Рабочее время — это один из самых важных факторов, влияющих на производительность, эффективность и качество труда сотрудников. От того, как оно организовано, зависит не только результативность труда, но и здоровье, настроение и мотивация работников. Поэтому учет рабочего времени — это необходимая задача для любого работодателя.
В статье расскажем, что такое рабочее время, какие виды учета рабочего времени существуют и кто занимается этим в компании.
Что такое рабочее время?
Рабочее время — это время, в течение которого работник должен выполнять свои обязанности по договору или иному основанию. Оно включает в себя:
-
основное, в течение которого человек непосредственно занят выполнением своих отдельных задач;
-
перерывы в течение дня, предоставляемые работнику для отдыха, питания, личных нужд и других целей, не связанных с компанией;
-
сверхурочную работу — периоды, в течение которых человек продолжает работать по требованию руководства сверх установленной продолжительности рабочего времени.
Рабочее время не включает в себя:
-
простой, в течение которого работник не может выполнять свои задачи по причинам, не зависящим от его воли (например, отсутствие электричества, сырья, оборудования и т.д.);
-
отсутствие на работе — период или день, в течение которого человек не является на предприятие, или уход с рабочего места по различным причинам (болезнь, отпуск, учеба и т.д.). Отсутствие приходится отрабатывать в случае, если это не выходной день.
Рабочее время регулируется ТК Российской Федерации и нормативными документами фирмы. Оно определяется:
-
продолжительностью: количеством часов труда в день, неделю, месяц, год или другой период;
-
распределением: порядком и условиями работы в разные дни недели и часы суток;
-
режимом: графиком начала и окончания работы, перерывов в течение дня и сверхурочной работы.
Понятие режима рабочего времени
Режим рабочего времени — это система правил и норм, устанавливающих порядок и условия труда сотрудников фирмы. Режим рабочего времени определяет:
-
продолжительность рабочего дня (недели, месяца) в часах для каждой категории работников, включая ненормированный день, если это актуально;
-
распределение рабочих периодов по дням недели и часам суток (например, рабочая неделя из пяти дней или шести дней, смена днем или ночью и т.д., смена из восьми часов или двенадцати часов, установленные, плавающие или дополнительные выходные);
-
график (скользящий или жесткий график, сменный (два дня через два дня, три дня через два дня, неделя через выходную неделю) или непрерывный и т.д.);
-
перерывы в течение дня (ежедневный обеденный перерыв на час, перерывы для отдыха и курения и т.д.);
-
сверхурочную работу (ее продолжительность, порядок оплаты (поденная, понедельная, ежемесячная оплата или выплаты раз в квартал) и компенсации и т.д.).
Режим рабочего времени устанавливается работодателем в соответствии с законодательством РФ и коллективным договором организации. Он должен быть доведен до сведения всех сотрудников фирмы и отражен в приказах, распоряжениях, инструкциях и других документах. Он может быть изменен руководителем по обстоятельствам или по соглашению с работниками.
Что такое учет рабочего времени?
Учет рабочего времени — это процесс документального отражения фактического времени, затраченного на выполнение обязанностей, а также отсутствия на рабочем месте по различным причинам, которое необходимо отрабатывать. Это дает возможность:
-
контролировать соблюдение законов, норм и правил организации труда;
-
определять размер заработной платы и компенсаций за пребывание в особых производственных условиях, сверхурочную работу, труд в выходные дни и праздничные дни и т.д. (например, оплата по двойной ставке);
-
анализировать использование ресурсов, производительность и эффективность труда;
-
оптимизировать процессы, улучшать организацию и условия труда;
-
планировать потребность в кадрах, распределять нагрузку и обеспечивать рациональное использование рабочего времени.
Учет рабочего времени осуществляется на основании законодательства РФ, коллективного договора фирмы, правил внутреннего распорядка, приказов и распоряжений руководства, а также договора или иного основания, по которому работник выполняет свои задачи. Учет ведется в соответствии с установленным распорядком рабочего времени для каждой категории работников.
Цели учета рабочего времени
Учет рабочего времени имеет несколько целей, которые можно разделить на две группы: экономические и социальные.
Экономические цели учета рабочего времени связаны с повышением эффективности предприятия и его конкурентоспособности на рынке. Эти цели включают:
-
обеспечение точности и своевременности выплаты заработной платы и компенсаций сотрудникам;
-
контроль за соблюдением нормативов и стандартов, установленных для каждой должности или профессии;
-
анализ использования ресурсов, выявление резервов повышения производительности и качества труда;
-
оптимизацию процессов, устранение излишних временных затрат и трат ресурсов;
-
планирование потребности в кадрах, формирование оптимального штатного расписания и распределение нагрузки между сотрудниками.
Социальные цели учета рабочего времени связаны с улучшением трудовых и жизненных условий сотрудников и повышением их мотивации и лояльности к фирме. Эти цели включают:
-
контроль за соблюдением законов, прав и интересов сотрудников;
-
обеспечение соблюдения норм и правил охраны труда, безопасности и здоровья сотрудников;
-
предоставление возможности выбора режима рабочего времени в соответствии с индивидуальными потребностями и предпочтениями сотрудников;
-
создание комфортных и благоприятных трудовых условий, способствующих удовлетворению трудовых и жизненных потребностей сотрудников;
-
повышение уровня мотивации, удовлетворенности и лояльности сотрудников к фирме.
Методы учета рабочего времени
Методы учета рабочего времени — это способы фиксации фактического времени работы или отсутствия сотрудников фирмы, которое необходимо отрабатывать. Они могут быть разными и используются в зависимости от вида учета, формы учета, технических средств и других факторов. Однако существуют общие требования к методам учета рабочего времени. Так, они должны:
-
быть едиными для всех сотрудников фирмы или для каждой категории работников;
-
быть утверждены руководством и доведены до сведения всех сотрудников фирмы;
-
быть простыми, понятными, точными и достоверными;
-
обеспечивать своевременность и полноту получения данных об учете рабочего времени;
-
предотвращать ошибки и манипуляции с информацией об учете рабочего времени.
Примерами способов, которые используются для учета рабочего времени в количестве часов могут быть:
-
Ручная фиксация: периоды работы или отсутствия на работе, которое необходимо отрабатывать, фиксируются вручную сотрудником или ответственным лицом в соответствующей форме учета (например, учетный табель, учетный журнал, учетная карточка и т.д.).
-
Механическая фиксация: периоды работы или отсутствия на работе, которое нужно отрабатывать, фиксируются механически с помощью специальных устройств (учетных табельных часов, штемпельных машин и т.д.).
-
Электронная регистрация: периоды работы или отсутствия на работе, которое нужно отрабатывать, фиксируются с помощью различных технических средств (например, учетных терминалов контроля доступа, биометрических систем, отмечающих приход и уход, учетных компьютерных программ, сайтов и т.д.).
Кто занимается учетом рабочего времени?
Учетом рабочего времени занимаются специалисты, имеющие соответствующую квалификацию, знания и опыт. К ним относятся:
-
Табельщики: непосредственно ведут учет рабочего времени сотрудников фирмы в количестве часов, суммируют их, заполняют формы учета, проверяют правильность информации, собирают и обрабатывают сведения, предоставляют их в соответствующие службы фирмы (например, бухгалтерию, кадровую службу и т.д.).
-
Бухгалтеры: используют информацию об учете рабочего времени для расчета заработной платы (суммируют отработанные периоды) и компенсаций сотрудников фирмы, а также для ведения бухгалтерского и налогового учета, начисляют зарплату, оплачивают поденную работу, переработки, отпуска, командировки.
-
Кадровики: используют сведения об учете рабочего времени в количестве часов для анализа использования трудовых ресурсов, планирования потребности в кадрах, формирования штатного расписания и распределения нагрузки между сотрудниками.
-
Руководители: иногда используют сведения для контроля за соблюдением трудового законодательства, норм и правил организации работы, а также для оценки производительности и эффективности труда.
Учетом рабочего времени в количестве часов могут также заниматься другие специалисты в зависимости от специфики работы компании.
Обязанности табельщика
Табельщик — это специалист, который непосредственно ведет учет рабочего времени сотрудников фирмы в часах. Он выполняет следующие обязанности:
-
заполняет формы учета рабочего времени (табели, журналы, карточки и т.д.) на основании полных данных, полученных от сотрудников или технических средств фиксации;
-
проверяет правильность и своевременность заполнения форм учета трудовых периодов сотрудниками или ответственными лицами;
-
собирает, суммирует и обрабатывает данные с помощью различных способов (например, ручных, механических или электронных);
-
предоставляет сведения в соответствующие службы фирмы (бухгалтерию, кадровую службу и т.д.) в сроки, установленные работодателем;
-
хранит формы учета рабочего времени в часах в порядке, установленном работодателем;
-
помогает и консультирует сотрудников по вопросам учета рабочего времени;
-
суммирует, ведет статистику и составляет отчеты по результатам учета рабочего времени в часах;
-
совершенствует свои знания и навыки в области учета рабочего времени.
Какие навыки и качества необходимы табельщику?
Для успешного выполнения своих обязанностей табельщик должен обладать определенными навыками и качествами:
-
знание трудового законодательства, норм и правил организации работы, особенностей режима рабочего времени для разных категорий работников;
-
знание способов и технических средств учета рабочего времени в часах, правил их заполнения, проверки, обработки и хранения;
-
умение работать на уровне пользователя с учетными документами, программами, сайтами, сервисами, базами данных и другими источниками информации об учете рабочего времени;
-
умение анализировать сведения об учете рабочего времени, выявлять ошибки, расхождения и проблемы;
-
умение составлять отчеты по результатам учета рабочего времени в часах и предоставлять их в соответствующие службы фирмы;
-
внимательность, аккуратность, ответственность, добросовестность и пунктуальность в выполнении своих обязанностей;
-
коммуникативность, вежливость, тактичность и корректность в общении с сотрудниками фирмы;
-
стрессоустойчивость, способность работать в условиях высокой нагрузки и сжатых сроков;
-
готовность к постоянному обучению и совершенствованию своих знаний и навыков в области учета рабочего времени.
Как стать табельщиком?
Табельщик — это востребованный специалист, способный значительно повысить эффективность работы компании и сделать ее более рентабельной. В случае, если вы хотите стать табельщиком или повысить свою квалификацию в области учета рабочего времени, мы приглашаем вас на курсы табельщика от НИПКЭФ.
Это профессиональная программа онлайн-обучения, позволяющая получить необходимые знания и навыки для работы табельщиком. Она включает в себя:
-
теоретический курс, охватывающий основы трудового законодательства, норм и правил организации работы, режима рабочего времени, табелей, способов и технических средств учета;
-
практический курс, закрепляющий полученные знания на реальных примерах из практики работы табельщика, а также развивающий необходимые навыки работы с документами, табелями, программами, сайтами, базами данных и другими источниками информации, которые могут использоваться на предприятии.
По окончании обучения вы получите документ о повышении квалификации в области учета рабочего времени, подтверждающий вашу профессиональную компетентность и предоставляющий вам преимущество при трудоустройстве или карьерном продвижении.
