Организационная структура проекта

• Суть управления проектами

• Понятие структуры проектного менеджмента

• Базовые типы структур управления проектами

• Процесс разработки организационной структуры управления проектами

• Преимущества и недостатки проектной организационной структуры

• Как узнать больше?

Организационная структура проекта — это способ распределения ролей и обязанностей между его участниками. Она определяет, кто за что отвечает, кто кому подчиняется, кто с кем сотрудничает и как осуществляется коммуникация внутри команды и со стейкхолдерами. Оргструктура проекта влияет на его эффективность и успешность, поэтому ее выбор и разработка должны быть продуманными и обоснованными. В статье расскажем о понятии структуры управления проектом.

Суть управления проектами

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Проект отличается от операции тем, что имеет конкретные цели, начало и конец, ограниченные ресурсы. Суть проектного управления заключается в координации и контроле деятельности, направленной на достижение поставленных целей. Управление проектами требует строгого контроля за выполнением работ, соблюдением сроков и статей бюджета, а также функционального  использования технических и административных навыков.

Цель проекта определяет то, какие результаты должны быть достигнуты в процессе его реализации. Следовательно, проектный менеджмент включает в себя определение целей, разработку плана работы, распределение ресурсов и задач, организацию участников, контроль выполнения работ и достижения поставленных целей. Успешный менеджмент требует также принятия решений, связанных с изменениями в проекте и реагированием на непредвиденные события.

Менеджер должен обладать знаниями в области планирования, управления рисками, оценки ресурсов и графического представления работы. Он должен уметь координировать работу между различными сторонами проекта, включая исполнителей, заказчика и других участников.

Понятие структуры проектного менеджмента

Структура управления проектом — это часть организационной структуры проекта, которая определяет формальные отношения между менеджером и другими участниками. Она отражает степень авторитета и ответственности менеджера проекта по отношению к ресурсам (людям, финансам, оборудованию), а также способ принятия решений и разрешения конфликтов.

Понятие структуры проектного менеджмента подразумевает организацию и систематизацию элементов, необходимых для успешного выполнения проекта. Организационная структура команды проекта включает в себя структуру управления, состоящую из различных должностей и структурных отделов, а также связи, устанавливающие взаимодействие между ними. Создание такой структуры требует описания всех частей системы, определения взаимосвязей между ними и ясного разделения задач по проекту.

Организационная структура управления представляет собой иерархическую систему, в которой определены роли и ответственности всех участников проекта. На верхнем уровне находится руководитель, который координирует и контролирует процесс выполнения задач. Далее следуют различные структурные подразделения, ответственные за выполнение конкретных задач и обеспечение необходимых ресурсов.

Создание структуры управления проектом позволяет участникам понять свои роли и обязанности, а также определить организационную цель проекта. Четко определенные связи между участниками проекта позволяют эффективно коммуницировать и сотрудничать для достижения общих целей. Описание структуры проектного менеджмента играет важную роль в организации и планировании деятельности компании, обеспечивая прозрачность и эффективность работы.

Базовые типы структур управления проектами

Существует несколько базовых типов структур менеджмента, которые можно классифицировать по степени влияния менеджера на ресурсы и по степени взаимодействия между функциональными подразделениями и командой проекта. Вот некоторые из них:

• Функциональная: проект выполняется в рамках одного функционального подразделения организации (например, маркетинга, финансов, разработки и т.д.). Менеджер в этом случае имеет низкий или средний уровень авторитета и ответственности, а ресурсы контролируются функциональными менеджерами. Проектная команда имеет слабую связь и мало общается с другими отделами. Примером проекта такого типа может быть разработка нового продукта внутри отдела разработки компании.

• Проектная: проект выполняется в рамках специально созданной организации, которая имеет свою собственную инфраструктуру, ресурсы и персонал. Руководитель проекта имеет высокий уровень авторитета и ответственности, ресурсы полностью подчиняются ему. Коллектив проекта хорошо общается между собой и со стейкхолдерами. Примером такого случая может быть строительство нового здания или запуск космического аппарата.

• Матричная: проект выполняется в рамках матрицы, которая представляет собой комбинацию функциональной и проектной организаций. Руководитель в этой матрице имеет средний или высокий уровень авторитета и ответственности, а ресурсы разделяются между ним и функциональными менеджерами. Команда проекта в этом случае общается как внутри, так и с другими подразделениями. Примером матричной структуры может быть разработка новой системы безопасности для нескольких отделов организации.

Процесс разработки организационной структуры управления проектами

Разработка организационной структуры менеджмента — это один из ключевых элементов планирования проекта. Она определяет, как будет организована работа, кто будет вовлечен в нее и как будут координироваться действия всех заинтересованных сторон. Процесс разработки организационной структуры проекта состоит из следующих шагов:

• Анализ требований. На этом шаге необходимо определить цели, задачи, сроки, статьи бюджета, качество и риски проекта, а также идентифицировать и проанализировать заинтересованные стороны и их ожидания. Это поможет определить объем и сложность проекта, а также уровень необходимых ресурсов и компетенций.

• Выбор общего типа организационной структуры. Необходимо выбрать наиболее подходящий тип организационной структуры из существующих вариантов (функциональная, проектная, матричная и т.д.) или разработать свой собственный вариант, исходя из специфики проекта и организации. При выборе типа структуры следует учитывать такие факторы, как степень авторитета и ответственности менеджера проекта, степень взаимодействия между функциональными подразделениями компании и коллективом проекта, степень гибкости и адаптивности к изменениям, степень интеграции и координации деятельности по проекту и т.д.

• Разработка структурной схемы. Необходимо разработать графическое представление организационной структуры, которое показывает отношения между участниками проекта и их ролями. Структурная схема проекта может быть представлена в виде диаграммы, таблицы или списка. Структурная схема организации проекта должна включать названия организации или отдела, ролей или должностей, а также имя или индекс каждого участника, линии подчинения или коммуникации, уровень власти или влияния и т.д.

• Определение функций и обязанностей участников и руководителя проекта. Необходимо определить функции и обязанности каждого участника проекта в соответствии с его ролью или должностью. Функции и обязанности должны быть четко сформулированы, измеримы, реалистичны и согласованы с целями и задачами. Они должны учитывать компетенции, интересы и мотивацию участников и руководителя. Функции и обязанности участников проекта могут быть представлены в виде описания ролей или матрицы ответственности (например, RACI-матрицы).

• Разработка плана коммуникации. Необходимо разработать общий план коммуникации, который определяет цели, методы, средства, процессы, частоту, формат, получателей и отправителей коммуникационных сообщений. План коммуникации должен обеспечивать эффективный обмен информацией между всеми заинтересованными сторонами, а также предотвращать или разрешать конфликты или недопонимания. Он может быть представлен в виде матрицы коммуникации или диаграммы потоков информации.

Преимущества и недостатки проектной организационной структуры

Проектная организационная структура — это один из типов организационной структуры, при котором проект выполняется в рамках деятельности специально созданной внутри компании организации, которая имеет свою собственную инфраструктуру, ресурсы и персонал. Такая структура имеет свои преимущества и недостатки, которые следует учитывать при выборе этого структурного типа.

Преимущества проектной организационной структуры

• Высокая эффективность и результативность: все ресурсы и усилия сосредоточены на деятельности, ведущей к достижению конкретных целей и конкретных задач. Коллектив имеет четкое видение и понимание работы, а также высокую мотивацию и приверженность ее успешному завершению.

• Гибкость и адаптивность: руководитель проекта имеет полномочия принимать оперативные решения и вносить корректировки в планы и статьи бюджета в особых случаях. Он дает исполнителям возможность использовать творческий подход и инновационные методы для преодоления проблем и улучшения качества продукта или услуги.

• Высокий уровень интеграции и координации: все участники проекта работают в одной команде и имеют общие цели, задачи, сроки и критерии успеха. Исполнители имеют хорошую коммуникацию между собой и со стейкхолдерами, что дает возможность эффективно распределять роли, обязанности и власть.

Одним из главных преимуществ организационной структуры такого типа является фокусирование исполнителей на достижении поставленных целей. В такой организационной структуре у каждого участника проекта ясно определены роли и ответственность, что дает возможность проводить более эффективный менеджмент. Кроме того, такая организационная структура дает возможность эффективно использовать ресурсы, так как они сосредоточены на конкретных задачах.

Недостатки проектной организационной структуры

• Высокая уровень стоимости и сложности: необходимо обеспечить отдельную инфраструктуру, ресурсы и персонал для каждого проекта. Команда может столкнуться с проблемами при найме, обучении, мотивации и управлении квалифицированными специалистами для выполнения специфических задач.

• Низкий уровень стабильности: организация существует только в течение срока выполнения проекта и распускается после его завершения. Члены команды могут испытывать стресс, неопределенность и потерю связи с постоянной компанией. Также может возникнуть проблема передачи знаний и опыта другим подразделениям компании.

Один из главных недостатков такой организационной структуры — возникновение рисков. Разделение проекта на отдельные функциональные подразделения может привести к проблеме коммуникации и согласования между ними. Это замедляет процесс выполнения задач, а также создает проблемы с координацией деятельности разных коллективов. Еще одним недостатком организационной структуры такого типа является ограничение знаний и опыта исполнителей только определенной областью, что может ограничить инновационность и способность к адаптации к изменениям.

Как узнать больше?

Если вы хотите узнать больше об управлении проектами, запишитесь на курсы повышения квалификации по управлению проектами от НИПКЭФ. Вы получите теоретические знания и практические навыки по различным аспектам проектного менеджмента, включая выбор и разработку организационной структуры (функциональная, матричная и т.д.). Вы сможете обменяться опытом и мнениями с другими студентами, будете получать консультации и поддержку от опытных преподавателей и экспертов.

Преимущества нашей программы обучения:

• основана на современных стандартах и методологиях проектного менеджмента (PMBOK, PRINCE2, Agile и т.д.);

• адаптирована под российский контекст и реалии рынка труда;

• обучение проходит дистанционно, вы сможете изучать материалы в удобном темпе.

Не откладывайте обучение на потом. Откройте для себя новые возможности для вашего профессионального роста и развития. Мы ждем вас в НИПКЭФ!