Проекты отличаются по специфике, области, размеру и сложности, но все они нуждаются в эффективном управлении и контроле. Как же правильно организовать и воплотить проект? Какие этапы необходимо пройти от задумки до итога? В этой статье мы попытаемся ответить на эти вопросы и рассмотреть основные аспекты и этапы проектного менеджмента.
Что такое жизненный цикл проекта?
Жизненный цикл проекта — это череда этапов, которые проходит бизнес-проект от начала до конца. Этот цикл устанавливает процессы и роли, которые требуются для благополучной реализации проекта. Он позволяет оценивать прогресс, риски и итоги на разных этапах.
Жизненный цикл не всегда одинаков, он строится в соответствии с видом, размером и масштабом, спецификой и особенностями проекта, и с применяющейся методологией менеджмента. Но есть общая модель жизненного цикла, состоящая из пяти фаз.
Инициация
Инициация является стартовым этапом проекта и имеет огромное значение для его успешного воплощения. На этой стадии происходит анализ и определение требований, выявление обременений, способных повлиять на процесс и итог. Одной из ключевых целей этого этапа является разработка устава проекта, являющегося главным документом, определяющим цели, ожидаемые итоги и организационную структуру. Кроме того, на стадии инициации происходит экономическое обоснование проекта, необходимое для того, чтобы убедиться в его целесообразности и рентабельности.
Для успешного окончания этапа инициации нужно выполнить несколько шагов. Сначала производится полный анализ требований проекта, чтобы установить, чего именно нужно достичь. Затем выявляются возможные обременения, ограниченные средства или изменения во внешней среде, способные повлиять на проект. После этого разрабатывается проектный устав, включающий ожидаемые итоги и риски. И, наконец, проводится экономическое обоснование проекта, чтобы убедиться в его эффективности и целесообразности.
Инициация является важной стадией организации любого проекта. Ее успешное окончание помогает установить правильную основу, что повышает шансы на достижение желаемых результатов.
Планирование
Планирование — один из важнейших этапов разработки проекта. На этом этапе происходит подробное определение задач, разработка дорожной карты работ и процессов, которая указывает, каким образом будут достигнуты поставленные цели. Он является основой для успешного выполнения проекта и играет ключевую роль в достижении результатов.
Эффективное планирование начинается с определения всех процессов и работ, которые должны быть выполнены для достижения необходимого итога. Роли и задачи всех участников проектной команды также должны быть четко определены. Затем происходит распределение средств, включая финансовые и человеческие ресурсы, чтобы обеспечить правильное выполнение работ.
На этом этапе нужно составить список и расписание работ и процессов проекта, указав последовательность выполнения и оценив сроки, необходимые для их окончания. Это помогает руководителям максимально эффективно управлять средствами и временными рамками.
Документирование плана или списка работ и процессов и его утверждение руководством также являются важной частью этапа. Только с четким планом работ и процессов можно обеспечить прозрачность и стабильность в ходе воплощения проекта.
Планирование является краеугольным камнем для благополучной реализации. Оно обеспечивает четкость, структурированность и определенность в проведении работ и процессов, позволяя достичь нужных итогов в рамках ограниченных средств.
Исполнение
В этой фазе работы начинают реализовываться при помощи ресурсов и человеческих усилий, и проект начинает обретать реальную форму.
Основная задача этого этапа — обеспечение качественного и своевременного выполнения всех процессов, указанных в плане. Руководители и сотрудники должны тщательно следить за ходом работ, чтобы убедиться, что все идет правильно. В этот период иногда возникают риски из-за проблем с реализацией или других факторов, поэтому важно приготовиться к управлению рисками.
Ключевые моменты, на которые следует обратить внимание на этой стадии, включают контроль за временем, стоимостью и качеством выполнения работ, обеспечение эффективной коммуникации между участниками проекта и своевременную архивацию проектной документации.
Важность этого этапа состоит в том, что именно во время исполнения проекта результаты начинают постепенно проявляться, и это дает возможность руководителям вносить необходимые корректировки, чтобы достичь поставленных целей. Надлежащее исполнение этой фазы повышает шансы на успешное завершение проекта в соответствии со стратегией и планом.
Нужно учесть риски, связанные с этим этапом. Например, непредвиденные препятствия или изменения в плане иногда приводят к задержкам или перерасходу средств. Контроль и управление рисками помогают минимизировать потенциальные проблемы и гарантировать успешное исполнение проекта.
Контроль
На этапе контроля осуществляется мониторинг. В этой фазе происходит проверка выполнения работ, сравнение достигнутого с запланированным и принятие мер для корректировки плана, если это необходимо.
Контрольный этап включает в себя ряд ключевых моментов, которые требуют особого внимания. Во-первых, нужно регулярно проводить промежуточные совещания и обсуждать текущие итоги. Это дает возможность оперативно узнавать новую информацию о возможных отклонениях от плана и принимать меры по их устранению.
Во-вторых, фаза контроля предусматривает гибкость в менеджменте. Если при мониторинге обнаруживаются несоответствия или изменения, руководитель должен быть готов внести корректировки в план и стратегию. Это дает возможность адаптироваться к изменяющимся условиям и повышает шансы на успешное завершение работ и процессов.
Важно понимать, что ситуации, при которых требуются корректировки и внесение изменений в план во время фазы контроля, являются нормальными. Они даже необходимы для эффективного управления проектом, поскольку позволяют принимать решения в реальном времени и сохранять верный курс.
Завершение
Этот этап включает в себя несколько ключевых шагов, которые необходимо выполнить для успешного завершения проекта.
Первый шаг — подготовка документации. Важно составить полную и понятную документацию для клиента, в которой будут указаны все итоги по продукту и достигнутые цели, обоснованы принятые решения. Эта документация будет полезна для обратной связи с клиентом и для будущего анализа проектного опыта.
Далее следует обсуждение итогов с командой. Важно провести совещание, чтобы оценить достигнутые итоги по продукту, проанализировать сильные и слабые стороны проекта. Это поможет улучшить работу сотрудников в дальнейшем и извлечь ценные уроки из прошлого опыта.
Внимание также следует уделить архивации проектной документации. Необходимо сохранить все документы, связанные с проектом, в архив. Это позволит иметь доступ к ним в будущем и сохранить информацию о проекте для дальнейшего анализа и использования в случае необходимости.
На этом в проекте ставится точка.
Модели развития проектов
В зависимости от характера, сферы, масштаба и сложности проекта, от предпочтений и требований заказчика или спонсора, могут использоваться разные модели развития проектов. Модель развития устанавливает порядок и взаимосвязь фаз жизненного цикла, степень гибкости и адаптивности менеджмента. Существует множество моделей развития проектов, но самые распространенные из них можно разделить на две группы: традиционные и гибкие.
Традиционные модели
Традиционные модели развития проектов основаны на последовательном и линейном подходе к проектному менеджменту. Это означает, что каждая стадия жизненного цикла выполняется полностью и однократно, прежде чем перейти к следующей фазе. Также предполагается, что все требования и итоги определены и зафиксированы на начальных этапах составления плана и не подвергаются существенным изменениям в ходе воплощения. Традиционные модели развития подходят для проектов с высокой степенью предсказуемости, стабильности и формализации. Примерами традиционных моделей являются водопадная (waterfall), каскадная (cascade), V-образная (V-shaped) и другие.
Гибкие модели
Гибкие модели развития проектов основаны на итеративном (повторяющемся) и инкрементальном (пошаговом) подходе к управлению. Это означает, что каждую стадию жизненного цикла можно повторять несколько раз, выполнять параллельно или пересекать с другими фазами. Предполагается, что требования и желаемые итоги проекта могут меняться или уточняться в ходе воплощения в зависимости от отзывов от клиента или пользователя и от внешних факторов. Гибкие модели развития применяются в динамичных и инновационных проектах с высокой степенью неопределенности. Примерами гибких моделей развития проектов являются Agile, Scrum (скрам), Kanban (канбан) и другие.
Как правильно выстроить этапы и жизненный цикл проекта?
Выбор правильной модели развития проекта является одним из ключевых факторов успеха проектного менеджмента. От того, как будет организован жизненный цикл проекта, зависят эффективность, качество и сроки выполнения работ, удовлетворенность заинтересованных сторон. Как же выбрать оптимальную модель развития проекта для конкретного случая? Для этого необходимо учитывать следующие аспекты:
-
Характер и сфера проекта. Разные виды проектов требуют разных подходов к менеджменту. Например, проекты в сфере строительства, производства или финансов обычно характеризуются высокой степенью формализации, стандартизации и контроля, поэтому для них подходят традиционные модели развития. Проекты в сфере информационных технологий, маркетинга или образования обычно характеризуются высокой степенью творчества и инноваций, поэтому для них подходят гибкие модели развития.
-
Масштаб и сложность. Разные по размеру и сложности проекты требуют разных уровней детализации и гибкости менеджмента. Например, крупные и сложные проекты обычно требуют более детального и формального планирования на всех этапах жизненного цикла, поэтому для них подходят традиционные модели проектного развития. Для малых и простых подходят гибкие модели развития.
-
Предпочтения или требования заказчика. Например, некоторые заказчики требуют четкого определения итогов, временных рамок и бюджета проекта на начальных этапах и не допускают существенных изменений в ходе воплощения, поэтому для них подходят традиционные модели развития. Другие могут быть более готовыми к изменениям и уточнениям требований в зависимости от обратной связи и рыночных условий, поэтому для них подходят гибкие модели.
Важно помнить, что нет единственно правильной или лучшей модели развития проекта для всех случаев. Каждый проект уникален и требует индивидуального подхода к менеджменту. Поэтому проектная команда имеет право адаптировать или комбинировать разные модели развития в зависимости от специфики и условий воплощения конкретного проекта.
Функции проектного менеджера
Проектный менеджер — это ключевая фигура в управлении проектом. Он отвечает за организацию, координацию, контроль и закрытие проекта. Проектный менеджер является связующим звеном между сотрудниками, заказчиком и другими сторонами. Он выполняет множество функций, но самые важные из них можно сгруппировать в три категории: технические, организационные, коммуникативные.
Технические функции
Технические функции связаны с применением знаний, навыков и инструментов управления проектом для достижения целей. Проектный менеджер должен уметь делать следующее:
-
устанавливать цели, область и ограничения проекта;
-
разрабатывать план управления проектом и его составляющие;
-
организовывать и координировать работу сотрудников;
-
контролировать ход и итоги проекта;
-
управлять изменениями и рисками;
-
закрывать проект и подводить итоги.
Организационные функции
Организационные функции проектного менеджера связаны с обеспечением ресурсов, условий и поддержки для реализации проекта. Проектный менеджер должен уметь делать следующее:
-
распределять роли и задания в команде;
-
подбирать и развивать сотрудников;
-
сотрудничать с поставщиками и подрядчиками;
-
согласовывать интересы и ожидания заинтересованных сторон;
-
соблюдать нормы, правила и стандарты, применимые к проекту.
Коммуникативные функции
Коммуникативные функции проектного менеджера связаны с обменом информацией, знаниями и опытом между участниками и заинтересованными сторонами. Проектный менеджер должен уметь делать следующее:
-
планировать, организовывать и проводить различные виды коммуникаций по проекту (собрания, презентации, отчеты и т. д.);
-
адаптировать стиль, формат и содержание совещаний и встреч к аудитории, цели и ситуации;
-
слушать, понимать и учитывать мнения, нужды и отзывы от участников и заинтересованных сторон;
-
решать конфликты, проблемы и недопонимания в команде, с руководством и заказчиком.
Функции проектного менеджера в контексте жизненного цикла проекта являются ключевыми для его успешной реализации. Менеджер играет роль лидера и координатора на каждой стадии, обеспечивая успешное взаимодействие с командой.
На этапе планирования ему отводится роль определителя целей и задач. Он решает, какие задачи будут выполняться, организует команду и устанавливает сроки выполнения. Важной задачей на этом этапе является и выявление рисков, и разработка стратегии управления ими.
На этапе выполнения проектный менеджер играет роль координатора работ. Он следит за прогрессом выполнения, контролирует сроки и качество работ, решает возникающие проблемы. Он является связующим звеном между командой и заказчиком.
На этапе завершения функцией проектного менеджера является закрытие проекта и обеспечение достижения поставленных бизнес-целей. Он проводит оценку результатов проекта, архивирует проектные документы и анализирует процесс выполнения проекта для дальнейшего улучшения работы команды и планирования новых проектов.
Проектный менеджер является ключевой фигурой в команде, обеспечивая сбалансированное взаимодействие и успешное выполнение поставленных задач.
Как узнать больше?
Приглашаем вас на наше обучение на менеджера управления проектами. Это дистанционный курс, который дает вам возможность получить квалификацию проектного менеджера и научиться практическим навыкам и освоить необходимые инструменты. Вы будете изучать теорию и практику проектного управления, выполнять задания, получите консультации и поддержку от опытных преподавателей и наставников. По окончании курса мы выдаем документ, который будет подтверждением вашей квалификации и компетенций в области проектного управления. Учиться можно в удобном темпе, доступ к материалам предоставляется навсегда.
