Проект — это уникальный процесс, ограниченный временными рамками и направленный на достижение определенной цели. Проекты могут быть разными по характеру, сфере, масштабу и сложности, но все они требуют эффективного управления. В статье расскажем о том, что такое управление проектами, какие задачи и цели оно преследует, какие процессы и инструменты включает, кто занимается проектным управлением и какие навыки нужно получить для этого.
Что такое управление проектами?
Управление проектами — это наука и искусство достижения целей проекта в рамках заданных ограничений. Ограничениями могут быть ресурсы (бюджет, персонал, оборудование, материалы), сроки (начало и конец), качество (требования к продукту или услуге, которые предоставляет проект) и риски (вероятность возникновения нежелательных событий). Управление проектами включает в себя следующие основные процессы:
-
Определение целей и задач проекта.
-
Планирование.
-
Исполнение и контроль.
-
Анализ и оценка.
-
Завершение.
Проектное управление позволяет достигать желаемых результатов в условиях неопределенности и динамичности среды, учитывая интересы всех участников. Оно способствует повышению эффективности и конкурентоспособности компаний, которые реализуют проекты, а также развитию профессиональных и личностных качеств менеджеров и исполнителей.
Задачи и цели проектного менеджмента
Проектный менеджмент имеет ряд задач и целей, которые направлены на обеспечение успешной реализации проекта. Среди них можно выделить следующие:
-
Обеспечение соответствия проекта потребностям клиента. Проектное управление должно учитывать ожидания, стандарты и требования тех, для кого создается продукт или услуга, и стремиться удовлетворить их наилучшим образом.
-
Обеспечение оптимального использования средств: распределение их таким образом, чтобы минимизировать издержки и максимизировать эффективность.
-
Обеспечение соблюдения сроков работ таким образом, чтобы доставить продукт или услугу в установленный заказчиком срок.
-
Обеспечение высокого качества продукта или услуги: регулярный контроль качества таким образом, чтобы соответствовать стандартам и спецификациям клиента.
-
Обеспечение управления рисками: идентификация рисков, а также реализация мер по их предотвращению или минимизации.
-
Обеспечение прямой коммуникации и взаимодействия между участниками: предоставление своевременной и достоверной информация о ходе действий в рамках проекта всем заинтересованным сторонам, а также сотрудничество и координация действий между ними.
Целью проектного менеджмента является достижение баланса между отдельными задачами и ограничениями, а также создание ценности для клиента.
Стадии управления проектами
Управление проектами состоит из нескольких этапов, процессов или фаз, которые последовательно выполняются в процессе воплощения проекта. Этапы варьируются в зависимости от проектного типа, масштаба и сложности, а также от принятого подхода к управлению. Однако существует общая модель, которая включает несколько этапов.
Инициация
Определяется идея или потребность в проекте, оценивается, насколько он целесообразен и жизнеспособен. На этой стадии выполняются следующие процессы:
-
создание и формулирование цели и задач проекта, а также ожидаемых результатов и пользы для клиента;
-
определение области и границ проекта, а также его связи с другими процессами;
-
идентификация заинтересованных сторон, то есть тех, кто способен повлиять на проект или быть затронутым им, а также их интересов и ожиданий;
-
оценка рисков и возможностей, то есть вероятности возникновения нежелательных или желательных событий, а также их воздействия;
-
определение необходимого объема и типа ресурсов (бюджет, персонал, оборудование, материалы) и времени для реализации проекта;
-
разработка бизнес-плана или бизнес-кейса, документа, который содержит обоснование целесообразности и выгодности проекта с учетом всех факторов и ограничений.
Процесс инициации завершается принятием решения о запуске или отказе от проекта на основе бизнес-кейса. Если решение положительное, то переходим к следующему важному этапу.
Планирование
Разрабатывается детальный план работы по проекту, который определяет все необходимые активные действия, сроки, качество и риски. На этой стадии выполняются процессы разработки:
-
структуры работ: процесс декомпозиции проекта на более мелкие и управляемые части — рабочие группы или отдельные задачи;
-
сетевого графика работ: определение последовательности и зависимости работ, а также критической дороги — наиболее длительной последовательности работ, которая определяет минимальный срок выполнения проекта;
-
графика работ: визуальное представление сетевого графика в виде диаграммы с указанием времени начала и окончания каждой работы;
-
бюджета: определение необходимых затрат на проведение каждого процесса и общих затрат на весь проект;
-
схемы распределения средств: определение их необходимого количества и типа (персонал, оборудование, материалы) для каждой работы и общих для всего проекта;
-
схемы качества: определение требований к качеству продукта или услуги, которые предоставляет проект, а также способов и критериев оценки качества;
-
схемы управления рисками: определение стратегии и мер по идентификации, оценке, реагированию и мониторингу рисков, обусловленных реализацией проекта;
-
схемы коммуникации: определение средств, форматов, частоты и ответственных за обмен информацией между участниками;
-
схемы управления изменениями: определение процедур и правил по оценке, утверждению и внесению изменений в план работ.
Этот важный процесс завершается утверждением программы работ по проекту.
Исполнение и контроль
Непосредственно выполняются активные действия в рамках утвержденной программы, а также осуществляется мониторинг и контроль выполнения. На этом этапе происходит:
-
выполнение работ: реализация рабочих групп или отдельных задач с использованием необходимых ресурсов и соблюдением требований к качеству;
-
координация действий участников и групп: обеспечение эффективного сотрудничества и взаимодействия между менеджером, исполнителями, подрядчиками, поставщиками, которые поставляли материалы или оказывали услуги, и другими участниками и группами;
-
мониторинг хода реализации проекта: сбор, анализ и представление информации о статусе активных действий, соблюдении сроков и качества;
-
регулярный контроль качества продукта или услуги: проверка соответствия требованиям и спецификациям заказчика, а также исправление и корректировка дефектов, недостатков или несоответствий, если нужно;
-
управление изменениями: обработка запросов на изменение плана работ от клиента, а также внесение необходимых корректировок в программу при их утверждении;
-
управление рисками: отслеживание рисков, обусловленных выполнением проекта, а также реализация мер по их предотвращению или минимизации.
Этап завершается доставкой продукта или услуги заказчику.
Анализ
Выполняется измерение и оценка достигнутых результатов, а также выявляются уроки. На этом этапе происходит:
-
измерение результатов: сравнение фактических результатов с запланированными показателями эффективности;
-
оценка удовлетворенности клиента: получение обратной связи от тех, для кого создавался продукт или услуга;
-
анализ причин отклонений и ошибок: выявление и анализ факторов, которые привели к различиям между планом и реальностью, а также к возникновению дефектов, недостатков или несоответствий;
-
выявление уроков: определение того, что и насколько было сделано хорошо, и что можно улучшить, а также формулирование рекомендаций и предложений для будущих проектов.
Этот важный процесс завершается подготовкой отчета, который содержит всю информацию о ходе и результатах выполнения проекта, а также выводы и рекомендации на будущее.
Завершение
Выполняется закрытие всех дел, обусловленных выполнением проекта, осуществляется переход к нормальной деятельности. На этой стадии выполняются следующие процессы:
-
передача продукта или услуги заказчику: оформление всех необходимых документов и соглашений по передаче, обеспечение поддержки и гарантии, если нужно;
-
закрытие контрактов с подрядчиками и поставщиками: выполнение всех обязательств и условий по контрактам с теми, кто оказывал услуги, разрешение всех спорных вопросов, если нужно;
-
освобождение ресурсов: возврат или утилизация (персонал, оборудование, материалы), которые использовали для выполнения проекта, а также оплата всех затрат;
-
подготовка документации и отчетности: сбор, систематизация и архивирование всех документов, обусловленных выполнением проекта (отчеты, контракты, спецификации и т.д.)
-
проведение заключительного совещания: организация встречи всех участников команды для подведения итогов, отчетности, выражения благодарности и признания заслуг.
Завершение — это финальная стадия проектного менеджмента, означает окончание жизненного цикла проекта.
Инструменты проектного менеджмента
Для эффективного управления проектами нужно использовать различные инструменты, которые помогают планировать, организовывать, исполнять, контролировать и анализировать процессы в проектных рамках. Инструменты проектного управления делятся на следующие категории:
-
Аналитические: помогают анализировать и оценивать различные процессы проекта (цели, задачи, результаты, риски, сроки и т.д.). Сюда можно отнести SWOT-анализ (сильных и слабых сторон, возможностей и угроз), PEST-анализ (внешней среды по факторам политическим, экономическим, социальным и технологическим), SMART-критерии (критерии для формулирования целей: специфичные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные по времени), матрица приоритетов (для определения приоритетов задач или рисков по критериям важности и срочности) и т.д.
-
Планировочные: помогают разрабатывать план процессов, определяя необходимые действия, сроки, качество и риски. Примеры таких подходов: структура работ по проекту (WBS), сетевой график работ по проекту (CPM), график работ по проекту (Gantt Chart) и т.д.
-
Исполнительные: помогают провести все процессы в соответствии с программой, а также мониторить и контролировать ход выполнения проекта. Сюда можно отнести системы проектного управления (Project Management Systems), которые представляют собой компьютерные программы или приложения, позволяющие вести учет и отслеживать все аспекты проекта, а также генерировать отчеты и диаграммы. Примеры таких подходов: Microsoft Project, Jira, Trello, Asana, Лидертаск и т.д. Другими примерами исполнительных инструментов являются чек-листы (списки проверки выполнения работ или требований к качеству), дашборды (панели управления с визуализацией ключевых показателей), диаграммы Парето (диаграммы для выявления наиболее значимых факторов или проблем), диаграммы причинно-следственных связей (диаграммы для анализа причин возникновения проблем или ошибок) и т.д.
Инструменты проектного менеджмента помогают упростить и ускорить процесс управления проектами, а также повысить его качество и эффективность. Однако инструменты не служат самоцелью, это лишь средство для достижения целей. Поэтому выбор инструментов должен быть обоснован и адаптирован к конкретному проекту и ситуации.
Какие проблемы могут возникнуть?
Среди наиболее распространенных проблем можно выделить следующие:
-
Недостаточное или избыточное планирование. Недостаточное означает, что план работ не содержит достаточной детализации или полноты информации о деятельности, сроках, качестве и рисках, что приводит к непредвиденным затруднениям, ошибкам в ходе выполнения проекта. Избыточное означает, что в программу внесли излишне детализированную информацию о работах, сроках, качестве и рисках, что приводит к излишнему расходу времени, а также к потере гибкости и адаптивности.
-
Несоответствие ожиданиям заказчика. Продукт или услуга, созданные в рамках проекта, не соответствуют его потребностям, требованиям или спецификациям, что приводит к недовольству, внутренним конфликтам или отказу от принятия. Возможные причины: недостаточный или некачественный сбор и анализ потребностей клиента в процессе инициации, недостаточное или некачественное вовлечение и прямая коммуникация с клиентом на всех стадиях управления проектом, плохой контроль качества продукта или услуги в процессе исполнения.
-
Неэффективное использование ресурсов. Они не распределяются и не контролируются оптимальным образом, что приводит к излишним затратам, потерям или дефициту. Возможные причины: недостаточное или некачественное планирование, недостаточное или некачественное ресурсное управление в процессе исполнения, а также внешние факторы, такие как колебания цен, сроков поставки и т.д.
-
Нарушение сроков. Процессы не проходят в установленные сроки, что приводит к задержке доставки, а также к увеличению затрат. Возможные причины: недостаточное или некачественное планирование сроков, недостаточное или некачественное управление сроками на стадии исполнения, а также внешние факторы, такие как изменение требований, рисков и т.д.
Проблемы, которые возникают в процессе исполнения проекта, приводят к снижению эффективности и качества управления, а также к потере ценности для клиента. Нужно анализировать причины, по которым возникают эти проблемы, и извлекать уроки для их предотвращения или минимизации в будущем.
Кто занимается управлением проектами?
Основными лицами в управлении проектами считаются:
-
Проектный менеджер: управляет планированием, организацией, исполнением проекта, а также отвечает за достижение его результатов. Выполняет роль внутреннего лидера и координатора деятельности проектной команды, а также основного контактного лица для клиента.
-
Исполнитель: выполняет конкретные процессы или задачи в соответствии с программой и требованиями к качеству. Может быть сотрудником компании, которая реализует проект, подрядчиком или поставщиком, которые вносят материалы или услуги.
-
Заказчик: человек или организация, которые являются инициаторами деятельности по проекту, а также получателями продукта или услуги. Определяет требования и спецификации, а также принимает результат по окончании.
Для успешного управления проектами нужно обеспечить эффективные способы взаимодействия и сотрудничества между всеми участниками, а также учитывать их интересы и ожидания.
Востребованность и доход проектного менеджера
Проектный менеджер — это одна из самых востребованных и высокооплачиваемых профессий в современном мире. Этот специалист вносит свой вклад в любую сферу деятельности, где есть необходимость управлять и реализовывать сложные и уникальные задачи с ограниченными ресурсами и сроками. Особенно актуальна эта профессия в IT-индустрии, где постоянно появляются новые технологии, требования и рынки.
По данным различных источников, средняя зарплата проектного менеджера в России составляет от 80 000 до 200 000 рублей в месяц, в зависимости от опыта, квалификации, размера и сложности проектов, а также от региона и отрасли.
Какие навыки необходимы менеджеру проектов?
Навыки проектного менеджера можно разделить на следующие категории:
-
Технические: обусловленные конкретной областью или сферой деятельности. Например, если проект связан с разработкой программного обеспечения, то менеджер должен знать основы процессов программирования, тестирования, документирования и т.д.
-
Управленческие: связанные с организацией, исполнением и контролем. Например, менеджер должен уметь определять цели и задачи проекта, разрабатывать программу процессов, распределять и контролировать сроки, качество и риски, управлять и координировать действия участников команды, вести отчетность и документацию.
-
Коммуникативные: связанные с обменом информацией и взаимодействием с участниками. Например, менеджер должен уметь собирать и анализировать потребности и требования клиента, представлять и обосновывать план работ, информировать о ходе и результатах процессов, находить способы решения внутренних конфликтов и проблем в считанные минуты, проводить переговоры и согласования и т.д.
Для того, чтобы стать успешным проектным менеджером, нужно не только обладать этими навыками, но и применять их на практике в реальных проектах. Поэтому, если вы хотите научиться управлять проектами или повысить свой профессиональный уровень в этой области, мы предлагаем вам пройти специализированное обучение по проектному менеджменту.
Преимущества обучения в НИПКЭФ:
-
получение актуальных и проверенных знаний и навыков в области процессов проектного менеджмента, которые соответствуют международным стандартам и лучшим практикам;
-
получение подтверждения своих знаний и навыков в виде диплома, который повысит вашу конкурентоспособность на рынке труда;
-
получение практического опыта в проектном менеджменте под руководством опытных и квалифицированных специалистов, которые дадут вам ценные советы и рекомендации;
-
обмен опытом и знаниями с другими студентами группы, которые станут вашими коллегами или партнерами.
Если вы заинтересованы в обучении по проектному менеджменту, мы ждем вас в НИПКЭФ!
