Бюджетирование — это не просто бесконечные цифры и многоэтажные таблицы. Это искусство распределять ресурсы так, чтобы каждый рубль работал на развитие бизнеса.
Чтобы перестать зависеть от случайностей, минимизировать риски и выйти на новый уровень прибыли, достаточно научиться управлять финансовыми потоками компании.
В статье расскажем о целях и задачах бюджетирования, о том, на каких принципах оно строится и как помогает предпринимателям, а также подскажем, какие методы стоит для этого изучить, какие инструменты освоить.
Что такое бюджетирование
Каждой компании необходим бюджет — финансовый план, в котором чётко прописаны все доходы и расходы на определённый отрезок времени. Его разрабатывают, чтобы правильно распределять ресурсы, контролировать движение денежных средств, избегать лишних затрат.
Бюджетирование — это многоэтапный процесс управления финансовыми ресурсами компании, который включает планирование, распределение и контроль денежных потоков. Его главная цель — обеспечить финансовую стабильность бизнеса и помочь ему реализовать стратегические планы.
Бюджетирование стоит отличать от финансового планирования:
-
Финансовое планирование представляет собой скорее стратегию, которой придерживается компания в управлении своими финансовыми делами — включая инвестиции, займы, долгосрочные цели. Это более общее, глобальное понятие с более широкими горизонтами — до нескольких лет.
-
Бюджетирование — один из инструментов финансового планирования. В нём больше конкретики и деталей, есть возможность следить за тем, как меняются внешние и внутренние экономические условия, и вносить корректировки в планы. И рассчитано оно на более короткие сроки — как правило, до года.
Если финансовое планирование отвечает на вопрос: «Какого объёма прибыли мы хотим достичь за пять лет?», то бюджетирование уточняет: «Сколько денег мы потратим и заработаем в ближайший квартал?»
Составлением бюджетов различных уровней, их анализом, контролем исполнения, внесением необходимых изменений занимаются менеджеры по бюджетированию или специалисты по финансовому управлению. Они работают в тесном контакте с другими подразделениями компании, чтобы учесть все аспекты деятельности предприятия: от производства до маркетинга.
Какие цели и задачи есть у бюджетирования
В основе любого бизнеса лежит планирование — именно оно даёт представление о том, что и для кого предприятие будет производить, какие ресурсы для этого потребуются, как, где и в какие сроки будет реализовываться продукция. Такая чёткая схема распределения облегчает контроль и повышает эффективность компании, позволяет уйти от хаотичных действий и непродуманных решений, избежать потерь и реалистично оценивать возможности.
Система целей бюджетирования предприятия может выглядеть так:
-
Оптимизировать ресурсы. Бюджетирование позволяет эффективно использовать деньги, время и трудовые ресурсы, в том числе — создать подушку безопасности на случай форс-мажора.
-
Предотвратить перерасход средств. Бюджетирование финансов помогает следить за тем, сколько денег приходит в организацию и сколько тратится. Такой контроль позволяет избежать непредвиденных расходов и их последствий.
-
Повысить финансовую стабильность. Когда все доходы и расходы под контролем, у руководства предприятия появляется уверенность в завтрашнем дне.
-
Достичь стратегических целей. Профессиональное планирование бюджета позволяет найти средства на такие стратегически важные проекты, как, например, расширение производства или запуск новой продуктовой линейки.
Грамотно организованное бюджетирование позволяет бизнесу привести в соответствие цели и имеющиеся в распоряжении ресурсы и решать множество задач:
-
проектировать доходы и расходы;
-
выделять средства на развитие;
-
контролировать исполнение бюджета;
-
оптимизировать затраты — например, выбирая поставщиков с более выгодными расценками;
-
контролировать внутренние процессы и оценивать результаты работы предприятия;
-
анализировать ключевые показатели и предупреждать перерасходы;
-
улучшать коммуникации внутри коллектива;
-
повышать вовлечённость сотрудников, их мотивацию и продуктивность;
-
определять точки роста;
-
прогнозировать финансовые результаты;
-
эффективно расходовать ресурсы;
-
определять, насколько целесообразно запускать новые проекты в текущий момент времени;
-
минимизировать риски — например, предусмотреть резкое падение доходов и позаботиться о запасах и др.
Бюджетирование помогает сделать работу предприятия управляемой и предсказуемой. Разумное использование ресурсов позволяет экономить и высвобождать средства, которые можно выгодно инвестировать. Компания получает новые возможности — для роста и развития.
Как бюджетирование помогает бизнесу
Благодаря правильно организованному бюджетированию предприятие не просто выживает в условиях экономической турбулентности и высокой конкуренции, но и продолжает активно расти и развиваться. Чётко расписанный бюджет, учитывающий и штатные, и непредвиденные ситуации, даёт владельцам бизнеса, его руководителям полную финансовую картину:
-
сколько денег есть в наличии;
-
на какие доходы в конкретный промежуток времени можно рассчитывать;
-
какие расходы оправданы, а какие нужно пересмотреть и сократить;
-
куда можно вложить ресурсы для роста и т. д.
Систему бюджетирования можно сравнить с навигатором для бизнеса, который поможет сориентироваться и продолжить движение вперёд — к своим целям.
Профессиональное планирование бюджета помогает
-
учитывать все доходы и расходы;
-
не тратить больше, чем бизнес зарабатывает, чтобы не допустить кассовых разрывов;
-
прогнозировать предстоящие затраты и доходы — что даёт возможность планировать развитие, заранее подготовиться к разным сценариям;
-
уменьшать финансовые риски — например, предусмотреть сезонное снижение спроса и вовремя создать резервный фонд;
-
своевременно исполнять все свои обязательства — перед поставщиками, кредиторами, налоговиками;
-
перераспределять финансы в соответствии с меняющимися приоритетами;
-
сохранять устойчивость в кризисных условиях и оперативно реагировать на неблагоприятные изменения в экономике.
И главное, бюджетирование на предприятии помогает повышать эффективность и успешно реализовывать задуманное.
Виды бюджетов
Существует много разных бюджетов — общие, рассчитанные для всего предприятия, и предназначенные для конкретного направления, отдела, проекта или продукта, фиксированные и гибкие, дополнительные и комбинированные.
Все бюджеты можно разделить на две основные группы — финансовые и операционные.
Операционные бюджеты «обслуживают» все направления деятельности предприятия, его бизнес-процессы. К такому виду бюджетов относятся, например, бюджеты:
-
управленческих расходов;
-
производства;
-
затрат на оплату труда;
-
инвестиций
-
продаж и т. д.
В операционных бюджетах учитываются отдельные виды затрат, поступлений, платежей, относящиеся к различным отделам компании. Такой тип бюджетов помогает управлять повседневной финансовой деятельностью бизнеса.
Финансовые бюджеты отражают финпоказатели всего предприятия. Формируют их путём объединения данных из операционных бюджетов.
К такому типу относятся:
-
Бюджет доходов и расходов (БДР). В нём учитывают все доходы и расходы, что помогает оценить эффективность предприятия, понять, стоит ли рассчитывать на прибыль, и убедиться в том, что организация не тратит больше, чем зарабатывает.
-
Бюджет движения денежных средств (БДДС). Он помогает следить за движением денежных средств внутри компании. Эта разновидность бюджета показывает, когда и сколько денег поступает в компанию и когда нужно будет платить по обязательствам. Основная цель — обеспечить своевременные платежи и избежать кассовых разрывов.
-
Баланс бюджетного листа (ББЛ) или прогнозный баланс. Его формируют с опорой на БДР, БДДС и другие бюджеты, с учётом прогнозов о будущих расходах и доходах. С помощью ББЛ можно оценить, каких финансовых результатов стоит ждать в будущем, его используют для долгосрочного планирования.
На каких принципах должно быть построено бюджетирование
Чтобы процесс бюджетирования был эффективным и приносил реальную пользу бизнесу, важно соблюдать несколько ключевых принципов. Они общие для всех и не зависят от масштабов предприятия и объёмов его бюджетов. Что это за принципы:
-
Целостность бюджетной системы. Важно, чтобы внутри одного предприятия существовал единый подход к формированию бюджетов, чтобы сотрудники разных департаментов и отделов применяли единые для всех кодировки и типологии расходов и доходов, универсальные формы отчётности и форматы документов. Это позволяет избежать расхождений, разночтений, предупредить многие проблемы.
-
Полнота данных. В бюджете должны быть учтены все денежные потоки компании, включая как доходы, так и расходы по всем направлениям. Все без исключения затраты и поступления должны быть подробно описаны и зафиксированы. Это даст целостную картину финансового состояния бизнеса, позволит избежать упущений и поможет принимать более точные управленческие решения.
-
Баланс доходов и расходов. Предприятие не должно тратить больше, чем зарабатывает. Доходы должны соответствовать расходам — быть сбалансированными. Об этом важно помнить при планировании и не допускать дефицита. Это позволит предотвратить убытки, не копить долги и не допустить банкротства.
-
Запланированные траты. Все расходы должны быть целевыми, т. е. предприятие должно тратить средства только по назначению — как запланировано в бюджете.
-
Достоверность данных. Все цифры, которые включают в бюджет, должны быть проверенными, фактическими, документально подтверждёнными. Это позволит предупредить расхождения с реальными финпоказателями.
-
Реалистичность бюджета. Бюджет необходимо разрабатывать на основе реальных данных и реальных ожиданий. Прогнозы должны учитывать текущие экономические условия, результаты прошлого периода и реалистичные допущения о будущем — то есть быть обоснованными. Такой подход позволяет избежать завышенных или заниженных ожиданий, сохранить мотивацию сотрудников, снижает риски для компании.
Эти принципы помогают создать прозрачную и понятную систему управления финансами, делают планирование доходов и расходов более точным, а использование ресурсов эффективным.
Подходы и методы планирования
При составлении бюджета применяют различные подходы и методы. Их выбор зависит от структуры предприятия и условий, в которых оно работает, от его целей и направлений деятельности.
Подходы
Существует два ключевых подхода к организации бюджетирования: сверху вниз и снизу вверх. Их главное отличие — отправная точка процесса планирования бюджета.
«Сверху вниз»
При использовании этого подхода бюджет составляется центральным руководством или высшим менеджментом компании, которое определяет общие финансовые цели и ограничения. Эти установки затем передаются вниз — для более детальной проработки и распределения на уровне подразделений и отделов. Поскольку стратегические цели бизнеса учитываются с самого начала, согласование бюджета с руководством пройдёт значительно быстрее.
Для предприятий, планирующих бюджет сверху вниз, характерны:
-
Централизованное управление. Руководство компании принимает ключевые решения по бюджету, исходя из общих целей бизнеса.
-
Ограниченные предложения от нижних уровней. Департаменты и отделы должны работать в рамках бюджета, установленного на высшем уровне, без значительных изменений.
Этот подход часто используется в крупных компаниях, где важно поддерживать единую финансовую политику и обеспечивать строгий контроль за расходами. Бюджетирование «сверху вниз» может применяется в случаях, когда необходимо быстро принять решение по распределению бюджета, например, в условиях кризиса или изменения стратегии компании.
-
Пример: Крупная производственная компания, ориентированная на международный рынок, устанавливает общий бюджет на следующий год, а затем передает его на региональные и местные подразделения для адаптации к их специфическим нуждам. Главная цель — соблюдение централизованного контроля над расходами и выравнивание финансовых потоков.
«Снизу вверх»
В этом подходе основой для формирования бюджета служат предложения и планы, полученные от нижних уровней компании — начальников и сотрудников отделов и подразделений. Руководство собирает сведения о потребностях и расходах от всех участников и затем составляет общий бюджет, принимая во внимание все предложения.
Особенности такого подхода:
-
Децентрализованное принятие решений. Руководители подразделений и отделов вовлечены в процесс и активно участвуют в составлении бюджета, что даёт им больше свободы и ответственности.
-
Учёт потребностей на местах. Каждое подразделение может более точно и подробно показать свои потребности и ожидаемые расходы, что делает бюджет более адаптированным к реальным условиям.
Снизу вверх бюджет часто планируют в малых и средних компаниях, где важно учитывать мнения разных уровней. Полезен он и в организациях, которые хотят повысить вовлечённость сотрудников и улучшить их мотивацию за счёт участия в принятии ключевых решений и их исполнении.
-
Пример: В небольшой IT-компании каждый отдел — разработка, маркетинг, продажи — готовит свой бюджет на следующий год, учитывая специфические потребности и проекты. Руководство анализирует эти бюджеты, корректирует их в рамках общей стратегии и объединяет в общий финансовый план.
Методы
Выбор метода бюджетирования так же зависит от того, что принимают за точку отсчёта. Рассмотрим два основных метода — бюджетирование с нуля и приростное бюджетирование.
Бюджетирование с нуля. Для каждого нового периода разрабатывают новый бюджет, при этом данные за предыдущие периоды не учитываются. Ключевой момент: в процессе бюджетирования оцениваются все возможные траты и их необходимость, все статьи расходов обосновываются.
К плюсам метода можно отнести:
-
детальный анализ всех затрат и возможность сократить необоснованные расходы;
-
более высокий уровень подготовки и вовлечённости;
-
возможность быстро адаптироваться к изменениям в бизнес-среде и более эффективно распределить ресурсы.
Бюджетирование с нуля применяют в стартапах или на новых рынках — то есть когда нет данных о прошлых расходах.
Приростное бюджетирование. Бюджет на каждый последующий период компания строит с опорой на показатели предыдущих периодов. План корректируют, учитывая изменения, которые происходят и могут произойти — например, рост цен, наращивание объёмов производства и продаж и др.
Приростное бюджетирование — наиболее распространённый метод планирования бюджетов. Его плюсы — простота применения и возможность увидеть, какие именно моменты влияют на объёмы бюджетов. Такой метод бюджетирования часто применяется в организациях с уже отстроенными, устоявшимися процессами и стабильными финансовыми потоками.
Этапы организации бюджетирования в компании
Работа над бюджетом в компании проходит в несколько этапов:
Этап 1
На первом этапе руководству компании предстоит решить несколько задач:
-
определиться со стратегическими целями;
-
разработать долгосрочный (стратегический) план;
-
назначить Центры финансовой ответственности (ЦФО) — подразделения компании, которые будут контролировать отдельные направления бюджетных потоков (доходов и расходов), формировать операционные бюджеты и исполнять их.
Этап 2
После того как цели и планы поставлены, необходимо
-
разработать систему бюджетов;
-
определить ключевые показатели для каждого из бюджетов;
-
создать чёткие правила и инструкции, которыми будут руководствоваться в своей работе ЦФО, чтобы подход к формированию бюджетов был единым для всех.
Этап 3
На этом этапе ЦФО готовят проекты бюджетов, предусматривая различные сценарии развития событий. Так появляются три варианта бюджета:
-
оптимистичный — рассчитан на благоприятные условия, содержит план распределения и использования дополнительных финансовых ресурсов;
-
базовый — когда всё идёт по плану;
-
пессимистичный — нужен на случай непредвиденных ситуаций, например, рост цен на материалы и комплектующие, поломка оборудования или снижение спроса.
Этап 4
Теперь проекты бюджетов надо согласовать. Для этого организуют встречу бюджетного комитета, на котором ЦФО представляют свои предложения, приводят необходимые обоснования всем запланированным в бюджете финансовым поступлениям и затратам. Если в проектах найдут нестыковки, ошибки, их могут вернуть на доработку.
Этап 5
Когда бюджет согласован, его отправляют в подразделения, которые отвечают за исполнение финансовых планов. Процесс реализации бюджета важно контролировать: это позволит своевременно обнаружить отклонения фактических показателей от запланированных.
Этап 6
Это этап подведения итогов и оценки эффективности бюджетирования. Когда время, отведённое на исполнение финансовых планов, истекло, необходимо проанализировать проведённую работу и её результаты. Это возможность выявить все отклонения, определить их причины, сделать вывод, какие факторы могут повлиять на сроки и качество исполнения бюджетов, и понять, что нужно учесть при формировании нового бюджета на следующий период.
Инструменты бюджетирования
Сформировать общий бюджет организации, достичь баланса между всеми составляющими глобального финансового плана, отслеживать исполнение и контролировать отклонения — задача нелёгкая. Упростить её решение помогает единая система отчётности, единые для всех подразделений компании показатели и критерии, правила работы.
Выстроить большие объёмы данных в чёткую, понятную систему, структурировать и визуализировать информацию, планировать, контролировать и анализировать финансовые потоки компании помогают различные инструменты и специальное программное обеспечение. С их помощью получается ускорить процесс составления бюджета, повысить точность прогнозирования и улучшить контроль за выполнением финансовых планов.
К основным инструментам бюджетирования относятся:
-
Электронные таблицы. Например — Excel или Google-таблицы. Эти инструменты просты в использовании и при этом позволяют:
-
формировать отчёты;
-
импортировать данные из других приложений;
-
работать с формулами и инструментами аналитики;
-
строить прогнозы;
-
создавать шаблоны для различных типов бюджетов и т. д.
-
Специализированные программы для бюджетирования. Существуют программы, которые ориентированы на процессы бюджетирования и управления финансами. Комплексные решения для составления бюджета, прогнозирования, контроля и анализа финансовых данных предлагают такие программы, как:
-
«1С: Управление холдингом»;
-
«1С: ERP»;
-
«1С: Комплексная автоматизация»;
-
«WA: Финансист»;
-
платформа для планирования «Планум»;
-
PlanGuru и др.
Электронные таблицы — оптимальный вариант для малых предприятий и компаний покрупнее, которые только начинают выстраивать собственную систему бюджетирования.
Однако с увеличением числа пользователей и объёма данных, с усложнением процессов и задач функциональных возможностей этого инструмента может стать недостаточно.
В таких программах часто предусмотрена интеграция с системой учёта и аналитики компании, возможность создавать бюджеты для различных подразделений и анализировать отклонения, эффективно работать с большими объёмами данных и создавать сложные финансовые отчёты.
Разобраться в основах финансового планирования и прогнозирования, освоить современные инструменты и методы можно на курсе по бюджетированию «Учет и финансовый менеджмент» в Национальном институте переподготовки и повышения квалификации кадров в сфере экономики и финансов.
Ответы на популярные вопросы
Зачем компании бюджетирование? Какова его главная цель?
Ключевая цель бюджетирования — эффективное распределение финансовых ресурсов компании, которое позволит реализовать намеченные планы. Это помогает организовать контроль за расходами, увеличить прибыль, минимизировать финансовые риски и оценить возможности для роста. Бюджетирование позволяет предсказывать финансовые потоки, планировать будущее и оперативно реагировать на изменения внешней среды. Например, в случае экономических трудностей компания может сократить расходы, а если удалось нарастить прибыль — инвестировать в развитие.
Кто такой специалист по бюджетированию и чем он занимается?
Это человек с высшим экономическим и/или финансовым образованием, который разрабатывает бюджет организации и контролирует его исполнение, оценивает результаты и вносит необходимые корректировки. Он анализирует финансовые потоки, прогнозирует доходы и расходы, следит за выполнением планов и отклонениями от них. Профессионал оценивает риски, разрабатывает прогнозы и помогает руководству принимать обоснованные финансовые решения. В его обязанности входит сбор данных, подготовка отчётности, анализ показателей бюджетирования и разработка рекомендаций по оптимизации расходов.
В чем плюсы и минусы профессии специалиста по бюджетированию?
К плюсам этой профессии можно отнести престижность и востребованность на рынке труда, стабильность и высокий уровень доходов — особенно в крупных компаниях. У компетентных специалистов с опытом есть все шансы для карьерного роста и профессионального развития.
Среди минусов работы с бюджетами — частые стрессовые ситуации и необходимость быть предельно внимательным, высокая степень ответственности.
Где работают и сколько зарабатывают специалисты по бюджетам?
Настоящие профи востребованы в разных областях экономики — в консалтинговых агентствах и стартапах, в госучреждениях и финансовых организациях, в аудиторских фирмах и сфере образования. Доход зависит от опыта, размера компании и региона. По данным сайта «Работа.ру», средняя зарплата специалистов по бюджетированию в России — рублей.
Где можно освоить азы бюджетирования?
Чтобы построить успешную карьеру в финансах, стоит начать с фундаментального образования и окончить профильный вуз. Важно изучить основы финансового анализа, бухгалтерского и управленческого учёта. Опыт финансового планирования можно получить, работая в финансовом отделе компании. Актуализировать знания и прокачать навыки в бюджетировании поможет обучение на курсах профпереподготовки или повышения квалификации. Такие программы есть у нас в НИПКЭФ.
