспечивает его успешное выполнение.
Структура жизненного цикла проекта
Структура жизненного цикла проекта — это способ представления и организации его фаз в виде диаграммы или модели. Она показывает, какие фазы включает проект, как они связаны между собой, какие входы и выходы подразумевает каждая фаза, какие документы и артефакты создаются, какие решения принимаются и т.д.
Существует несколько типов структур жизненного цикла проекта, которые можно классифицировать по разным критериям. Одним из наиболее распространенных критериев является форма или геометрия структуры. Согласно этому критерию, можно выделить следующие типы структур жизненного цикла:
-
Линейная: фазы друг за другом в строгом порядке без повторений или обратных связей. Подходит в случае простых и стабильных проектов с четко определенными требованиями.
-
Кольцевая: фазы повторяются несколько раз в определенный период времени с возможностью возврата к предыдущим фазам для внесения изменений или улучшений. Подходит в случае сложных и динамичных проектов с изменяющимися требованиями.
-
Спиральная: фазы повторяются несколько раз с увеличением детализации и сложности на каждом цикле. Подходит в случае рискованных и инновационных проектов с неопределенными требованиями.
Как выучиться на проектного менеджера?
Если вы хотите стать проектным менеджером в компании или повысить свой профессиональный уровень в этой области, приглашаем вас пройти обучение на менеджера по управлению проектами в НИПКЭФ. Вы получите теоретические знания и практические навыки по планированию, организации и управлению жизненным циклом проекта. Вы узнаете, как определить цели и задачи проекта, прописать план и бюджет, сформировать и координировать команду, контролировать ход работ оценивать результаты.
Обучение проводится в дистанционном формате По окончании курса вы получите диплом установленного образца и сможете использовать полученные знания и навыки на практике.
