Кто такой тендер-менеджер и как им стать?

• Кто такой тендерный специалист

• Что такое тендер?

• Особенности работы специалиста по тендерам

• Обязанности тендерного специалиста

• Требования работодателей

• Где может работать специалист?

• Какие профессиональные и внутренние качества должен иметь специалист?

• Должностная инструкция специалиста по тендерам

• Плюсы и минусы профессии

• Сколько зарабатывает тендер-менеджер

• Как освоить профессию тендер-менеджера с нуля

Грамотный тендер-менеджер может принести компании многомиллионные контракты, открыть новые рынки сбыта и вывести бизнес на новый уровень. Неудивительно, что спрос на таких профессионалов с каждым годом растёт, а их зарплаты часто превышают средние по рынку.

Хотите узнать, в чем состоит работа тендер-менеджером и как стать востребованным специалистом в этой перспективной области? Какими качествами нужно обладать и какие навыки развивать? Читайте наш подробный гайд по профессии.

Кто такой тендерный специалист

Когда муниципальному учреждению или государственной компании нужно что-то приобрести (например, купить канцтовары или оргтехнику), отремонтировать офисное помещение или почистить кондиционер, они не могут просто оформить заказ на сайте магазина или вызвать бригаду строителей или инженеров по объявлению в интернете. 

Для поиска поставщиков и исполнителей организуют госзакупки (или тендеры). Это специальная процедура, которая проводится на электронной торговой площадке в интернете. Госкомпания размещает заказы с подробным описанием условий и требований. Поставщики товаров и услуг, участвующие в тендерах, оставляют заявки с предложениями, где указывают стоимость работ и другие параметры. Побеждает в конкурсе тот, чьё предложение окажется наиболее выгодным и при этом подходящим по всем показателям. 

Тендер-менеджер — это человек, который разбирается во всех юридических тонкостях и организационных моментах госзакупок, знает, где и как искать выгодные тендеры, как грамотно оформить пакет документов, подготовить и подать заявку на участие. Тендерный специалист сопровождает компанию на всех этапах торгов и делает всё, чтобы его подопечные выиграли конкурс и заключили контракт, который принесет им и прибыль, и новые возможности для развития и освоения новых рынков.

Что такое тендер?

Тендер — это термин, пришедший в русский язык из английского и обозначающий форму отбора подрядчиков на конкурсной основе или, проще говоря, — торги.

• государственные и муниципальные учреждения (такие бюджетные организации, как детские сады, больницы, научно-исследовательские институты и др.);

• компании, в которых доля участия государства составляет более 50% (например, «Почта России» или РЖД);

• коммерческие организации. 

Они объявляют о своих потребностях, размещают информацию в интернете — на сайтах электронных торговых площадок, подробно описывая условия и техтребования, которым должны соответствовать потенциальные подрядчики. Цели проведения торгов можно сформулировать так:

• Оптимизировать затраты. Выбрать наиболее экономически выгодное предложение.

• Сделать закупки максимально прозрачными. Минимизировать коррупционные риски и обеспечить равные условия для всех участников.

• Обеспечить высокое качество. Получить гарантированно качественные товары и услуги, которые будут соответствовать всем стандартам. 

В торгах могут поучаствовать как юридические, так и физические лица — ИП или самозанятые. Для этого конкурсанты откликаются на объявления и размещают заявки, в которых предлагают свою продукцию или услуги и обозначают условия сотрудничества.

Проведение государственных и муниципальных торгов (их ещё называют госзакупками) регламентируется двумя основными федеральными законами:

1. № 44-ФЗ регулирует все этапы закупок для государственных и муниципальных нужд. Он определяет порядок проведения тендеров, требования к участникам, критерии оценки заявок и заключения контрактов.

2. № 223-ФЗ применяется к закупкам, проводимым государственными корпорациями, компаниями с государственным участием и другими юридическими лицами, указанными в законе. Он устанавливает общие принципы и правила проведения закупок, но оставляет организациям определенную свободу в выборе процедур.

Тендеры бывают нескольких видов:

Тендеры могут быть на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг. Они проводятся в разных сферах: от строительства до IT, от поставки канцтоваров до научных исследований.

Работа с тендерами требует знания законодательства, умения анализировать документацию и навыков ведения переговоров. Именно этим и занимается тендер-менеджер, помогая своей компании побеждать в торгах.

Особенности работы специалиста по тендерам

Менеджер по работе с тендерами — важный игрок, от компетентности которого могут зависеть результаты торгов: как всё пройдет, кому достанется выгодный контракт и насколько плодотворным получится это сотрудничество. При этом специалист по тендерам может играть за разные команды. 

• Во-первых, он может представлять интересы компании-поставщика товаров или услуг. В этом случае тендер-менеджер хорошо понимает особенности ниши, в которой работает его организация, знает её возможности. В зону его ответственности входит изучение условий конкурса, подготовка всех необходимых документов и подача заявки на участие в торгах, участие в тендере, а при необходимости и заключение контракта с заказчиком от имени своих нанимателей.

• Во-вторых, тендер-менеджер может быть сотрудником госкорпорации или частной коммерческой компании, которая инициирует торги. Тогда его роль заключается в организации и проведении тендера, а затем — в подведении итогов. Специалист помогает своему работодателю выбрать оптимальный вариант и оформить документы. Если торги проводит крупная корпорация, её интересы может представлять не один тендер-менеджер, а целая команда профессионалов. 

• В-третьих, специалист может работать в сторонней компании, которая никак не связана с участниками торгов — ни с заказчиками, ни с подрядчиками. В этом случае тендер-менеджер взаимодействует с обеими сторонами, причем его участие может подразумевать как полное сопровождение сделки, так и поддержку участников на каком-то конкретном этапе закупок.

Обязанности тендерного специалиста

Круг функциональных обязанностей менеджера по тендерам зависит от многих факторов, например:

• от того, чьи интересы он представляет — заказчика, который организует торги, или поставщика, который предлагает свои товары или услуги;

• от сферы деятельности и масштабов предприятия;

• от условий конкретных тендеров. 

Рассмотрим задачи, которые решает тендерный специалист, работающий на стороне подрядчика:

• Мониторинг тендерных объявлений. Менеджер по поиску тендеров ежедневно мониторит специализированные платформы, сайты госзакупок и коммерческих организаций, отбирает конкурсы, которые соответствуют профилю компании и её возможностям.

• Анализ документации. Тендер-менеджер тщательно изучает условия конкурса, технические задания, требования к участникам, оценивает целесообразность участия в тендере, шансы на победу и возможные риски.

• Подготовка заявок. Специалист согласовывает условия участия в торгах с руководством и профильными отделами, собирает у коллег необходимую информацию. Затем он заполняет формы, готовит техническое и коммерческое предложения, при этом следит за соблюдением всех формальных требований заказчика.

• Взаимодействие с заказчиком. Менеджер по торгам тендерам отправляет запросы на разъяснение документации, участвует в предварительных встречах и переговорах с организаторами закупок.

• Подача заявок. Тендерный специалист оформляет и в установленный срок подаёт заявку на участие в торгах.

• Сопровождение тендерного процесса. Тендер-менеджер регистрирует компанию в единой информационной системе (ЕИС), создает учетную запись, оформляет электронную подпись (ЭП). Он общается с организаторами торгов, отвечает на возникающие вопросы, участвует в аукционах, контролирует все этапы закупок, следит за действиями конкурентов и оперативно реагирует на изменения.

• Заключение контрактов. После того как подрядчик выигрывает тендер, специалист проводит переговоры с заказчиком, готовит контракт и согласовывает условия договора с юротделом, подписывает договор. 

• Ведение отчетности. Менеджер составляет отчёты о проделанной работе, анализирует результаты участия в торгах, ведет базу данных по тендерам.

• Контроль исполнения. Специалист отслеживает сроки поставки товаров или оказания услуг по выигранным тендерам, контролирует оплату.

• Анализ результатов. Тендерный менеджер анализирует, как прошли торги, почему компания выиграла или проиграла в конкурсе, продумывает стратегии, которые позволят улучшить результат в будущем. 

Задачи тендер-менеджера, работающего в государственном или муниципальном учреждении, которое ищет подрядчиков и инициирует проведение торгов, выглядит иначе. Такой специалист:

• планирует и составляет график закупок;

• изучает уровень цен на товары и услуги, которые нужно приобрести;

• размещает в ЕИС необходимую документацию, касающуюся тендеров, рассылает извещения;

• участвует в организации и проведении торгов;

• собирает и анализирует информацию об участниках конкурсов;

• разрабатывает условия приема заявок от участников и их оценки;

• проверяет предложения потенциальных подрядчиков на соответствие требованиям;

• рассматривает заявки и помогает работодателю определить победителя;

• оформляет всю необходимую документацию, отчеты;

• отслеживает исполнение обязательств и своевременные расчеты с исполнителями и т. д.

Требования работодателей

Работа с госзакупками — дело серьёзное и ответственное, поэтому и требования, которые работодатели предъявляют к кандидатам на должность специалиста по тендерам достаточно высоки. Мы проанализировали размещённые на портале HH.ru вакансии тендерных менеджеров от компаний из разных отраслей. Наиболее распространённые требования к кандидатам такие:

• Высшее образование. В приоритете — финансово-экономические, юридические, управленческие или технические специальности, профильные курсы.

• Опыт работы. Для многих работодателей важен релевантный опыт. В идеале — участие в торгах и успешное заключение контрактов. Как вариант — опыт работы в сфере продаж, управления проектами, в сфере закупок. Новички могут стартовать с позиции помощника тендерного менеджера. 

• Знание законов. Тендер-менеджер должен хорошо разбираться в Федеральных законах № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, регулирующих закупки, быть в курсе изменений в нормативных актах и уметь примерять свои знания на практике.

• Владение специализированным ПО. Кандидаты должны уметь работать с системами электронного документооборота, торговыми площадками и специальными программами для поиска и анализа тендеров, владеть актуальными инструментами.

• Определённый набор личных качеств. Работодатели ждут от потенциальных специалистов по тендерам активности, внимательности к деталям, нацеленности на результат, умения вести переговоры и сохранять самообладание в стрессовых ситуациях. 

Требования могут варьироваться в зависимости от специфики компании, её масштабов, уровня предлагаемой позиции и других моментов.

Где может работать специалист?

Компетентные тендер-менеджеры сегодня востребованы. Специалисты в этой области могут найти работу в разных организациях — как на стороне заказчика, так и на стороне поставщика. Рассмотрим основные варианты трудоустройства:

• Государственные и муниципальные учреждения. Такие бюджетные организации, как школы, больницы, вузы, НИИ и др.

• Госкорпорации и компании с долей участия государства. Например, предприятия нефтегазового сектора или РЖД, 

• Различные министерства и ведомства. МВД, ФНС и т. д. 

• Консалтинговые компании или тендерные агентства. Специализированные фирмы, которые помогают разным компаниям участвовать в торгах — предлагают тендерное сопровождение «под ключ».

• Производственные предприятия и строительные фирмы — компании-поставщики товаров и услуг. 

• Фриланс. Тендер-менеджеры могут работать на себя, удалённо, предлагая свои услуги различным компаниям на проектной основе.

Выбор места работы зависит от личных предпочтений, опыта и целей специалиста. Многие тендер-менеджеры за свою карьеру пробуют себя в разных ролях, что помогает им стать универсальными специалистами.

Какие профессиональные и внутренние качества должен иметь специалист?

Менеджеру по закупкам приходится ежедневно работать в режиме многозадачности: обрабатывать большие объёмы информации, оформлять документы и готовить отчёты, выстраивать коммуникации и поддерживать связь с важными людьми. Для этого специалисту нужны как профессиональные компетенции, так и личные качества. Какие?

Начнем с твёрдых навыков (так называемых хард-скилов). Тендерный специалист должен:

• уверенно ориентироваться в законодательстве и нормативно-правовой базе;

• знать и уметь применять на практике законы, регламентирующие сферу закупок, — № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, отслеживать все изменения и дополнения;

• владеть методами анализа рынка, конкурентной среды;

• уметь работать с электронными торговыми площадками;

• знать нюансы работы с ЕИС;

• знать основы ценообразования;

• уметь вести переговоры;

• знать специфику отрасли, в которой работает его компания;

• владеть методами оценки рисков, чтобы свести к минимуму возможные проблемы при участии в тендерах;

• уметь работать с большими объёмами информации;

• знать принципы ведения документооборота, специфику оформления коммерческих предложений.

К гибким навыкам (софт-скилам) хорошего менеджера по закупкам относятся:

• внимательность к деталям;

• аналитический склад ума;

• гибкость;

• проактивное мышление;

• стрессоустойчивость;

• ответственность;

• коммуникабельность;

• организованность;

• целеустремлённость;

• честность;

• умение работать в команде.

Еще одно важное качество — готовность и стремление к постоянному обучению, развитию, совершенствованию. Только так можно прокачать и усилить компетенции и всегда оставаться востребованным и конкурентоспособным специалистом по закупкам.

Должностная инструкция специалиста по тендерам

Должностная инструкция — это локальный нормативный акт, в котором обозначаются зоны ответственности, права и обязанности работников конкретной компании. Этот документ служит ориентиром как для работодателя, так и для сотрудника, а его содержание может варьироваться — в зависимости от специфики организации, её масштабов и сферы деятельности тендер-менеджера.

Типовая должностная инструкция тендерного специалиста обычно имеет следующую структуру:

1. Общие положения. В этом разделе указывают:

• кому подчиняется специалист, 

• какое образование у него должно быть,

• какие профессиональные знания ему необходимы;

• какими документами он руководствуется в своей работе;

• кто может его замещать

2. Должностные обязанности. Здесь подробно расписывают основные задачи, которые решает менеджер по закупкам, например:

• Мониторинг тендерных площадок и поиск подходящих закупок.

• Подготовка и подача заявок на участие в тендерах.

• Ведение переговоров с заказчиками и организаторами торгов.

• Участие в электронных аукционах. 

• Подготовка отчётов о тендерах.

• Анализ результатов торгов.

• Контроль исполнения контрактов по выигранным тендерам

3. Права. В этом разделе рассказывают о том, на что специалист имеет право, например:

• запрашивать необходимую информацию у других подразделений;

• вносить предложения по улучшению работы с тендерами;

• участвовать в совещаниях по вопросам закупочной деятельности.

4. Ответственность. Здесь обозначают зону ответственности сотрудника. Так, специалист по тендерам обычно отвечает за:

• качество и своевременность выполнения должностных обязанностей;

• соблюдение правил внутреннего трудового распорядка;

• сохранность коммерческой тайны компании.

5. Условия работы. В этом разделе обозначают график работы, возможность работать дистанционно, упоминают о возможных командировках и пр. Здесь же могут быть указаны критерии, по которым работодатель будет оценивать эффективность специалиста — например, количество выигранных тендеров, своевременность подготовки документации или объём средств, привлечённых через тендеры. 

Должностная инструкция менеджера по тендерам может дополняться и корректироваться в зависимости от изменений в законодательстве или внутренних процессах организации.

Плюсы и минусы профессии

Хотите сделать правильный выбор — изучите все нюансы профессии, в том числе её преимущества и недостатки. Это позволит избежать неприятных сюрпризов и получать удовольствие от того, чем занимаетесь. 

Должность тендер-менеджера требует соответствующей квалификации, ответственности и одновременно даёт отличные возможности для роста. Вот положительные и отрицательные моменты этой престижной профессии:

Впрочем, это всё субъективно. При желании любой минус можно превратить в плюс.

Сколько зарабатывает тендер-менеджер

Сфера закупок многих привлекает возможностью прилично заработать: если нижняя планка зарплаты тендер-менеджера — около 25 000 рублей, то потолка практически нет. Но стоит учитывать, что на уровень дохода специалиста влияют несколько факторов:

Как освоить профессию тендер-менеджера с нуля

В сфере закупок действуют два профессиональных стандарта, которые определяют, какое образование должен получить специалист и какие задачи входят в его зону ответственности:

• профстандарт «Специалист в сфере закупок»;

• профстандарт «Эксперт в сфере закупок».

Чтобы успешно стартовать в профессии, вполне достаточно среднего специального образования, профильных курсов и нацеленности на результат, поэтому стать тендер-менеджером с нуля сможет любой желающий. Рассмотрим возможные варианты:

• Самостоятельное обучение. Подойдёт дисциплинированным людям, которые владеют навыками тайм-менеджмента, в идеале — имеют базу в виде экономического или юридического образования. Предстоит проштудировать федеральные законы, регламентирующие закупки, научиться работать с ЕИС и электронными площадками, где проходят торги. В этом помогут бесплатные вебинары и онлайн-конференции, специализированная литература, тематические форумы и сообщества. Хотя глубокое погружение в профессию вряд ли получится. 

• Специализированные курсы и тренинги. Многие учебные центры предлагают профессиональные тренинги и курсы тендер-менеджера, доступные для людей с любым уровнем образования. Учиться можно как онлайн, так и офлайн. Программа обучения рассчитана на несколько месяцев и включает изучение законодательства в сфере закупок, знакомство с нюансами тендерных процессов и подготовки документации, принципами работы с электронными площадками и отработку полученных навыков на практике.

• Обучение в высших и средних специальных учебных заведениях. Хотя специального высшего образования для тендерных менеджеров пока нет, можно найти программы в смежных направлениях, которые создадут прочный фундамент для дальнейшего развития в сфере закупок. Например, магистерские программы по управлению государственными и муниципальными закупками или программы подготовки бакалавров в сфере логистики и управления цепями поставок. Хорошей основой для карьеры тендерного специалиста будет образование, полученное в классических вузах по направлению экономики, менеджмента, юриспруденции.

В любом деле важен практический опыт. Многие компании предлагают стажировки для начинающих специалистов, где можно прокачать умения и навыки, попробовать свои силы и убедиться в том, что закупки — это то, чем вы действительно хотите заниматься.