Проект — это уникальное временное предприятие, направленное на достижение определенной цели. Управление проектами — это комплекс действий, направленных на планирование, организацию, реализацию и контроль проекта. Одним из важнейших аспектов проектного менеджмента является определение и формулирование целей и задач проекта. Что же такое цели и задачи проекта и в чем между ними разница? Как правильно ставить цели проекта и как избегать ошибок, мешающих их достижению? Об этом мы расскажем в нашей статье.
Цели и задачи проекта — в чем разница?
Цели и задачи проекта — это два разных понятия, которые часто путаются или используются как синонимы. Однако они имеют разную сущность и функции. Давайте разберемся в этом подробнее.
Что такое задачи проекта?
Задачи проекта — это конкретные действия или шаги, которые нужно выполнить для достижения цели проекта. Они обычно имеют следующие характеристики:
-
являются частичными или промежуточными результатами, которые в совокупности составляют конечный результат;
-
имеют четкие сроки выполнения и ответственных исполнителей;
-
могут быть измерены по объему, качеству или стоимости;
-
могут быть распределены по этапам или фазам.
Примеры целей проекта:
-
подготовить техническое задание на разработку сайта;
-
заключить договор с подрядчиком по строительству дома;
-
провести анализ рынка и конкурентов по продвижению нового продукта;
-
организовать обучение персонала по использованию нового оборудования.
Что понимается под целью проекта?
Целью проекта является желаемый результат или состояние, которого хочет достичь заказчик или инициатор работ. Понятие целей проекта обычно имеет следующие характеристики:
-
определяют направление и смысл всех действий по проекту;
-
формулируются в общих терминах, без указания конкретных параметров;
-
могут быть связаны с решением проблемы, удовлетворением потребности или реализацией возможности.
Примеры целей проекта:
-
создать сайт для продажи товаров по интернету;
-
построить дом для семьи из пяти человек;
-
запустить новый продукт на рынок и завоевать лидирующие позиции;
-
повысить эффективность работы персонала с помощью нового оборудования.
Как правильно определить цели проекта?
Правильно поставленная цель развития является основной составляющей успешного воплощения любого проекта. Так, она определяет, что именно должно быть достигнуто и каким образом можно оценить успех.
Для правильного определения целей проекта помогает задавать себе следующие вопросы:
-
Какую конкретную проблему или потребность решает проект?
-
Какие результаты должны быть достигнуты в итоге?
-
Какие ресурсы (люди, финансы, материалы) требуются, чтобы достичь цели?
-
Какие ограничения времени существуют для реализации проекта?
-
Какие препятствия могут возникнуть в процессе и как их можно преодолеть?
-
Каким образом можно измерить достижение целей проекта?
-
Как будет контролироваться точность выполнения целей?
Правильное определение целей проекта помогает обеспечить ясность и понимание того, чего именно нужно достичь. Кроме того, оно также облегчает контроль точности выполнения целей проекта и позволяет адаптировать планы и стратегии для достижения успеха проекта.
Пирамида целей и ее базовые принципы
Как мы видим, цели и задачи имеют разный уровень абстракции и детализации. Чтобы лучше понять их взаимосвязь, нужно использовать такой инструмент, как пирамида целей. Пирамида целей — это иерархическая структура, которая помогает понять, как основная цель разбивается на подцели, а подцели — на задачи. Так, каждый уровень пирамиды отвечает на определенный вопрос, например, такие вопросы:
-
главная цель проекта: чего вы хотите достичь?
-
подцели: зачем вы хотите достичь цели?
-
задачи: как вы хотите достичь цели?
|
Уровень цели |
Создать сайт для продажи товаров онлайн. |
|
Уровень подцели |
|
|
Уровень задачи |
|
При построении пирамиды целей нужно соблюдать базовые принципы:
-
каждая подцель должна являться логически обоснованной и вытекать из цели;
-
каждая работа должна являться необходимой и достаточной для достижения подцели;
-
количество подцелей должно быть оптимальным, чтобы не перегрузить проект лишними деталями и не упустить важные аспекты работы;
-
подцели и задачи должны согласовываться между собой и не противоречить друг другу.
Постановка SMART-целей
Однако недостаточно просто определить цель выполнения работ и разбить ее на подцели. Нужно также правильно сформулировать цель, чтобы она была понятна, конкретна и реалистична. Для этого можно использовать такой метод, как SMART-цели. SMART-цель — это цель, которая соответствует пяти критериям:
-
Specific (конкретная) — она должна быть четко определена и описана, без двусмысленности или обобщения.
-
Measurable (измеримая) — должна иметь точные показатели или критерии успеха, по которым можно оценить ее достижение или недостижение;
-
Achievable (достижимая) — должна быть реалистичной и осуществимой в рамках имеющихся ресурсов;
-
Relevant (релевантная, актуальная) —должна быть важной и значимой для заказчика, соответствовать его стратегии и миссии;
-
Time-bound (ограниченная по времени) —должна иметь четкий срок или горизонт реализации, который не должен быть слишком коротким или слишком длинным.
Пример SMART-цели для проекта по созданию сайта:
|
Цель |
Создать сайт для продажи товаров онлайн. |
|
Specific |
Сайт должен быть удобным, функциональным и привлекательным для потенциальных покупателей. |
| Measurable |
Он должен обеспечить увеличение продаж на 20%, расширение географии на 10 регионов и улучшение имиджа компании на 30% по результатам опросов клиентов. |
|
Achievable |
Он может создаваться в течение трех месяцев с помощью профессиональной команды разработчиков, дизайнеров и контент-менеджеров, при условии наличия достаточного бюджета и технических ресурсов. |
|
Relevant |
Сайт необходим для развития бизнеса компании в условиях высокой конкуренции и растущего спроса на онлайн-торговлю. |
|
Time-bound |
Сайт должен запуститься до 1 декабря 2023 года, чтобы успеть к новогоднему сезону и получить максимальную отдачу от инвестиций. |
Причины, мешающие достижению целей
Поставив SMART-цели, вы повышаете свои шансы на успешное завершение проекта. Однако это не гарантирует того, что вы сможете избежать всех препятствий и трудностей на пути к желаемому результату. Существует множество факторов, которые могут помешать достигнуть целей. Давайте рассмотрим некоторые из них:
-
Недостаточное планирование. Например, если вы не продумаете все детали проекта заранее, вы рискуете столкнуться с непредвиденными ситуациями, которые потребуют дополнительных ресурсов, времени или усилий. Кроме того, вы рискуете упустить важные аспекты или риски, которые способны повлиять на качество или результативность работы.
-
Несогласованность команды. Если вы не сформируете единую и сплоченную проектную команду, вы столкнетесь с конфликтами, недопониманием или низкой мотивацией участников. Также вы рискуете не обеспечить эффективную коммуникацию, координацию или контроль проекта.
-
Недостаточное управление изменениями. Если вы не будете готовы к изменениям во внешней или внутренней среде проекта, вы рискуете утратить актуальность или привлекательность вашего товара или услуги, не учесть обратную связь от заказчика или пользователей, которая могла бы помочь вам улучшить работу.
-
Низкая гибкость и адаптивность. Если вы будете слишком жестко придерживаться вашего первоначального плана или цели, вы рискуете упустить новые возможности или угрозы, которые появятся в ходе выполнения работ. Кроме того, вы можете не отреагировать на изменения в требованиях, ожиданиях или предпочтениях заказчика или пользователей, которые потребуют принятия решений и корректировки вашего плана.
Причины, мешающие достигнуть целей, могут быть разнообразными. Одной из основных причин является ошибочное понятие целей проекта. Если члены команды не имеют ясного понимания того, что должно быть достигнуто, они теряют направление и выполняют неправильные действия. Другой причиной является ошибка в расчете требуемого объема работ по проекту и оценке рисков. Если эти аспекты не учтены правильно, то ваш план столкнется с нехваткой времени или ресурсов для выполнения заданий.
Кроме того, отсутствие нужных сотрудников и материалов способно серьезно затруднить достижение поставленных целей. Без подходящего персонала и необходимых ресурсов проект лишается инструментов для успешной реализации.
Низкая мотивация персонала, задействованного в проектной работе, также препятствует достижению целей. Без достаточной мотивации и заинтересованности члены команды не проявляют должного энтузиазма и не прилагают достаточно усилий для выполнения заданий вовремя и с высоким качеством.
Как узнать больше?
Вы хотите научиться успешно управлять проектами и стать востребованным специалистом на рынке труда? Вы ищете качественное и доступное образование в этой области? Тогда мы приглашаем вам пройти нашу программу повышения квалификации по управлению проектами. Эта уникальная программа дает возможность получить теоретические знания и практические навыки по всем аспектам проектного менеджмента, а также документ установленного образца о прохождении обучения.
Почему вы должны выбрать именно эту программу? Вот несколько причин:
-
Разработана с учетом современных требований и стандартов проектного менеджмента, а также опыта ведущих экспертов и практиков в этой области.
-
Охватывает все стадии жизненного цикла проекта: от инициации и планирования до реализации и закрытия. Каждый модуль содержит теоретический материал, практические задания, тесты и кейсы для закрепления знаний.
-
Проводится в дистанционном формате, что позволяет вам изучать материал в удобном для вас темпе. Вы получите доступ к электронной обучающей платформе, где сможете просматривать лекции, скачивать материалы, выполнять задания и общаться с преподавателями и однокурсниками.
-
По окончании программы вы сможете применять полученные знания и навыки на практике, а также продемонстрировать свою квалификацию потенциальным работодателям или заказчикам.
