Цель проекта — создание продукта, услуги или результата. Проекты различаются по размеру, сложности, срокам, бюджету, но все они требуют эффективной командной работы. Каждый член проектной команды выполняет собственную роль, несет ответственность за свои задачи. В статье расскажем, какие роли существуют в проектной команде, как они взаимодействуют друг с другом и как сформировать эффективную команду.
Что такое команда проекта?
Проектная команда — это не просто коллектив, который работает над одним заданием. Это динамичная система, у которой есть своя структура, культура, ценности, нормы поведения, правила коммуникации. Настоящая команда характеризуется следующими признаками:
-
Общая цель. Все работают над достижением конкретного результата, установленного в проектных рамках. Цель должна быть точно сформулирована, измерима, реалистична, согласована с заказчиком и другими заинтересованными сторонами.
-
Взаимозависимость. В работе все зависят друг от друга и не могут добиться успеха в одиночку. Участники должны сотрудничать, координировать действия, обмениваться информацией.
-
Самоорганизация. Командная система самостоятельно распределяет ресурсы, принимает решения, решает проблемы в рамках установленных ограничений и полномочий. Она адаптируется к изменяющимся условиям и обратной связи.
-
Синергия. Коллектив демонстрирует высокий уровень эффективности и качества работы благодаря сочетанию навыков, опыта, перспектив его членов. Сумма результатов командной работы больше, чем сумма результатов работы каждого ее члена по отдельности.
Кто входит в команду?
В проектной команде могут существовать разные роли. Однако есть несколько основных ролей, общих для большинства проектов. В команду обычно входят менеджер, члены коллектива, заказчик и бизнес-аналитик.
Менеджер проекта
Проектный менеджер — это командный лидер, который отвечает за распределение ролей, планирование, управление, контроль выполнения работ. Функции специалиста:
-
определяет цели, область и требования в сотрудничестве с заказчиком и другими заинтересованными сторонами;
-
разрабатывает план проекта, включая расписание, бюджет, риски, качество, коммуникацию;
-
собирает команду, распределяет роли и задачи, определяет должности и полномочия;
-
координирует работу сотрудников, обеспечивает своевременное решение задач, решает конфликты и проблемы;
-
контролирует ход и результаты проектных работ, отслеживает отклонения от плана, вносит корректировки;
-
собирает и анализирует данные, готовит отчеты и презентации для заказчика и других заинтересованных сторон;
-
завершает проект, проводит анализ результатов, разрабатывает рекомендации по улучшению.
Члены команды
Члены команды — это специалисты разных областей знаний и навыков, которые непосредственно участвуют в решении проектных задач. К их функциям относятся:
-
анализ требований и задач, предложение решений, идей;
-
решение задач по плану, соблюдая сроки, бюджетные рамки, качество;
-
сотрудничество с другими участниками, обмен информацией и знаниями, помощь друг другу;
-
отчет о своем прогрессе или проблемах менеджеру, прием обратной связи, корректировка работы при необходимости;
-
обучение на своем опыте и опыте других членов команды, повышение компетентности.
Заказчик (владелец)
Заказчик — это лицо или организация, которая оплачивает выполнение проектных работ и получает результат. Его функции:
-
формулирует цель и ожидаемый результат, определяет критерии успеха;
-
утверждает план, включая требования, расписание, бюджет, качество;
-
предоставляет необходимые ресурсы: финансовые, информационные, материальные, технические;
-
участвует в коммуникации с менеджером и коллективом, дает обратную связь в процессе работы;
-
проверяет, насколько результаты отвечают требованиям, критериям приемки, принимает или отклоняет продукт или услугу.
Бизнес-аналитик
Бизнес-аналитик — это специалист, который анализирует потребности и проблемы заказчика, определяет требования и помогает формировать цели. Его основные функции:
-
исследует ситуацию и контекст заказчика, выявляет его бизнес-цели, проблемы, риски;
-
собирает, документирует, управляет требованиями, применяя специальные методы и техники: интервью, опросы, наблюдения, анализ документов, моделирование бизнес-процессов;
-
проверяет требования, учитывая ограничения по срокам, бюджету, ресурсам;
-
согласовывает требования с заказчиком, проектным менеджером, коллективом, устраняет неоднозначности, противоречия;
-
поддерживает требования в актуальном состоянии в течение всего жизненного цикла проекта, вносит изменения;
-
помогает коллективу в понимании и выполнении требований, контролирует соответствие результатов работ требованиям заказчика.
Этапы развития команды
Команда не становится эффективной сразу после ее создания. Она проходит через несколько этапов развития, на которых меняются ее структура, отношения между членами, поведение, результаты. Есть пять основных этапов жизни команды:
-
Формирование. Это первый этап развития командной системы, на котором определяются ее цель, состав, роли, задачи. Участники знакомятся друг с другом, узнают о своих навыках и ожиданиях. Менеджер устанавливает правила и нормы работы, определяет должности и полномочия. Заказчик и бизнес-аналитик представляют требования к проекту.
-
Притирка. Второй этап развития характеризуется столкновениями, конфликтами между участниками. Они начинают выражать свои мнения, идеи, предложения, что может приводить к разногласиям, спорам. Менеджер управляет конфликтами, находит компромиссы, согласовывает интересы. Владелец и бизнес-аналитик поддерживают связь с коллективом, уточняют требования.
-
Нормальное функционирование. Нормальное функционирование — это третий этап развития, для которого характерен высокий уровень согласия, сотрудничества, результативности. Сотрудники уважают и поддерживают друг друга, делятся опытом. Менеджер дает коллективу больше свободы и автономии, контролирует ход и результаты работы, мотивирует, поощряет сотрудников. Владелец и бизнес-аналитик обеспечивают постоянную обратную связь, признают достижения.
-
Реорганизация. На этом этапе происходят изменения в составе, структуре или целях команды. Коллектив может столкнуться с новыми задачами, требованиями, рисками или проблемами, которые требуют адаптации, перестройки. Менеджер управляет изменениями, поддерживает гибкость, устойчивость коллектива. Владелец и бизнес-аналитик согласовывают изменения с коллективом, поддерживают моральный дух участников.
-
Расформирование. Расформирование — это пятый и последний этап развития командной системы, на котором происходит завершение работы над проектом и распад коллектива. Сотрудники передают результаты заказчику, проводят анализ, оценивают свою работу. Менеджер закрывает проект, подводит итоги, благодарит участников. Владелец и бизнес-аналитик проверяют, насколько результаты отвечают требованиям, принимают или отклоняют продукт или услугу.
Как собрать проектную команду?
Собрать проектную команду — это задача, требующая тщательного анализа и оценки кандидатов. При сборе такого коллектива учитывайте следующие факторы:
-
Компетентность: у всех участников есть необходимые знания и навыки. Это качество можно оценить по образованию, сертификатам, портфолио, рекомендациям, тестам.
-
Совместимость: сотрудники хорошо ладят друг с другом, у них схожие ценности, взгляды, стиль работы.
-
Доступность: члены коллектива готовы участвовать в проекте в течение всего его жизненного цикла. Поинтересуйтесь расписанием претендентов, их занятостью, обязательствами.
-
Производительность: участники коллектива показывают хорошую скорость работы, способность решать проблемы, преодолевать сложности. Это качество можно оценить по результатам предыдущих задач и отзывам.
Как узнать больше?
Приглашаем вас на курсы переподготовки по менеджменту от НИПКЭФ. На этих курсах вы получите теоретические знания и практические навыки по планированию, организации, контролю и закрытию проектов разной сложности и масштаба. Вы сможете применить свои знания на практике и получить обратную связь от опытных преподавателей и экспертов.
