Методологии управления проектами

• Что такое управление проектами?

• Классические и гибкие методологии

• Классическое проектное управление

• Agile

• Scrum

• Lean

• Kanban

• Six Sigma

• Prince2

• Как выбрать подходящий для вашего проекта метод?

• Как узнать больше?

Не существует единого универсального подхода к управлению проектами, который бы подходил для всех ситуаций. В зависимости от специфики проекта, его целей, требований, ограничений, проектный менеджер (project manager) может выбрать различные методологии ведения проектов. Методология проекта — это система принципов, правил, процессов и практик, которые определяют, как управлять проектом на всех его стадиях. В статье кратко рассмотрим основные методологии управления проектами, их преимущества и недостатки, и дадим рекомендации по выбору подходящего метода для вашего проекта.

Что такое управление проектами?

Прежде чем перейти к рассмотрению конкретных методик управления проектами, давайте определим, что такое проект и управление проектами.

Проект — это временное предприятие, которое направлено на создание уникального продукта, услуги или результата. Проект имеет четко определенные цели и ограничения по срокам, бюджету и качеству. Проект характеризуется неопределенностью и рисками, которые влияют  на его успешность.

Управление проектами — это использование знаний, компетенций, инструментов и техник к проектным деятельностям для исполнения требований проекта. Цель управления проектами — это достижение результатов в рамках заданных ограничений и удовлетворение потребностей и ожиданий заказчика и других заинтересованных сторон. Для этого проектный менеджер (project manager) должен уметь балансировать между тройственным ограничением проекта: сроками, бюджетом и качеством. А также учитывать факторы внешней и внутренней среды, способные влиять на проект.

Классические и гибкие методологии

Методологии управления проектами можно условно разделить на две большие группы: классические и гибкие. 

Классические методики управления проектами основываются на детальном планировании всех аспектов проекта до его старта и строгом следовании этому плану в течение всего жизненного цикла проекта. Гибкие методы управления базируются на итеративном и адаптивном подходе к планированию и воплощению проекта с учетом постоянно изменяющихся условий и обратной связи от клиента.

1. Классические методы проектного управления подходят для проектов с высокой степенью стабильности и формализации. Подобные проекты обычно имеют четко определенные итоги и условия, которые не меняются в течение проекта. Классические методы и инструменты позволяют достичь качества продукта, точности оценок сроков и бюджета, и  полного документирования всех этапов проекта. Однако они имеют свои недостатки, такие как низкая гибкость, адаптивность и вовлеченность заказчика в процесс создания продукции.

2. Гибкие методы управления проектами оптимальны для проектов со значительной степенью неопределенности, динамичности и сложности. Такие проекты обычно имеют нечетко определенные или часто меняющиеся предписания, которые зависят от множества факторов. Гибкие методы проектного менеджмента позволяют достичь увеличения скорости создания продукта, удовлетворения потребностей и ожиданий клиента, и постоянного улучшения качества. Однако они имеют и недостатки, например, низкая точность оценок сроков и бюджета, недостаточное документирование и контроль над созданием продукции.

Классическое проектное управление

Классическое (каскадное) проектное управление — это метод, суть которого заключается в линейном и последовательном жизненном цикле проекта. Классическое проектное управление состоит из пяти фаз: инициация, планирование, исполнение, контроль и завершение. На каждой фазе проекта необходимо выполнять определенные действия, которые ведут к созданию конечного продукта.

Классическое управление характеризуется следующими особенностями:

• детальное и полное планирование всех аспектов проекта до его начала, включая условия, сроки, бюджет, качество, риски и т.д.;

• строгое соблюдение плана в течение всего жизненного цикла проекта и минимальные изменения в нем;

• разделение проекта на отдельные этапы, которые выполняются последовательно и завершаются перед переходом к последующему этапу;

• формальное утверждение результатов каждого этапа проекта со стороны заказчика;

• полное документирование всех действий и решений, связанных с проектом;

• централизованное управление проектом со стороны проектного менеджера, который следит за всеми ресурсами и деятельностью проекта.

Классическое проектное управление и для проектов со значительной степенью предсказуемости и стабильности, имеющих четко определенные цели и предписания. Такие проекты обычно относятся к сферам строительства, промышленности, обороны и т.д.

Agile

Agile — это популярный современный подход к управлению проектами, который основан на итеративном и адаптивном жизненном цикле проекта. Он состоит из нескольких простых циклов разработки, инструментов, называемых спринтами, длительностью от одной до четырех недель. На каждом спринте команда создает работающий прототип, который демонстрируется клиенту.

Agile характеризуется следующими особенностями:

• гибкое планирование проекта с учетом изменяющихся условий реализации;

• приоритизация ценности и удовлетворения потребностей заказчика над соблюдением сроков и бюджета;

• разделение проекта на небольшие и достижимые задачи, которые выполняются параллельно;

• активное взаимодействие и сотрудничество между сотрудниками, клиентом и другими заинтересованными сторонами;

• минимальное документирование и формализация процессов и результатов;

• децентрализованное управление со стороны самоорганизующейся команды, которая принимает решения на основе обратной связи и самостоятельной оценки.

Agile — это хороший выбор для проектов со значительной степенью неопределенности и динамичности, которые имеют нечетко определенные или часто меняющиеся планы и требования, зависящие от множества факторов. Такие виды проектов обычно относятся к сферам разработки программного обеспечения, дизайна, маркетинга и т.д.

Scrum

Scrum — это одна из самых популярных и эффективных моделей Agile, основанная на принципах самоорганизации в компании, сотрудничества и постоянного улучшения. Состоит из нескольких ролей, артефактов (инструментов) и событий, которые определяют, как управлять проектом на основе итеративного и инкрементального подхода.

Роли:

• Владелец продукта — это человек, который представляет интересы клиента в компании и определяет видение, ценность и приоритеты. Владелец отвечает за создание и поддержку списка задач проекта, называемого бэклогом продукта (Product Backlog).

• Команда разработки — это группа профессионалов, отвечающих за создание и демонстрацию работающего продукта. Состоит из 3-9 человек, имеющих разные навыки и компетенции, но работающих вместе как единое целое. Самостоятельно организует свою работу в компании и принимает решения о способах выполнения задач из бэклога.

• Скрам-мастер — это человек, который отвечает за обеспечение соблюдения принципов и правил Scrum в проекте. Скрам-мастер помогает владельцу и разработчикам сотрудничать и достигать целей проекта. Он устраняет препятствия и проблемы, мешающие эффективной работе разработчиков.

Артефакты:

• Бэклог продукта — это упорядоченный список всех важных функций, инструментов, предписаний и улучшений, нужных для создания продукции. Бэклог является динамичным документом, который постоянно обновляется и изменяется владельцем в соответствии с потребностями заказчика и рынка.

• Бэклог спринта — это подмножество бэклога, которое выбирается командой для выполнения в течение одного спринта. Бэклог спринта является статичным документом, который не меняется в течение спринта. Он содержит план того, как разработчики будут представлять работающий продукт или инструмент в конце спринта.

• Инкремент — это сумма всех выполненных задач из бэклога спринта, добавляющая ценность. Инкремент является работоспособным и готовым к применению продуктом, который демонстрируется клиенту в конце каждого спринта.

События:

• Спринт — это основная единица времени, которая длится от одной до четырех недель. В течение спринта команда работает над выполнением задач из бэклога и созданием инкремента. Спринт имеет фиксированную длительность и не может быть продлен или сокращен.

• Планирование спринта — это событие, которое будет происходить в начале каждого спринта и длится не более четырех часов. Владелец представляет итог и приоритеты спринта, а разработчики выбирают задачи из бэклога, которые они смогут выполнить в течение спринта. Кроме того, разработчики определяют, как они будут работать над ними и как будут измерять свой прогресс.

• Ежедневный скрам — это короткая встреча, которая будет происходить каждый день в течение спринта и длится не более 15 минут. На ежедневном скраме каждый член команды отвечает на три вопроса: что он делал вчера, что он планирует сделать сегодня и с какими проблемами или препятствиями он столкнулся. Цель ежедневного скрама — это синхронизировать работу команды, обменяться информацией и решить возникающие важные вопросы.

• Обзор спринта — это событие, которое будет происходить в конце каждого спринта и длится не более двух часов. На обзоре команда демонстрирует инкремент заказчику и получает от него обратную связь. Важный итог обзора спринта — проверить соответствие нового продукта предписаниям и ценностям, определить возможные улучшения или изменения для следующего спринта.

• Ретроспектива спринта — это событие, которое будет происходить после обзора и длится не более одного часа. На ретроспективе команда анализирует свою работу в течение спринта и определяет, что было сделано хорошо, что не очень хорошо и что можно улучшить. Цель ретроспективы спринта — повысить эффективность и качество работы команды на основе самостоятельной оценки и самообучения.

Scrum является одной из самых популярных и эффективных методик Agile, позволяющей компаниям быстро и гибко разрабатывать продукты отличного качества с учетом потребностей и ожиданий клиента. Использование этой методики способствует повышению мотивации, сотрудничества и самоорганизации команды. Однако метод требует строгого соблюдения планов, принципов и правил, а также дисциплины и ответственности от всех участников проекта.

Lean

Lean — это философия и методология проектного управления, основанная на принципах оптимизации, минимизации и устранения потерь. Исходит из того, что любая деятельность, не добавляющая ценности к продукту или услуге, является потерей и должна быть устранена или сокращена. Стремится к постоянному совершенствованию процессов и результатов на основе измерения, анализа и обучения.

Lean характеризуется несколькими особенностями:

• фокус на ценности для клиента и удовлетворение его потребностей и ожиданий;

• идентификация и устранение всех видов потерь, таких как избыточность, переработка, ожидание, дефекты, инвентарь и т.д.;

• оптимизация потока работы от начала до конца, устранение препятствий и узких мест;

• уменьшение размера партий и времени цикла, увеличение скорости и гибкости;

• внедрение культуры непрерывного совершенствования (Kaizen), которая поощряет экспериментирование, обратную связь и обучение;

• подходит для проектов со значительной степенью конкуренции и изменчивости планов, которые требуют максимальной эффективности и экономии ресурсов. Такие проекты обычно относятся к сферам производства, логистики, сервиса и т.д.

Kanban

Kanban — это визуальная и гибкая методология проектного менеджмента компании, основанная на принципах ограничения работы, снижения затрат и повышения качества. Использует доску с карточками, которые представляют задачи проекта и перемещаются по разным столбцам в зависимости от их статуса. Определяет правила и ограничения для каждого столбца, которые регулируют количество и порядок задач в нем.

Модель характеризуется некоторыми особенностями:

• визуализация потока работы от начала до конца с помощью доски и карточек, которые показывают текущее состояние задач и их зависимости;

• ограничение работы для каждого столбика, определяющее предельное число задач, которые могут находиться в данном столбце одновременно;

• постоянный контроль и оптимизация рабочего потока с помощью измерения скорости, времени цикла, очереди и других метрик;

• постепенное внедрение изменений и улучшений на основе анализа данных и обратной связи.

Подходит для проектов со значительной степенью изменчивости и неопределенности, которые требуют максимальной прозрачности и адаптивности. Такие проекты обычно относятся к сферам поддержки, обслуживания, разработки ПО и т.д.

Six Sigma

Six Sigma — это модель управления проектами, основанная на принципах измерения, анализа и улучшения качества новых продуктов и процессов. Исходит из того, что любой процесс имеет вариацию, которая может приводить к дефектам или ошибкам. Стремится к снижению вариации и увеличению стабильности и надежности продуктов.

Six Sigma характеризуется определенными особенностями:

• статистический, научный подход к измерению, анализу и улучшению качества с помощью различных инструментов и техник;

• ориентация на голос заказчика (Voice of the Customer, VOC) и удовлетворение его требований и ожиданий;

• определение и устранение причин дефектов или ошибок с помощью метода DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control);

• повышение эффективности и рентабельности за счет снижения затрат на исправление дефектов или ошибок;

• внедрение культуры непрерывного совершенствования (Kaizen), которая поощряет инновации, обучение и развитие.

Подходит для проектов со значительной степенью сложности и формализации, которые требуют максимальной точности и качества. Такие проекты обычно относятся к сферам производства, финансов, здравоохранения и т.д.

Prince2

Prince2 — это структурированная и масштабируемая концепция, которая исходит из того, что любой проект должен быть организован и контролируем в соответствии с четко определенными ролями, обязанностями и правилами. Стремится к созданию ценности для заказчика.

Модель Prince2 характеризуется особенностями:

• структурированный и последовательный жизненный цикл проекта, состоящий из семи важных фаз: подготовка, инициация, управление этапами, контроль этапов, управление продуктами, управление границами этапов и завершение;

• семь принципов проектного управления, определяющих основные требования и рекомендации для успешного выполнения проекта: продолжение делового обоснования, обучение из опыта, роли и обязанности, управление по стадиям, управление по исключению, фокус на продуктах и адаптация к среде;

• семь тем проектного менеджмента, определяющих аспекты проекта, которые должны быть управляемы: бизнес-обоснование, организация, качество, планы, риски, изменения и прогресс;

• семь процессов управления проектами, определяющих действия и решения, которые должны быть выполнены на каждой фазе проекта: направление проекта, запуск проекта, инициирование проекта, контроль этапа, управление доставкой, управление границами этапа и завершение проекта.

Prince2 — отличный выбор для проектов со значительной степенью сложности и формальности, которые требуют четкого определения требований, ролей и обязанностей. Такие проекты обычно относятся к сферам государственного управления, телекоммуникаций, информационных технологий и т.д.

Как выбрать подходящий для вашего проекта метод?

Как мы увидели, существует множество методологий проектного менеджмента. Однако не существует единого универсального метода, который бы подходил для всех ситуаций. Поэтому важно выбрать и применить подходящий для вашего проекта метод, который будет соответствовать его специфике, требованиям и ограничениям.

Для выбора подходящей для вашего проекта модели можно использовать следующие критерии:

• характер проекта по отношению к параметрам: предсказуемость, стабильность, формализация, сложность, динамичность, неопределенность;

• цели проекта, которых вы хотите достичь по отношению к параметрам: качество, сроки, бюджет, ценность, удовлетворение клиента;

• ресурсы проекта, которые вы имеете или можете получить по отношению к параметрам: персонал, оборудование, материалы, финансы, информация;

• среда, в которой находится ваш проект по отношению к параметрам: рынок, конкуренция, законодательство, технологии, культура.

Основываясь на этих критериях, сравните различные подходы к управлению проектами и выберите тот, который лучше всего подходит для вашего проекта. Например:

• в случае, если ваш проект имеет значительную степень предсказуемости, стабильности и формализации, а также четко определенные требования, которые не меняются, то вы можете выбрать классический метод управления проектами;

• в случае, если ваш проект имеет значительную степень конкуренции и изменчивости, а также требует максимальной эффективности и экономии ресурсов, то вы можете выбрать Lean;

• в случае, если ваш проект имеет значительную степень сложности и формальности, а также требует максимальной точности и качества продуктов, то вы можете выбрать Six Sigma и т.д.

Как узнать больше?

Если вы хотите узнать больше о методологиях управления проектами, приглашаем вас пройти курсы проектного менеджера от НИПКЭФ, которые помогут вам повысить свою квалификацию и компетенции в области проектного менеджмента. На программе вы изучите теорию и практику различных современных методологий проектного менеджмента, а также получите полезные знания и навыки для успешного выполнения проектов.