Управление проектами — это искусство и наука достижения целей в рамках ограниченных ресурсов. Проекты могут быть разными: от запуска нового продукта на рынок до организации корпоративного мероприятия. Но все они требуют планирования, контроля и координации действий различных участников. Для этого существуют специальные современные инструменты, которые помогают руководителям, проектным менеджерам и командам эффективно работать над своими задачами. В статье расскажем, что такое инструменты управления проектами и какие из них существуют на сегодняшний день.
Что такое управление проектами?
Проектный менеджмент — это применение знаний, навыков, методов и техник для достижения требуемых результатов.
Оно включает в себя пять основных рабочих процессов:
-
Инициация: определение целей, обоснования, области и ограничений проекта, формирование проектной команды, утверждение хартии.
-
Планирование: разработка подробного плана задач, включающего расписание, бюджет, ресурсы, риски, качество и коммуникацию.
-
Исполнение: выполнение задач по плану с использованием назначенных ресурсов, координация.
-
Контроль и мониторинг: отслеживание хода выполнения работ, измерение показателей успеха, выявление отклонений от плана и внесение корректировок при необходимости;
-
Завершение: подведение итогов, оценка результатов, передача продукта или услуги заказчику, вынесение уроков из опыта и закрытие всех документов и контрактов.
Проектный менеджмент имеет множество преимуществ для организаций и команд. Среди них можно выделить:
-
повышение эффективности и качества работы;
-
снижение рисков и издержек;
-
развитие навыков и компетенций;
-
стимулирование инноваций и креативности при решении проектных задач.
Проектный менеджмент — это востребованная и перспективная профессия в современном мире. По данным исследования PMI, к 2027 году потребность в проектных менеджерах во всем мире составит 87,7 миллиона человек. Чтобы стать успешным менеджером или руководителем, нужно обладать рядом знаний, навыков и качеств, таких как:
-
знание методологий и стандартов проектного менеджмента;
-
умение планировать, организовывать, координировать и контролировать проекты;
-
навык работы в команде, умение общаться, вести переговоры и управлять конфликтами;
-
умение анализировать, решать проблемы и задачи, принимать решения;
-
умение адаптироваться к изменениям, учиться на опыте и развиваться.
Однако знаний и навыков недостаточно для эффективного проектного менеджмента. Также нужно использовать подходящие средства, которые помогут вам легче и быстрее решать задачи и достигать своих целей. Рассмотрим, что такое инструментарий проектного управления и что он включает на сегодняшний день.
Инструменты управления проектами: что это и какие есть?
Инструменты проектного управления — это программные или аппаратные средства, облегчающие планирование, исполнение, контроль и мониторинг. Эти сервисы могут выполнять различные функции, например:
-
создание и визуализация плана;
-
распределение ресурсов и задач между членами команды;
-
отслеживание прогресса работ и рабочих процессов в реальном времени;
-
сбор и анализ данных;
-
коммуникация и сотрудничество внутри команды и с заинтересованными сторонами;
-
управление рисками и изменениями;
-
генерация отчетов и документации.
Инструменты проектного менеджмента можно разделить на несколько типов по разным критериям. Так, по функциональности они могут быть:
-
Общими. Предоставляют широкий спектр функций для управления: планирование, исполнение задач, контроль, коммуникация и документация. Примеры: Microsoft Project, Trello, Asana, канбан.
-
Специализированными. Фокусируются на определенных аспектах менеджмента, таких как управление рисками, качеством, задачами, изменениями или затратами. Примеры: RiskyProject, Jira, Primavera.
-
Интегрированными. Сочетают в себе функции различных типов систем или совместимы с другими системами для обмена данными и информацией. Примеры: Wrike, Bitrix24, Podio.
По методологии инструменты менеджера проектов можно разделить на:
-
Традиционные. Поддерживают классические подходы к менеджменту проектов (водопадный, каскадный). Эти подходы характеризуются жестким планированием и последовательным выполнением задач и работ. Примеры: Microsoft Project, GanttProject, Primavera.
-
Гибкие. Поддерживают адаптивные подходы к проектному менеджменту (Agile, Scrum). Эти подходы характеризуются гибким планированием и итеративным выполнением задач. Примеры: Trello, Jira, Asana.
-
Гибридные. Дают возможность комбинировать подходы в зависимости от потребностей и особенностей проекта. Примеры: Wrike, Bitrix24, Podio.
Рассмотрим некоторые из самых популярных и функциональных инструментов более подробно.
Microsoft Project
Microsoft Project — это один из самых известных и распространенных инструментов проектного менеджмента в мире. Он был разработан в 1984 году компанией Microsoft и с тех пор постоянно обновляется и улучшается. С его помощью можно создавать и визуализировать план проекта в виде диаграммы Ганта или сетевого графика. Он помогает распределять ресурсы и задачи между членами команды, отслеживать прогресс работ и рабочих процессов в реальном времени, анализировать данные, управлять рисками и изменениями, генерировать отчеты и документацию.
Microsoft Project поддерживает различные методологии, включая традиционные и гибкие подходы. Он совместим с другими продуктами Microsoft: Excel, Word, PowerPoint, Outlook и SharePoint.
Microsoft Project имеет несколько версий, в том числе, веб-базированную версию Microsoft Project Online, которая позволяет работать с проектами в облаке и совместно с другими пользователями.
Trello
Trello — это один из самых популярных и простых в использовании веб-базированных систем проектного менеджмента. Он был создан в 2011 году компанией Fog Creek Software и с тех пор приобрел миллионы пользователей по всему миру.
С помощью Trello можно сделать и визуализировать готовый план проекта в виде доски, состоящей из списков и карточек. Каждый список представляет собой фазу или категорию, а каждая карточка — задачу или элемент. Пользователи могут перемещать карточки между списками, изменять их содержание, добавлять комментарии, чек-листы работ и рабочих процессов, метки, прикреплять файлы и другие детали.
Trello поддерживает гибкие методологии (Agile, Scrum). Он имеет множество расширений и интеграций с другими системами, такими как Google Drive, Dropbox, Slack, Zapier и другие.
Битрикс24
Битрикс24 был создан в 2012 году российской компанией 1С-Битрикс. Так, именно с этой даты началась история завоевания признания многих пользователей по всему миру.
С этим инструментом можно визуализировать план проекта в разных форматах, таких как диаграмма Ганта, календарь, канбан или список, распределять ресурсы и задачи между членами команды, отслеживать прогресс работ и рабочих процессов в реальном времени, анализировать данные, управлять рисками и изменениями, генерировать отчеты и документацию. Поддерживает различные методологии, включая традиционные и гибкие подходы. Предоставляет множество дополнительных функций: CRM, видеоконференции, социальная сеть, облачное хранилище, электронная почта и другие.
GanttPRO
GanttPRO — это один из самых удобных и эффективных инструментов, основанных на диаграммах Ганта. Используя его, можно и визуализировать план проекта в виде диаграммы Ганта, которая показывает последовательность, длительность и зависимости задач. Поддерживает традиционные и гибкие подходы. Имеет множество интеграций с другими сервисами, такими как Google Drive, Dropbox, Slack, Zapier и другие.
Todoist
Todoist — один из самых легких и минималистичных инструментов менеджмента проектов. Он был создан в 2007 году датской компанией Doist и с тех пор стал одним из самых популярных средств для личной и профессиональной продуктивности.
Todoist помогает визуализировать план и карту проекта в виде списка задач, которые можно организовывать по проектам, подзадачам, приоритетам, времени и меткам. Он дает возможность распределять задачи между членами команды, отслеживать прогресс и статус задач в реальном времени, собирать и анализировать данные управлять рисками и изменениями.
Поддерживает гибкие методологии менеджмента проектов, такие как Agile или Scrum. Имеет бесплатную версию, которая позволяет создавать до 80 проектов и добавлять до 5 пользователей. Имеет очень простой и элегантный интерфейс, который легко освоить.
Как выбрать подходящие для вашего проекта инструменты?
Нужно учесть несколько факторов:
-
Цели и характеристики вашего проекта. В зависимости от того, какой тип, размер, сложность, количество задач и процессов, время работ и бюджет у вашего проекта, вам может потребоваться больше или меньше функций от инструмента менеджмента. Так, если вы работаете над крупным и долгосрочным проектом с множеством задач и ресурсов (например, в сфере IT), вам может потребоваться более мощный и детальный инструмент, такой как Microsoft Project или Битрикс24. Если же вы работаете над небольшим и коротким по времени проектом с несколькими задачами и ресурсами, вам окажет помощь более простая программа: Trello, Todoist, канбан.
-
Методология и стиль менеджмента. В зависимости от того, какой подход к управлению вы используете или хотите использовать, вам может потребоваться более гибкий или более жесткий инструмент менеджмента.
-
Предпочтения и потребности вашей команды и заинтересованных сторон. В зависимости от того, какие уровень знаний, навыки, опыт работы, интересы и ожидания у вашей команды и заинтересованных сторон по отношению к проекту, вам может потребоваться более простой или сложный инструмент.
Кроме этих факторов, учтите и другие аспекты, такие как цена, доступность, безопасность, поддержка, отзывы и рейтинги на интернет-сайтах. Сравнивайте сервисы по разным критериям и выбирайте тот или те, которые лучше всего соответствуют вашим потребностям и ожиданиям.
Как узнать больше?
Чтобы стать настоящим профессионалом в области проектного менеджмента, нужно не только понимать и уметь использовать инструменты контроля проектов, но и обладать глубокими знаниями, навыками и компетенциями по проектному менеджменту. Приглашаем вас пройти наше обучение на проектного менеджера.
Это комплексное обучение по управлению проектами, которое включает в себя теоретические и практические занятия, а также самостоятельную работу. Наша программа охватывает все важные аспекты проектного менеджмента, такие как:
-
Основы управления проектами: вы изучите основные концепции и термины, такие как проект, процесс, фаза, цель, результат, заинтересованная сторона, риск и др. Также вы познакомитесь с разными подходами и методологиями: Waterfall, Agile, Scrum.
-
Инициация и планирование проектов: вы научитесь определять цели, обоснование, область и ограничения проекта, формировать команду и утверждать хартию. Научитесь разрабатывать подробный план выполнения проекта, включающий расписание, бюджет, ресурсы, риски, качество и коммуникацию.
-
Исполнение и контроль: вы научитесь выполнять задачи по плану, используя назначенные ресурсы, координировать и управлять заинтересованными сторонами. Вы также научитесь отслеживать ход выполнения проекта, измерять показатели успеха, выявлять ошибки и отклонения от сроков, вносить коррективы и оказывать помощь команде.
-
Завершение проекта: вы научитесь подводить итоги, оценивать результаты, передавать продукты или услуги заказчику, закрывать все документы и контракты.
Наша программа — это отличная возможность для вас получить знания, навыки и компетенции по управлению проектами, а также официальное подтверждение квалификации. Если вы хотите стать профессиональным проектным менеджером или просто повысить свою продуктивность и качество работы, наша программа — идеальный путь к вашей цели.
