Управленческий цикл и его этапы

• Этапы цикла управления

• Как узнать больше?

Управление — это процесс, в котором менеджеры организуют, координируют и направляют деятельность сотрудников для достижения целей компании. Это не просто набор функций, а циклический процесс, который состоит из нескольких этапов и фаз. Управленческий цикл — это система планирования, реализации, контроля и корректировки управленческих решений и действий. Знание этапов этого цикла дает возможность менеджерам эффективно управлять средствами и результатами в организации.

Управленческий цикл может иметь разную структуру в зависимости от сферы деятельности, уровня управления, стратегии и целей компании. Однако существуют общие принципы и этапы цикла управления, которые применимы к любому предприятию. В статье расскажем, что такое цикл управления, как его разрабатывать, какие этапы он включает, какие функции выполняются на каждом этапе и какие методы используются для управления.

Этапы цикла управления

Цикл управления состоит из четырех основных этапов: планирование, организация, руководство и контроль. На каждом этапе цикла управления выполняются определенные функции и задачи, направленные на управление, решение проблем, рост эффективности и качества работы, достижение запланированных целей и удовлетворение потребностей клиентов и персонала. Рассмотрим подробнее каждый этап цикла управления.

Планирование

Планирование (первый этап) — это процесс определения целей и задач компании, разработки стратегии и планов, проведения анализа среды, оценки рисков и возможностей, распределения средств и ответственности. Планирование позволяет понимать перспективы развития компании, разрабатывать прогнозы будущих ситуаций на основе предыдущего опыта, рассматривать и принимать обоснованные решения.

Функции менеджмента на этапе планирования цикла управления:

• постановка целей и задач на разных уровнях: стратегическом, тактическом и оперативном;

• разработка стратегии, определяющей план и направление деятельности, преимущества, целевые рынки и сегменты;

• разработка планов, которые конкретизируют стратегию в виде программ, проектов, бюджетов, графиков и т.д.;

• анализ внешней среды;

• анализ внутренней среды;

• оценка рисков и возможностей, связанных с реализацией планов, и разработка мер по их минимизации или использованию;

• управление ресурсами (финансовыми, материальными, человеческими, информационными) и распределение ответственности между подразделениями.

Инструменты и методики, используемые на этапе планирования цикла управления:

• Миссия, видение и ценности компании — это основа для планирования целей и стратегии.

• SMART-критерии — это способ формулировать цели и задачи так, чтобы они были специфичными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени;

• Матрица Ансоффа — для выбора и планирования стратегии роста компании в зависимости от сочетания новых или существующих функций, продуктов и рынков.

• Матрица БКГ — для анализа портфеля продуктов в зависимости от их доли на рынке и скорости роста рынка.

• Матрица SWOT — для анализа внутренней и внешней среды компании в зависимости от ее сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.

• Матрица TOWS — для разработки стратегических альтернатив в зависимости от результатов SWOT-анализа.

• Методология SMARTER — способ оценивать риски и возможности в зависимости от их вероятности, влияния, управляемости и принадлежности.

• Методология RACI — способ распределять ответственность между участниками проекта на основе нескольких ролей: ответственный (Responsible), утверждающий (Accountable), консультируемый (Consulted) и информируемый (Informed).

Организация

Организация (второй этап) — это процесс создания оптимальной структуры компании, обеспечивающей эффективное взаимодействие между подразделениями, клиентами и партнерами. Также этот этап цикла включает в себя назначение сотрудников на должности, определение их полномочий, функций и мотивации. Он позволяет получить гладкую работу, избежать конфликтов и дублирования функций, повысить общую производительность и качество работы.

Функции менеджмента на этой стадии цикла:

• создание и внедрение структуры компании, определяющей ее организационные единицы (подразделения, отделы, группы), связи между ними (вертикальные и горизонтальные), уровни управления (стратегический, тактический, оперативный) и принципы координации (централизация или децентрализация);

• назначение сотрудников на должности в соответствии с их квалификацией;

• присвоение работникам предприятия полномочий, функций и целей, которые соответствуют их должностям, квалификации и потенциалу;

• мотивация, стимулирование заинтересованности, удовлетворенности, стремления к реализации, лояльности и приверженности выполнению работы, создание условий для развития и карьерного роста;

• внедрение системы коммуникации, обеспечивающей своевременный, точный и полный обмен информацией между всеми участниками управления.

Инструменты и методы менеджмента, используемые в фазе организации:

• Организационная схема — графическое изображение структуры компании, которое должно показывать ее организационные единицы, связи между ними и уровни управления.

• Организационная матрица — табличное представление структуры, которое показывает распределение функций, ресурсов и ответственности между организационными единицами и отдельными работниками предприятия.

• Описание должностей — документ, который должен содержать сведения о названии, месте, цели, функциях, полномочиях, требованиях и условиях работы каждой должности.

• Система оплаты труда — совокупность правил и норм, которые определяют размер, состав и порядок выплаты заработной платы в зависимости от квалификации, результатов и других факторов.

• Система поощрения — совокупность мероприятий, направленных на стимулирование персонала к повышению производительности труда, выполнению плана и вознаграждению их за успехи. Система поощрения может включать материальные и нематериальные формы вознаграждения (премии, бонусы, подарки, похвалы, благодарности и т.д.).

• Система обратной связи — стратегия получения и предоставления информации о ходе и результатах выполнения задач, а также об общей удовлетворенности. Эта система позволяет контролировать исполнение задач, выявлять проблемы и недостатки, давать рекомендации по улучшению производительности, а также поддерживать моральный дух.

• Система коммуникации — совокупность каналов, средств и правил получения и обмена сведениями. Она может быть формальной или неформальной, вертикальной или горизонтальной, односторонней или двусторонней.

Руководство

Руководство (третий этап) — это процесс влияния менеджеров на поведение и действия отдельных сотрудников предприятия в направлении достижения целей. Этот этап цикла управления также включает в себя формирование успешной команды, развитие лидерских навыков и функций у менеджеров, создание общей корпоративной культуры и климата в организации. Руководство позволяет мобилизовать работников предприятия, повысить их вовлеченность и инициативу, сформировать общие ценности.

Функции менеджмента на стадии руководства должны быть следующими:

• формирование команды, характеризующейся общей высокой степенью доверия, сотрудничества, взаимопомощи и согласованности шагов;

• развитие лидерских компетенций у менеджеров: способность вдохновлять, убеждать, мотивировать, управлять конфликтами, рассматривать и принимать решения, делегировать полномочия и т.д.;

• создание и внедрение корпоративной культуры и климата в компании, отражающих ее миссию, видение, ценности, нормы и правила поведения, а также степень удовлетворенности и лояльности сотрудников к организации.

Инструменты и методы, используемые на этапе цикла «Руководство»:

• Модель Такмана — это модель управления развитием команды, которая состоит из нескольких фаз: формирование (Forming), бурление (Storming), нормирование (Norming) и исполнение (Performing).

• Модель Блейка-Моутона — это модель стилей лидерства, которая основана на двух измерениях: ориентации на людей и ориентации на задачи. Стиль лидерства может быть: авторитарным, демократическим, либеральным, бюрократическим или смешанным.

• Модель Херси-Бланшара — это модель ситуативного лидерства, которая основана на двух измерениях: степени направления (Directing) и степени поддержки (Supporting). Стиль лидерства может быть: указывающим, убеждающим, участвующим, или делегирующим.

• Модель Мак-Грегора — это модель теорий X и Y о мотивации сотрудников. Теория X предполагает, что персонал ленив, не заинтересован в труде и нуждается в жестком контроле и наказании. Теория Y предполагает, что персонал трудолюбив, заинтересован в труде и нуждается в самостоятельности и поощрении.

• Модель Маслоу — это модель потребностей человека, которая состоит из нескольких ступеней: физиологические потребности (Physiological needs), потребности в безопасности (Safety needs), потребности в принадлежности и любви (Belongingness and love needs), потребности в уважении (Esteem needs) и потребности в самореализации (Self-actualization needs).

Контроль

Контроль (четвертый этап) — это процесс сбора, обработки и анализа данных о ходе и результатах функционирования организации, сравнения их с запланированными успешными показателями, выявления отклонений и причин их возникновения, внесения корректировок в планы, стратегии и действия. Эта стадия цикла управления позволяет менеджерам понимать и измерять эффективность выполнения действий в предыдущей фазе, обеспечивать выполнение целей и задач, предотвращать или устранять проблемы и ошибки, повышать конкурентоспособность и рентабельность компании.

Функции менеджмента в фазе контроля:

• сбор данных о ходе и результатах деятельности, которые могут быть количественными (например, объем продаж, прибыль, доля рынка) или качественными (удовлетворенность клиентов, лояльность отдельных сотрудников, репутация);

• обработка данных с помощью различных методик и техник (статистический анализ, графическое представление, моделирование и т.д.);

• анализ данных с целью выявления тенденций, закономерностей, проблем и возможностей, а также оценки планов достижения целей и задач;

• сравнение данных с запланированными успешными показателями, которые бывают выражены в виде нормативов, стандартов, бюджетов, планов и т.д.;

• выявление отклонений от плана реализации и причин их возникновения, которые бывают внешними (например, изменение конъюнктуры рынка, действия конкурентов) или внутренними (низкая производительность, некачественный труд, конфликты в коллективе);

• внесение корректировок в планы, внедрение их в стратегии и деятельность с целью устранения отклонений или использования возможностей. Корректировки могут быть краткосрочными (оперативными) или долгосрочными (стратегическими).

Инструменты и методики менеджмента, используемые на стадии контроля:

• Индикаторы эффективности — показатели, отражающие степень достижения целей и задач компании. Могут быть финансовыми (например, прибыльность, рентабельность бизнеса) или нефинансовыми (например, качество продукции или услуги).

• Система балансированных показателей (SBP) — измерение эффективности деятельности бизнеса по четырем перспективам: финансовой (Financial), клиентской (Customer), внутренних процессов (Internal processes) и обучения и развития (Learning and growth);

• Аудит — независимая проверка деятельности компании по различным аспектам: финансовому (Financial audit), управленческому (Management audit), качеству (Quality audit) и т.д.

• Бенчмаркинг — сравнение деятельности компании с лидерами отрасли или с конкурентами с целью выявления сильных и слабых сторон, а также вариантов для улучшения;

• Исследование удовлетворенности клиентов — сбор и анализ сведений о мнении, ожиданиях и планах клиентов относительно продукции или услуги, а также о степени их удовлетворенности или неудовлетворенности;

• Исследование удовлетворенности отдельных сотрудников предприятия — сбор и анализ сведений о мнении, ожиданиях и планах подчиненных относительно труда в компании, а также о степени их удовлетворенности или неудовлетворенности.

Как узнать больше?

Управление — это не статичный, а динамичный процесс, который требует постоянного обновления, адаптации и совершенствования. Менеджмент — это творческий процесс, требующий от менеджеров не только знаний и навыков, но и интуиции, воображения и инновационности.

Если вы заинтересованы в теме управленческого цикла и хотите получить более глубокие и систематические знания и навыки по различным аспектам управления, мы приглашаем вас пройти наши курсы повышения квалификации по менеджменту. Наши программы обучения имеют ряд преимуществ:

• Обучение в дистанционном формате. Вы получите доступ к современной электронной платформе, где сможете изучать теоретический материал по менеджменту, выполнять практические задания, проходить тесты и экзамены, а после прохождения программы получите документ о повышении квалификации.

• Опытные и квалифицированные преподаватели и эксперты по менеджменту и управленческому циклу, которые не только передадут вам теоретические знания, но и поделятся своим практическим опытом и рекомендациями.

• Общение с единомышленниками в закрытом чате. Вы сможете обмениваться мнениями, задавать вопросы, получать советы и поддержку от коллег.

Записавшись на курсы НИПКЭФ, вы не только повысите свой профессионализм в менеджменте, но и расширите карьерные перспективы и повысите свою конкурентоспособность на рынке труда.