Проектный план — это один из важнейших документов в менеджменте. План определяет цели, задачи, сроки, ресурсы и риски проекта, а также описывает его структуру и менеджмент. Планирование помогает координировать действия членов команды проекта, контролировать его ход и качество, а также вносить необходимые корректировки при возникновении проблем.
В статье расскажем, что такое план проекта, какие задачи он решает и как его составить самостоятельно.
Что такое план проекта?
План проекта — это документ или набор документов, содержащий всю информацию о проекте: его цели, бюджет, средства, угрозы, критерии успеха, методы управления и контроля. Планирование реализуется на основе исходных данных о проекте: его идее, обосновании, заказчике, потребителях, конкурентах и т.д.
План проекта можно представить в разных форматах: текстовом, графическом или табличном. Например, он может включать такие элементы:
-
Описание проекта: его название, цели, обоснование, ограничения и ожидаемые результаты.
-
Структура проекта: фазы, этапы и подзадачи с указанием ответственных за них лиц и ресурсов.
-
График: продолжительность и последовательность выполнения работ с учетом зависимостей между ними.
-
Бюджет проекта: стоимость и распределение финансовых средств по задачам и ресурсам.
-
Риски: их поиск, идентификация, анализ, оценка вероятности и воздействия на проект, разработка мер по управлению и снижению.
-
Качество проекта: стандарты и требования к результатам, продуктам и процессам, методы контроля и улучшения показателей.
-
Коммуникации: его заинтересованные стороны, способы обмена информацией между ними и правила коммуникации.
-
Изменения: их причины, виды, процедуры одобрения и внесения в план проекта.
Какие задачи решает?
План проекта выполняет несколько ключевых функций для успешного менеджмента:
-
Составляет рамки проекта: его цели, сроки, необходимые средства и качество. Это помогает согласовать ожидания всех заинтересованных сторон и избежать недопонимания и конфликтов.
-
Служит инструментом для планирования, организации, координации и контроля работы. Помогает распределить роли и обязанности участников команды проекта, установить необходимые средства, установить приоритеты и последовательность работ, отслеживать прогресс и результативность, корректировать его при необходимости.
-
Является основой для оценки эффективности и успешности. Помогает сравнивать фактические и планируемые показатели, анализировать отклонения и причины их возникновения, выявлять уроки и рекомендации для будущих проектов.
Планирование проекта в разных методологиях
Методология проектного менеджмента — это совокупность принципов, правил, процессов и инструментов, которые используются для управления проектами. Существует множество методологий, которые отличаются по своему подходу, стилю, гибкости и детализации. Наиболее известные методологии — это:
-
Waterfall — традиционная или классическая методология, предполагающая строгое последовательное выполнение фаз: планирование, анализ, дизайн, реализация, тестирование и внедрение. Планирование в этой методологии осуществляется на начальном этапе и подробно описывает все аспекты проекта. Коррективы вносятся только по согласованию с заказчиком и с учетом их влияния на сроки и бюджет.
-
Agile — гибкая, адаптивная методология, предполагающая итеративное и инкрементальное выполнение проекта. Проект делится на небольшие части (итерации или спринты), выполняющиеся в течение фиксированного времени (обычно от одной до четырех недель). Планирование осуществляется на уровне каждой итерации и содержит только основные задачи. Коррективы вносятся по мере необходимости и по обратной связи от заказчика и потребителей.
-
Комбинированные или гибридные методологии, сочетающие элементы традиционной и гибкой методологий. Проект делится на две части: основную и дополнительную. Основная часть планируется, разрабатывается и выполняется по принципам традиционной методологии, а дополнительная — по принципам гибкой. Планирование в этой методологии производится на двух уровнях: общем (для основной части) и детальном (для дополнительной части).
Как составить?
Составление плана проекта — это важный, сложный и ответственный процесс, который требует знаний, опыта и навыков менеджера. В зависимости от методологии, типа и сложности проекта, план может состоять из разного количества и содержания элементов. Однако существуют некоторые общие шаги, которые можно использовать для его составления.
Знакомство с участниками
Первый важный шаг или этап — определить, кто является заинтересованными сторонами, то есть теми, кто влияет на проект или испытывает его воздействие. К заинтересованным сторонам могут относиться: заказчик, потребитель, спонсор, руководитель, команда, подрядчики, консультанты, конкуренты, регуляторы и т.д. Для каждой заинтересованной стороны необходимо установить интересы, потребности, ожидания и влияние на проект. Кроме того, необходимо установить способы коммуникации с каждой из них и частоту обмена информацией.
Определение целей
Второй шаг или этап — разработать и сформулировать цели проекта, то есть результаты, которые должны быть достигнуты по его окончании. Они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными по времени (SMART). Они должны работать на цели заказчика и потребителей, учитывать ограничения проекта (средства, время и т.д.). Цели нужно согласовывать со всеми заинтересованными сторонами, важно получить одобрение спонсора или руководителя и только после этого переходить к следующему шагу.
Определение объема работ
Третий важный шаг или этап — установить объем работ, то есть действия, которые необходимо выполнить для достижения целей. Объем работ должен быть полным, точным и однозначным. Для планирования объема работ можно использовать следующие методы: декомпозицию (разбиение больших работ на меньшие), WBS (work breakdown structure — структура разбивки работ), CBS (cost breakdown structure — структура разбивки затрат), OBS (organizational breakdown structure — структура разбивки организации) и т.д. Для каждой задачи необходимо составить название, описание, продолжительность, зависимости от других работ и ответственных за ее выполнение.
Создание детального плана
Четвертый шаг или этап — разработать и составить детальный план проекта на основе определенных целей и объемов работ. Детальный план включает в себя следующие важные элементы: описание проекта, его структуру, график, средства, угрозы, коммуникации и изменения. Для создания можно использовать такие инструменты, как программное обеспечение для управления проектами (например, Microsoft Project), таблицы (Excel), диаграммы (Gantt или PERT), матрицы (RACI или SWOT) и т.д. Детальный план нужно согласовывать со всеми заинтересованными сторонами и получить одобрение спонсора или руководителя.
Определение ролей и обязанностей
Пятый шаг или этап — определить роли и обязанности лиц, непосредственно участвующих в выполнении проекта. Они делятся на внутренних (например, команда) и внешних (например, подрядчики или консультанты). Для каждого необходимо установить его роль (менеджер, аналитик, разработчик, тестировщик и т.д.), обязанности (планирование, анализ, реализация, тестирование и т.д.), полномочия (принятие решений, одобрение корректировок и т.д.) и ответственность (за время и средства). Для этого можно бесплатно использовать следующие методы: матрицу RACI (responsible, accountable, consulted, informed — ответственный, уполномоченный, консультируемый, информируемый), диаграмму RAM (responsibility assignment matrix — матрица распределения ответственности), организационную схему и т.д.
Оценка и распределение ресурсов
Шестой шаг иди этап — оценить и распределить ресурсы, то есть те средства, которые необходимы для выполнения проекта. Ресурсы делятся на человеческие (например, члены команды), материальные (оборудование или материалы), финансовые (бюджет или спонсорство) и информационные (данные или документация). Для каждого ресурса необходимо определить его количество, качество, доступность и стоимость. Также необходимо установить способы распределения ресурсов по участникам команды. Для этого можно использовать следующие методы: CBS (cost breakdown structure — структура разбивки затрат), OBS (organizational breakdown structure — структура разбивки организации), RBS (resource breakdown structure — структура разбивки ресурсов) и т.д.
Оценка рисков
Седьмой важный шаг или этап — оценить риски проекта, то есть неопределенные события или условия, способные негативно повлиять на проект. Риски делятся на внутренние (проблемы с командой) и внешние (действия конкурентов). Для каждой угрозы необходимо определить вероятность (от 0 до 1) и воздействие (от 0 до 10). Также необходимо определить стратегии по контролю:
-
избегание — смена плана таким образом, чтобы избежать угрозы,
-
снижение — принятие мер по уменьшению вероятности или воздействия угрозы,
-
передача — передача ответственности за риск другой стороне,
-
принятие — признание наличия угрозы и принятие мер по ее минимизации или компенсации,
-
эксплуатация — использование возможностей, которые создает угроза для улучшения проекта.
Что делать при отклонениях от плана?
План проекта — это не статичный, а динамичный документ, способный изменяться в зависимости от различных факторов. Отклонения от плана —это разница между планируемыми и фактическими показателями (временные рамки, средства и т.д.) Отклонения могут быть положительными (проект завершается раньше или выходит дешевле, чем запланировано) или отрицательными (работы задерживаются или перерасходуют средства). Отклонения вызываются различными причинами: перемены в угрозах, средствах и т.д.
Что делать при отклонениях от плана? Вот несколько советов:
-
В нужный момент выявляйте и анализируйте отклонения с помощью различных методов: мониторинга (отслеживания хода и результатов проекта), измерения (сравнения фактических и планируемых показателей), оценки (определения степени и влияния отклонений), диагностики (выяснения причин и последствий отклонений).
-
Своевременно информируйте заинтересованные стороны о наличии и характере отклонений от плана с помощью различных средств: отчетов, презентаций (визуальных или устных выступлений перед аудиторией), совещаний (встреч с участниками команды или заинтересованными сторонами).
-
Вовремя разрабатывайте решения и предпринимайте действия по устранению или компенсации отклонений от плана с помощью различных способов: корректировки (смены плана в соответствии с новыми условиями), адаптации (корректировки подходов или методов управления проектом), эскалации (передачи проблемы на более высокий уровень ответственности), кризисного менеджмента (применения специальных мер по выходу из чрезвычайных ситуаций).
Пример плана проекта
Для наглядности приведем пример плана проекта, который был составлен по методологии Waterfall для проекта по разработке веб-сайта для продажи книг. Вот его основные элементы:
-
Описание проекта. Целью является создание веб-сайта, который поможет пользователям просматривать, выбирать и покупать книги разных жанров и авторов. Проект нужно завершить за 6 месяцев с бюджетом в 500 тысяч рублей. Критериями успеха являются: удовлетворенность заказчика и потребителей, количество проданных книг, количество посетителей сайта и отзывы о сайте.
-
Структура. Проект разделен на 5 фаз: анализ, дизайн, разработка, тестирование и внедрение. Каждая фаза состоит из нескольких задач, которые имеют свои сроки, ресурсы и ответственных. Так, на фазе анализа выполняется следующее: сбор пожеланий, анализ рынка, анализ конкурентов и формирование технического задания.
-
График. Представлен в виде диаграммы Ганта, которая показывает продолжительность и последовательность выполнения задач. На диаграмме видно, что «сбор пожеланий» начинается в первый день и длится 10 дней, а «составление технического задания» начинается после завершения задачи «анализ конкурентов» и длится 15 дней.
-
Бюджет. Представлен в виде таблицы, которая показывает стоимость каждой задачи и фазы, и общую стоимость проекта. Например, в таблице видно, что задача «сбор пожеланий» стоит 50 тыс. рублей, а фаза «анализ» стоит 200 тыс. рублей. Общая стоимость равна 500 тыс. рублей.
-
Риски. Представлены в виде матрицы рисков, показывающей вероятность и воздействие каждого из них на проект. Например, «изменение пожеланий заказчика» имеет высокую вероятность (0.8) и высокое воздействие (8). Стратегия — снижение: установление четких правил коммуникации с заказчиком и одобрения корректировок в плане.
-
Качество. Представлено в виде списка стандартов и требований к результатам и процессам. Например, в списке указано, что сайт должен быть адаптивным (подстраиваться под все размеры экранов), безопасным (защищать данные пользователей и платежные операции), удобным (иметь интуитивный интерфейс и быструю загрузку) и функциональным (обеспечивать все необходимые возможности для просмотра, выбора и покупки книг). Еще в списке указаны методы контроля и улучшения этого показателя: ревизии (проверки соответствия итогов стандартам и требованиям), тестирование (испытание функциональности и производительности сайта), отзывы (сбор мнений и пожеланий заказчика и потребителей) и корректировки (исправление ошибок и недостатков).
-
Коммуникации. Представлены в виде плана, который показывает заинтересованные стороны, способы обмена информацией между ними и частоту коммуникации. Например, указано, что с заказчиком будет осуществляться коммуникация по электронной почте или телефону раз в неделю, с командой — по скайпу или зуму каждый день, с подрядчиками — по электронной почте или телефону по мере необходимости.
-
Изменения. Представлены в виде процедуры, которая показывает причины, виды, процедуры одобрения и внесения корректировок в план. Вызываются несколькими факторами: техническими (обновление технологий или оборудования), организационными (смена руководства или команды), рыночными (колебания спроса или конкуренции) или законодательными (изменение норм или правил). Они могут быть крупными (снижение бюджета) или мелкими (перемена срока или ответственного за задачу). Все перемены должны быть одобрены спонсором или руководителем и задокументированы в реестре. Их нужно внести в план и довести до сведения всех заинтересованных сторон.
Как узнать больше?
Если вы хотите узнать больше о проектном планировании и менеджменте, мы приглашаем вас на курсы проектного менеджера от НИПКЭФ. У нас вы сможете получить теоретические знания и практические навыки по всем аспектам менеджмента: от инициации и планирования до реализации и закрытия проектов. Вы получите квалификацию проектного менеджера, признанную на рынке труда. После нашей программы можно начать работать менеджером.
Обучение проводится дистанционно, а доступ к учебным материалам курса предоставляется навсегда: учиться можно в комфортном темпе. Оплатить курс можно будет в несколько этапов: всем нашим студентам доступна внутренняя рассрочка без участия банков.
