Этапы завершения проекта

• Зачем нужна стадия завершения?

• Что важно учесть на стадии завершения?

• Этапы и фазы стадии завершения

• Ответственность проектного менеджера в фазе завершения проекта

• Как стать менеджером по проектам?

Стадия завершения процессов — это последняя и одна из самых важных стадий проекта, которая определяет его успех или неудачу. На этой стадии происходит окончательная оценка результатов, анализ извлеченных уроков, подготовка и согласование итогового отчета, принятие решений о закрытии проекта и проведении последующего наблюдения и контроля, создание базы знаний и архива, а также оценивается работа команды. В статье расскажем, как правильно реализовать закрытие проекта.

Зачем нужна стадия завершения?

Задача стадии завершения проекта — подтвердить достижение целей, оценить эффективность управления процессами, выявить сильные и слабые стороны, извлечь уроки для будущих проектов, закрыть все финансовые и юридические вопросы, передать результаты заказчику или эксплуатирующей компании, а также поблагодарить и поощрить команду за ее работу.

Что важно учесть на стадии завершения?

На стадии завершения проекта важно учесть несколько аспектов:

• Эта стадия не должна быть спешной или формальной. Она требует тщательной подготовки процессов, аналитики и документирования всех аспектов проекта.

• Ее нужно спланировать заранее и включить в общий план управления проектом. Она должна иметь четко определенные критерии завершения, роли и ответственности участников, сроки и ресурсы.

• Она должна основываться на фактах и данных, а не на эмоциях или предположениях. Для этого необходимо собрать и проанализировать всю информацию о процессах и итогах, включая целевые показатели, отклонения от прогноза, угрозы и проблемы, удовлетворенность заинтересованных сторон и т.д.

• Она должна основываться на сотрудничестве и коммуникации. На этой стадии необходимо обеспечить активное участие и обратную связь от всех заинтересованных сторон, включая клиента, спонсора, команду, подрядчиков, поставщиков, экспертов и т.д.

• На этой стадии необходимо извлечь уроки из проекта, определить его сильные и слабые стороны, выработать рекомендации для улучшения будущих проектов, а также оценить и развить компетенции проектной команды.

Этапы и фазы стадии завершения

Стадия завершения состоит из нескольких этапов или фаз, которые могут варьироваться в зависимости от типа, размера и сложности проекта, но обычно включают следующие необходимые шаги.

Сбор, анализ и оценка информации об итогах проекта

В этой фазе руководитель, проектный менеджер и команда собирают и анализируют всю информацию об итогах проекта, включая:

• Результаты — конечные продукты или услуги, которые были созданы или оказаны в процессе проекта. Их нужно сравнить с запланированными, определенными в начале проекта. Для этого необходимо проверить их соответствие требованиям клиента, стандартам качества, спецификациям и т.д.

• Цели и целевые показатели проекта — конкретные, измеримые, достижимые, реалистичные и ограниченные по времени критерии успеха. Их нужно сравнить с фактическими итогами, которые были достигнуты в процессе проекта. Для этого необходимо измерить степень достижения значений целевых показателей по различным аспектам, таким как эффективность, экономичность, устойчивость и т.д.

• Отклонения от прогноза — разница между запланированными и фактическими параметрами управления проектом. Отклонения нужно выявить и проанализировать по различным аспектам менеджмента, таким как сроки, бюджет, ресурсы, угрозы, проблемы и т.д.

• Удовлетворенность заинтересованных сторон — степень соответствия ожиданиям и потребностям всех заинтересованных сторон по отношению к процессу и итогам. Удовлетворенность заинтересованных сторон нужно измерить и проанализировать по различным их группам (клиент, спонсор, команда, подрядчики, поставщики, эксперты и т.д.)

Для сбора и аналитики информации об итогах проекта практикуется использование различных методов, процессов и инструментов:

• опросы, интервью, фокус-группы, анкеты и т.д. — для получения мнений, оценок и отзывов от заинтересованных сторон по различным аспектам проекта;

• отчеты, протоколы, журналы и т.д. — для изучения документации по проекту, включая бюджеты, расписания, контракты, спецификации и т.д.;

• аудиты, проверки, тесты и т.д. — для проверки качества и соответствия итогов стандартам;

• матрицы, диаграммы, графики и т.д. — для визуализации и аналитики данных, включая целевые показатели, отклонения от прогноза, угрозы и проблемы и т.д.

Затем руководитель, проектный менеджер и команда оценивают степень достижения значений целевых показателей проекта.

Для этого необходимо:

• сравнить фактические итоги с запланированными по каждому целевому показателю;

• выявить причины отклонений от прогноза по каждому аспекту менеджмента;

• определить влияние отклонений на общий успех или неудачу;

• выделить сильные и слабые стороны по каждому аспекту менеджмента;

• оценить по шкале от 1 до 5 (где 1 — очень плохо, 5 — очень хорошо) по каждому аспекту управления проектом.

Пример оценивания по аспектам управления проектом:

Формирование итогового отчета по проекту

В этой фазе руководитель, проектный менеджер и команда формируют итоговый отчет, являющийся основным документом, подводящим итоги всего проекта. Он должен содержать такие необходимые разделы:

• общая информация о проекте — краткое описание, включая его название, сроки, бюджет, ресурсы, процессы, заинтересованные стороны и т.д.;

• подробное описание результатов проекта, включая их характеристики, способ передачи и принятия, степень устойчивости и пользы для компании и заинтересованных сторон;

• комплексный обзор и оценивание проекта по различным аспектам менеджмента, включая целевые показатели, отклонения от прогноза, удовлетворенность заинтересованных сторон, сильные и слабые стороны и т.д.;

• уроки — это аналитика успешных и неудачных процессов и практик, которые использовались или которых удалось избежать в рамках проекта, а также рекомендации для улучшения будущих проектов по различным аспектам менеджмента;

• приложения — дополнительные материалы, которые подкрепляют или дополняют информацию в основном тексте отчета: таблицы, графики, диаграммы, фотографии, опросники, анкеты и т.д.

Итоговый отчет по проекту нужно писать в четком, лаконичном и объективном стиле, без эмоциональных или субъективных выражений. Его необходимо проверить на правописание, грамматику и пунктуацию перед его представлением. Итоговый отчет нужно оформить в соответствии с пожеланиями заказчика или компании.

Согласование итогового отчета по проекту

В этой фазе руководитель или проектный менеджер представляет итоговый отчет на согласование всем заинтересованным сторонам, имеющим право или обязанность одобрить или прокомментировать его. Заинтересованные стороны различаются в зависимости от типа, размера и сложности проекта, но обычно включают следующие группы:

• Заказчик — лицо, инициировавшее, финансировавшее или заказавшее проект, которому принадлежат его результаты и продукты. Должен подтвердить, что итоги соответствуют его требованиям и ожиданиям.

• Спонсор — лицо, поддерживающее проект на высшем уровне и обеспечивающее его ресурсами (в том числе, информационными), полномочиями и влиянием. Спонсор должен подтвердить, что проект был выполнен в соответствии с бизнес-целями и стратегией компании.

• Команда — лица, непосредственно участвовавшие в планировании и исполнении проекта. Команда должна подтвердить, что она согласна с уроками и рекомендациями, а также что она не имеет замечаний или возражений по итоговому отчету.

• Подрядчики, поставщики, эксперты и т.д. — те, кто предоставлял товары или услуги для проекта по контракту или соглашению. Они должны подтвердить, что выполнили свои обязательства в соответствии с контрактом или соглашением.

Для согласования итогового отчета можно использовать различные методы, процессы и инструменты, например:

• электронная почта, интернет-портал, облачное хранилище и т.д. — для отправки и получения копий итогового отчета заинтересованным сторонам;

• встречи, презентации, видеоконференции и т.д. — для демонстрации и обсуждения отчета;

• формы согласования, подписи, печати и т.д. — для подтверждения одобрения или комментариев.

Процесс согласования итогового отчета нужно запланировать заранее и включить в план управления коммуникациями. Этот процесс нужно завершить до принятия решений о закрытии проекта и ведении постпроектного мониторинга.

Принятие решений о закрытии проекта и ведении постпроектного мониторинга

В этой фазе спонсор или заказчик принимает решение о закрытии проекта на основании согласования отчета. Это означает, что проект завершен и больше не требует управления процессами, ресурсов и контроля. Решение о закрытии проекта нужно оформить в виде документа, который подписывается спонсором или клиентом и проектным менеджером. Документ о закрытии должен содержать такие необходимые разделы:

• подтверждение достижения целевых показателей;

• подтверждение выполнения всех контрактных обязательств;

• подтверждение закрытия всех финансовых и юридических вопросов;

• подтверждение передачи результатов (продукта) клиенту или эксплуатирующей организации;

• подтверждение формирования архива проекта;

• подтверждение оценки работы команды и ее поощрения.

Решение о ведении постпроектного мониторинга означает, что проект требует дальнейшего наблюдения после его завершения. Его нужно оформить в виде документа, который подписывается спонсором или заказчиком и проектным менеджером. В этот документ должны входить следующие разделы:

• цель и обоснование ведения постпроектного мониторинга;

• показатели и критерии оценивания долгосрочных эффектов и воздействия проекта;

• методы и инструменты для сбора и аналитики данных по постпроектному мониторингу;

• роли участников постпроектного мониторинга;

• сроки и ресурсы для ведения постпроектного мониторинга.

Формирование базы знаний и архива проекта

В этой фазе проектный менеджер и команда формируют базу знаний и архив, которые являются хранилищами информации и документации по проекту.

База знаний по проекту — это совокупность опыта и уроков, которые были получены или извлечены в процессе проекта. Так, она должна быть структурирована, систематизирована, классифицирована и индексирована по различным аспектам проектного менеджмента. Она позволяет накоплять знания, поэтому должна быть доступна, понятна, актуальна и полезна для всех заинтересованных сторон. Ее нужно использовать в процессе обучения, развития, совершенствования и инновации в будущих проектах.

Архив — это совокупность документов, файлов, материалов и артефактов, которые были созданы или собраны в ходе проекта. Он должен быть полным, целостным, надежным и безопасным. Его нужно хранить в соответствии с пожеланиями заказчика или организации и использовать для подтверждения, контроля, аудита и отчетности.

В процессе формирования архива можно использовать различные методы и инструменты, например:

• интернет-порталы, облачные хранилища и т.д. — для хранения, поиска, доступа и обмена информацией и документацией в цифровом формате;

• бумажные папки, коробки, шкафы и т.д. — для хранения, поиска, доступа и обмена информацией и документацией в бумажном формате;

• метаданные, ключевые слова, коды и т.д. — для описания, классификации и индексации информации и документации;

• стандарты, правила, процедуры и т.д. — для регулирования и защиты информации и документации.

Анализ извлеченных уроков и оценка работы команды

В этой фазе проектный менеджер анализирует извлеченные уроки и оценивает работу команды.

В процессе этого можно использовать различные методы и инструменты, например:

• мозговой штурм, SWOT-анализ, ретроспектива и т.д. — для выявления успешных и неудачных практик, причин успеха или неудачи, сильных и слабых сторон, а также рекомендаций для улучшения будущих проектов;

• опросы, интервью, фокус-группы, анкеты и т.д. — для получения мнений, оценок и отзывов от членов команды по различным аспектам работы;

• тесты, 360-градусная обратная связь и т.д. — для измерения компетенций, навыков и поведения членов команды;

• план развития команды — документ, определяющий стратегии, действия и ресурсы для обучения и развития членов команды.

Ответственность проектного менеджера в фазе завершения проекта

Проектный менеджер играет ключевую роль в фазе завершения. Его ответственность включает следующие задачи и процессы:

• спланировать и скоординировать все действия по завершению проекта;

• собрать и проанализировать данные об итогах проекта;

• сформировать итоговый отчет и представить его на согласование заинтересованным сторонам;

• принять участие в принятии решений о закрытии и выходе из проекта, проведении постпроектного мониторинга;

• сформировать архив, обеспечить его хранение и доступность;

• проанализировать извлеченные уроки и оценить работу команды;

• поблагодарить и поощрить команду за ее работу и достижения;

• объявить о выходе из проекта и передать свои обязанности по управлению другому лицу или организации, если это необходимо.

Как стать менеджером по проектам?

Если вы заинтересованы в том, чтобы стать менеджером по проектам, мы приглашаем вас записаться на обучение проектному менеджменту от НИПКЭФ. Это уникальная возможность получить теоретические знания и практические навыки по организации и управлению жизненным циклом проекта с присвоением квалификации.

НИПКЭФ — это:

• актуальные материалы по проектному менеджменту, основанные на международных стандартах и лучших практиках;

• удобный дистанционный формат;

• реальные задачи и кейсы по проектам различной тематики и сложности;

• обратная связь от преподавателей и экспертов, участие в дискуссиях и обмене опытом с другими студентами;

• документ установленного образца с регистрацией в ФИС ФРДО.

Наша программа дает возможность повысить конкурентоспособность на рынке труда, расширить карьерные перспективы и увеличить доход.