Управление проектами — это сложный, важный и ответственный процесс, требующий от менеджера и проектной команды высокого уровня компетенций и опыта. Но как измерить эффективность управления и его вклад в достижение общих стратегических целей компании? Какие методы и показатели можно использовать для оценки управления? И как избежать ошибок в структуре оценивания? В статье попытаемся сформулировать ответы на эти вопросы и дать вам полезные советы по оценке эффективности управления проектом в вашей компании.
Зачем измерять?
Прежде чем перейти к методам и параметрам оценки эффективности управления, давайте разберемся, зачем вообще нужно ее измерять. Измерение эффективности:
-
помогает определить, насколько хорошо проект соответствует ожиданиям заказчиков, бизнес-требованиям и общим целям компании или организации;
-
дает возможность более пристально контролировать ход выполнения, более оперативно выявлять проблемы и риски, и принимать своевременные корректирующие меры;
-
способствует повышению качества труда команды, мотивации сотрудников и удовлетворенности клиентов;
-
дает возможность более вдумчиво анализировать итоги, получать уроки и делиться лучшими практиками с другими менеджерами и проектными командами;
-
является нужным условием для определения стоимости, прибыльности и возврата инвестиций.
Измерение эффективности является важным этапом и имеет множество преимуществ для всех заинтересованных сторон: заказчиков, исполнителей, руководителей и компании в целом. Пропустив этот этап, вы не сможете оценить свой труд объективно, улучшить навыки, доказать ценность своих проектов.
Методы оценки управления
Существует множество систем оценивания эффективности управления, которые делятся на две основные группы: статистические и динамические.
Статистические методы
Статистические системы оценивания эффективности управления проектом основаны на сборе и анализе данных с точки зрения количества: статьи бюджета, объем работ, риски и т.д. Они дают возможность измерить результативность проекта по отношению к заранее определенным критериям и параметрам, а также сравнить проект с другими или со стандартами. Статистические методы включают в себя такие инструменты, как:
-
Треугольник проекта (или «железный треугольник») — модель, демонстрирующая взаимосвязь между тремя ключевыми параметрами: стоимостью, временем и качеством. Эта модель позволяет оценить результативность проекта по тому, насколько он соответствует запланированным статьям бюджета и требованиям к качеству.
-
Индекс выполнения работ (или ИВР) — параметр, отражающий степень завершения работ. Рассчитывается как отношение фактического объема выполненных работ к запланированному объему. Позволяет оценить результативность проекта по тому, насколько он соответствует графику.
-
Индекс выполнения статей бюджета (или ИВБ) — параметр, отражающий степень соответствия фактических затрат запланированным. Рассчитывается как отношение фактических трат к запланированным. Предоставляет возможность оценить результативность по соответствию статьям бюджета.
-
Индекс выполнения цели (или ИВЦ) — параметр, отражающий общую степень достижения целей. Рассчитывается как отношение фактического значения целевого показателя к его запланированному значению. Позволяет оценить результативность по соответствию ожиданиям, бизнес-требованиям и запросу клиента, который заказал услугу.
Динамические методы
Динамические системы оценивания эффективности управления основаны на сборе и анализе данных с качественной точки зрения: мнения, впечатления, отзывы и рекомендации участников и заинтересованных сторон. Они дают возможность сделать измерение проектной результативности по отношению к изменяющимся условиям и потребностям окружения, а также учесть неформальные и субъективные факторы. Динамические методы включают в себя такие инструменты, как:
-
Опросы — метод, позволяющий собрать вопросы и мнения участников и заинтересованных сторон по различным аспектам, таким как удовлетворенность, вовлеченность, коммуникация, решение проблем и т.д. Опросы проводятся на разных этапах, например, в начале, в середине и в конце проекта. Они позволяют оценить результативность по удовлетворению потребностей, вопросов и ожиданий участников и заинтересованных сторон.
-
Интервью — метод, позволяющий получить более глубокое и детальное понимание опыта и восприятия участников и заинтересованных сторон. Интервью проводятся как индивидуально, так и в групповом формате, с помощью открытых или закрытых вопросов. Это решение позволяет оценить результативность по соответствию целям и ценностям участников и заинтересованных сторон.
-
Фокус-группы — метод, позволяющий собрать мнения и отзывы участников и заинтересованных сторон по конкретным темам или вопросам. Их проводят как в онлайн, так и в офлайн формате, а также как формально, так и неформально. Это решение помогает оценить проектную результативность по тому, насколько он решает проблемы и вызовы участников и заинтересованных сторон.
-
Кейс-стади — метод, позволяющий изучить конкретный случай или пример. Их могут проводить как эксперты, так и сами участники. Кейс-стади помогают оценить результативность по степени адаптации к изменениям и потребностям окружения.
Показатели оценки управления
Параметры оценивания эффективности управления — это характеристики по количеству или качеству, которые отражают общую степень достижения целей. Параметры должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени (так называемые SMART-показатели). Вот список этих параметров.
Предсказуемость (актуальность и точность прогнозов и планов)
Предсказуемость — это способность проектного менеджера и сотрудников точно и своевременно прогнозировать и планировать результаты. Предсказуемость показывает, насколько хорошо проект управляется и контролируется. Ее измеряют с помощью таких параметров, как:
-
Отклонение от статей бюджета — разница между фактическими и запланированными тратами. Показывает, насколько точно был спрогнозирован и спланирован бюджет.
-
Отклонение от сроков — разница между фактическими и запланированными временными рамками. Показывает, насколько точно был спрогнозирован и спланирован график.
-
Отклонение от качества — разница между фактическими и запланированными требованиями. Показывает, насколько точно были спрогнозированы и спланированы качественные критерии.
Удовлетворенность заказчиков
Удовлетворенность заказчиков — это степень, в которой проект соответствует или превосходит ожидания клиента, который его заказал, по поводу функциональности, цены и обслуживания, насколько хорошо он решает его потребности и проблемы. Этот параметр измеряют посредством таких параметров, как:
-
Оценка удовлетворенности — численная или буквенная, которую заказчик дает проекту по различным критериям: функциональность, цена и обслуживание. Показывает, насколько высоко или низко заказчик оценивает проект по сравнению с его ожиданиями.
-
Индекс лояльности — параметр, отражающий вероятность того, что заказчик будет рекомендовать компанию другим потенциальным клиентам или повторно обратится к проектной команде за новыми услугами. Показывает, насколько сильно заказчик доверяет и ценит исполнителей.
Производительность
Производительность — это способность проектного менеджера и сотрудников эффективно выполнять задачи, принимать решения и достигать общих целей. Показывает, насколько хорошо используются ресурсы и возможности. Ее измеряют посредством следующих параметров:
-
Скорость работ: отражает количество работ, которое сотрудники выполняют за определенный период.
-
Качество работ: отражает количество ошибок, дефектов или недочетов, которые допускает проектная команда.
-
Ценность создаваемых результатов: отражает степень полезности и востребованности продукта на рынке и для клиента, который его заказал. Показывает, насколько ценно и актуально то, что команда создает.
Утилизация ресурсов
Утилизация ресурсов — это способность проектного менеджера и сотрудников оптимально и рационально принимать решения по использованию доступных средств: людей, оборудования, материалов, финансов и т.д. Это параметр показывает, насколько хорошо избегается перерасход или недоиспользование. Вот список параметров, посредством которых его можно измерить:
-
Коэффициент загрузки: отражает степень использования ресурсов по отношению к их максимальной или нормативной возможности. Показывает, насколько полно и эффективно проектная команда использует доступные средства.
-
Коэффициент потерь: отражает степень потери или уничтожения ресурсов. Показывает, насколько экономно и бережно сотрудники обращаются с ресурсами.
-
Коэффициент возврата: отражает степень возврата или повторного использования ресурсов после завершения проектных работ.
Унификация
Унификация — это способность менеджера и сотрудников применять единые решения, стандарты, правила, методы и инструменты. Показывает, насколько хорошо проект согласован и интегрирован с другими процессами в компании. Вот список параметров, посредством которых ее измеряют:
-
Степень соответствия стандартам: отражает степень соблюдения требований и нормативов, установленных внутри или вне компании.
-
Степень применения лучших практик: отражает степень использования проверенных и эффективных методов и инструментов.
-
Степень совместимости с другими проектами: отражает степень согласования и интеграции с внутренними и внешними процессами в рамках одной или нескольких компаний.
Скорость получения результатов
Скорость получения результатов — это способность менеджера и сотрудников доставлять полезные и ценные продукты заказчику в кратчайшие сроки. Этот параметр демонстрирует, насколько хорошо проект отвечает на динамичные и срочные потребности заказчика. Вот список параметров, посредством которых ее измеряют:
-
Время до первого результата: период, который проходит с точки начала до момента, когда первый полезный и ценный продукт поставляется заказчику. Показывает, насколько быстро и оперативно проектная команда начинает приносить пользу заказчику.
-
Время до последнего результата: отражает период с начала деятельности до доставки последнего полезного и ценного продукта заказчику.
Сроки запуска
Сроки запуска —это способность менеджера и команды запустить проект в эксплуатацию в соответствии с запланированными или ожидаемыми датами. Показывают, насколько проект соответствует стратегическим целям и планам компании. Их измеряют с помощью таких параметров, как:
-
Доля запущенных в срок проектов: отражает долю проектов, которые были запущены в эксплуатацию в соответствии с запланированными или ожидаемыми датами. Показывает, насколько точно и своевременно проектная команда выполняет свои обязательства перед компанией.
-
Среднее отклонение от сроков запуска: отражает среднее значение разницы между фактическими и запланированными или ожидаемыми датами запуска.
-
Средняя продолжительность запуска: отражает среднее значение времени, которое требуется для запуска.
Сумма выгод портфеля
Сумма выгод портфеля — это способность менеджера и команды создавать и реализовывать проекты, приносящие максимальную выгоду для компании в целом. Сумма выгод портфеля показывает, насколько хорошо проект соотносится с другими процессами в компании и вносит свой вклад в достижение стратегических целей и приоритетов компании. Вот список параметров, посредством которых ее измеряют:
-
Индекс приоритета: отражает степень важности и срочности проекта для компании.
-
Индекс влияния: отражает степень, в которой проект способен повлиять на бизнес-процессы компании.
-
Индекс выгоды: отражает степень положительного эффекта на финансовые и нефинансовые показатели компании.
Возврат инвестиций
Возврат инвестиций — это способность менеджера и команды окупить затраты, которые были потрачены на реализацию, за счет получения доходов или экономии от использования результатов. Его измеряют с помощью таких параметров, как:
-
Коэффициент рентабельности инвестиций (ROI): отражает отношение между чистой прибылью (или экономией) и тратами на реализацию. Показывает, сколько денег заработано (или сэкономлено) на каждый потраченный рубль (или другую единицу валюты).
-
Срок окупаемости инвестиций (SPO): отражает временной период, нужный для того, чтобы чистая прибыль (или экономия) равнялась тратам на реализацию.
-
Внутренняя норма доходности (ВНД): отражает процентную ставку, при которой чистая настоящая стоимость (или дисконтированный поток) прибыли (или экономии) равняется нулю. Показывает, какова минимальная доходность, которую должен обеспечить проект, чтобы являться привлекательным для инвесторов.
Уровень зрелости проектного управления
Уровень зрелости проектного управления — это способность менеджера и команды постоянно улучшать свои навыки, процессы и инструменты, становиться экспертами в своем деле. Показывает, насколько хорошо проектная команда обучается, адаптируется и развивается в своей работе. Его измеряют с помощью следующих параметров:
-
Степень компетенций: отражает степень владения менеджером и командой нужными знаниями, навыками и опытом. Показывает, насколько квалифицированно и профессионально проектная команда работает, насколько ее члены являются экспертами.
-
Степень стандартизации: отражает степень применения менеджером и командой единых стандартов, правил, методов и инструментов. Показывает, насколько согласованно и интегрированно проектная команда работает в рамках компании.
-
Степень оптимизации: отражает степень улучшения менеджером и командой своих знаний, навыков и инструментов.
Показатели освоенного объема
Показатели освоенного объема это способность менеджера и команды измерять фактический объем выполненных работ в денежном выражении. Показывают, насколько хорошо осуществляется контроль над затратами и доходами. Параметры освоенного объема измеряют с помощью таких показателей, как:
-
Освоенный объем: отражает сумму денег, которая была потрачена на выполнение работ.
-
Запланированная стоимость: отражает сумму денег, которую нужно потратить на выполнение работ.
-
Бюджет завершения: отражает сумму денег, которая нужно потратить на завершение работ. Показывает, сколько денег осталось потратить для завершения реализации.
Ошибки в оценке управления
Оценка эффективности управления проектом — это важная, но не простая задача, требующая от менеджера и команды внимательности, аккуратности и критического мышления. В ходе оценивания результативности управления можно допустить различные ошибки, способные исказить результаты и привести к неверным выводам и решениям. Вот некоторые из наиболее распространенных ошибок в оценивании результативности управления проектом:
-
Выбор неподходящих методов и параметров, которые не соответствуют специфике, целям и контексту.
-
Несоблюдение принципов SMART: параметры оценки управления не являются конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени.
-
Недостаточный или избыточный сбор данных: слишком мало или слишком много данных.
-
Неправильный или субъективный анализ данных.
-
Неправильная или неполная интерпретация результатов.
Для того, чтобы получить возможность избежать этих и других ошибок в системе оценивания управления, необходимо следовать таким принципам:
-
Целевая ориентация: система оценивания эффективности управления проектом должна быть направлена на измерение степени достижения целей, а не на соблюдение формальных требований или процедур.
-
Системный подход: система оценивания управления должна учитывать все аспекты и факторы, от которых зависит проект, а не только отдельные элементы или этапы.
-
Объективность и независимость: система оценивания управления должна основываться на фактах и данных, а не на мнениях и предпочтениях, а также проводиться независимо от исполнителей или заказчиков.
-
Обратная связь: система оценивания управления должна включать в себя участие и обратную связь от всех заинтересованных сторон, которые могут предоставить полезную информацию и мнения.
-
Непрерывность и динамичность: оценка управления должна проводиться не только в конце проекта, но и на протяжении всего его жизненного цикла, а также адаптироваться к изменяющимся условиям и потребностям компании.
Как узнать о менеджменте больше?
Если вы хотите узнать больше об управлении проектами и повысить свою квалификацию в менеджменте, мы приглашаем вас на программу повышения квалификации по управлению проектами от НИПКЭФ.
Обучаясь у нас, вы сможете получить:
-
актуальные знания и навыки по проектному управлению от опытных преподавателей, экспертов и практиков: проектных менеджеров, владельцев компаний;
-
возможность применять полученные знания и навыки на практике со ссылкой на реальные проекты в настоящих компаниях;
-
признанный документ о повышении квалификации по проектному менеджменту;
-
обмен опытом и контактами с другими участниками программы, работающими в разных отраслях и компаниях.
Примите решение стать более эффективным и успешным проектным менеджером! Мы ждем вас в НИПКЭФ на обучении менеджменту, напишите нам прямо сейчас.
