Проекты — это основа любого бизнеса. Они помогают достигать целей, решать проблемы, развивать компанию и удовлетворять потребности клиентов. Но как не потеряться во множестве задач, сроков, ресурсов и заинтересованных сторон? Как обеспечить прозрачность и согласованность процессов, а также своевременное и качественное выполнение работ?
Для этого существует специальный инструмент — дорожная карта проекта. Это документ, отражающий основные проектные этапы и их итоги, и демонстрирующий связь между ними. Дорожная карта позволяет увидеть общую картину, установить приоритеты, скоординировать действия и коммуницировать с заинтересованными сторонами.
В статье расскажем, что такое дорожная карта проекта, как она выглядит, зачем она нужна и как ее составить.
Что такое дорожная карта проекта?
Дорожная карта — это стратегический документ, отображающий проектные этапы и итоги на определенный период. Она демонстрирует, что требуется сделать, чтобы достичь желаемого состояния, как это будет сделано и когда это будет совершено.
Дорожная карта может иметь различный уровень детализации. Ее можно представить в виде таблицы, диаграммы, графика, презентации, формы или инфографики. Она может включать в себя следующие элементы:
-
Цели — это итоги, которых хочет достичь клиент или бизнес. Они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, релевантными и ограниченными по времени (SMART).
-
Задачи — конкретные действия или шаги, которые необходимо выполнить для достижения целей. Они должны быть распределены по ответственным исполнителям и иметь четкие сроки.
-
Результаты — конкретные продукты или артефакты, которые создаются в ходе выполнения задач (пример: определенное количество продаж или готовность объекта к определенному сроку). Они должны быть проверяемыми и соответствовать требованиям заказчика.
-
Последовательность и взаимосвязь задач, подзадач и результатов, и ресурсы, необходимые для их выполнения. Обязаны быть реалистичными и учитывать риски и зависимости.
Дорожная карта является живым документом, который способен меняться в зависимости от перемены ситуации, требований и обратной связи. Ее необходимо согласовать с командой и заинтересованными сторонами, регулярно обновлять и проводить презентации.
Отличия от плана проекта
Дорожная карта и план реализации проекта — это два разных документа, у которых бывают разные цели и уровни детализации. План — это более формальный документ, он подробно описывает все аспекты управления проектом: обоснование, задачи, ресурсы, риски, бюджет, качество, коммуникации и т.д. Он бывает необходим для того, чтобы контролировать все процессы.
Дорожная карта — это более обобщенный документ, который отражает только ключевые этапы и их итоги. Она бывает необходима для того, чтобы продемонстрировать общую картину, установить приоритеты, скоординировать действия и выстроить коммуникацию участников друг с другом.
Так, план — это «как» делать, а дорожная карта — это «что» и «когда» делать.
Функции дорожной карты проекта
Дорожная карта имеет множество преимуществ для успешного управления проектами. Так, она помогает:
-
видеть цели и итоги на нескольких уровнях: стратегическом, тактическом и оперативном;
-
устанавливать приоритеты и фокусироваться на самом важном;
-
координировать действия между участниками проекта: командой, заказчиком, стейкхолдерами;
-
обсуждать прогресс и ожидания по проекту внутри и вне команды сотрудников;
-
адаптироваться к переменам, учитывать риски и зависимости;
-
повышать мотивацию и вовлеченность команды в достижение целей.
Виды дорожных карт
Существует много видов дорожных карт в зависимости от желаемых итогов, аудитории и содержания.
-
Дорожная карта продукта — это документ, показывающий желаемые итоги и процессы по разработке продукта на определенный период (неделя, месяц, год, произвольный срок). Она необходима для того, чтобы согласовать видение продукта с потребностями клиентов и бизнеса, и для того, чтобы координировать работу разработчиков, дизайнеров, маркетологов и других специалистов.
-
Дорожная карта команды: демонстрирует желаемые итоги и процессы по работе конкретной команды на определенный период. Она необходима для того, чтобы синхронизировать действия сотрудников команды, и для того, чтобы демонстрировать их вклад в общий продукт.
-
Дорожная карта технологии: демонстрирует желаемые итоги и процессы по развитию технологии или инфраструктуры на определенный период. Необходима для того, чтобы выявить требования и ограничения технологии, и для того, чтобы планировать и реализовывать инновации и улучшения.
-
Дорожная карта стратегии продаж: демонстрирует желаемые итоги и процессы по реализации стратегии продаж фирмы или организации на определенный период. Необходима для того, чтобы выражать видение и миссию компании или организации, выстраивать долгосрочные и краткосрочные приоритеты и действия.
Это не полный список типов дорожных карт. Существуют и другие типы, например, дорожная карта маркетинга, обучения, развития предприятия и т.д. Выбор типа карты зависит от целей и аудитории проекта.
Формирование структуры дорожной карты
Дорожная карта может иметь различную структуру в зависимости от вида и аудитории проекта. Однако, есть некоторые общие элементы, которые обычно в нее включаются:
-
Заголовок, формулирующий суть и тему проекта. Он обязан быть кратким, ясным и привлекательным для аудитории.
-
Введение, краткое описание, которое объясняет, что представляет и зачем нужна карта, как она составлялась и как ее использовать.
-
Основная часть, содержание дорожной карты, которое показывает желаемые итоги, этапы работ, запланированные действия и мероприятия на определенный период времени. Ее можно разделить на секции или подразделы в зависимости от уровня детализации и сложности проекта.
-
Заключение, итоговая часть, которая подводит итоги, делает выводы и дает рекомендации.
Карта может содержать дополнительные элементы:
-
Обложка, первая страница, содержит заголовок, логотип компании или организации, имя автора и дату создания или обновления документа.
-
Содержание, список или таблица всех разделов, подразделов и статей карты с указанием номеров страниц. Необходимо, чтобы лучше ориентироваться в документе и находить нужную информацию.
-
Приложения, дополнительные материалы и статьи, которые подкрепляют или расширяют информацию в основной части: таблицы, графики, диаграммы, схемы, примеры, ссылки и т.д.
-
Структура карты способна варьироваться в зависимости от специфики проекта и предпочтений автора. Главное — сделать ее структурированной, логичной и понятной для аудитории.
Как составить дорожную карту?
Составление дорожной карты — это сложный творческий процесс, требующий анализа, планирования и согласования. Нет единого правильного способа составить дорожную карту, но есть некоторые общие шаги. Вот пример:
-
Установите цели и ожидания. Необходимо будет четко понимать, зачем делается проект, какие проблемы он решает, к каким итогам приводит и как соответствует компании или организации. Необходимо учесть интересы и потребности клиента и стейкхолдеров.
-
Соберите и проанализируйте информацию. Так, необходимо будет собрать все данные, которые могут повлиять на проект: требования, ресурсы, риски, зависимости, ограничения, провести анализ рынка, конкурентов, технологий и других факторов. Для этого задействуйте другие отделы организации: отдел маркетинга, отдел продаж и др.
-
Установите задачи и желаемые итоги. Разбейте проект на конкретные этапы или шаги, которые нужно выполнить для достижения целей. Установите итоги или продукты, которые будут сформированы в ходе выполнения этих шагов. Необходимо назначить ответственных за каждый этап и итог, определить критерии качества и проверки.
-
Распределите задачи и их итоги по времени. Определите сроки выполнения каждого этапа, установите взаимосвязь между ними. Учтите реалистичность сроков и возможность изменений.
-
Визуализируйте дорожную карту. Выберите подходящий формат и инструмент для представления карты: график, таблица, диаграмма и др. Необходимо сделать дорожную карту понятной, привлекательной и информативной для целевой аудитории.
-
Согласуйте, используйте и постоянно обновляйте дорожную карту. Нужно представить ее команде, сотрудникам и заинтересованным сторонам, получить их обратную связь и внести необходимые корректировки. Регулярно отслеживайте новые результаты развития и реализации, и обновляйте карту в соответствии с новыми данными.
Составление дорожной карты — это непростая задача, она требует знаний, навыков и опыта в проектном менеджменте. Если вы хотите повысить свою квалификацию в этой сфере или получить новую, мы рекомендуем вам пройти переподготовку по менеджменту от НИПКЭФ. Наши дистанционные курсы обучения позволят вам изучить основы управления проектами, а также практически применить полученные знания на реальных кейсах.
Сервисы, в которых создаются дорожные карты
Есть множество электронных сервисов, которые позволяют создавать дорожные карты онлайн. Вот некоторые из них:
-
Aha! — это простая платформа для менеджмента продуктов и проектов, которая предлагает мощный инструмент для создания roadmap. Выбирайте из доступных вариантов шаблонов и таблиц, и настраивайте их под свои нужды. Вы можете интегрировать Aha! с другими сервисами, такими как Jira, Slack, GitHub и т.д.
-
Roadmunk — это сервис для составления дорожных карт, позволяющий визуализировать стратегию и перспективы. Составляйте карты с помощью простого интерфейса и богатой библиотеки шаблонов, синхронизируйте инструмент Roadmunk с другими сервисами, например, Jira, Trello, Asana и т.д.
-
ProductPlan — это электронный сервис для создания дорожных карт, который помогает определить стратегию и оформить ее в презентацию. С помощью интуитивного интерфейса и разнообразных таблиц легко создать roadmap. Можно интегрировать ProductPlan с другими сервисами, например, Jira, Slack, GitHub и т.д.
-
Asana — платформа для менеджмента работы и проектов в сети. Для создания карты предусмотрен удобный интерфейс и много различных функций. Asana можно синхронизировать с другими сервисами, такими как Google, Slack, Zoom и т.д.
-
Trello — сервис для составления дорожных карт, который позволяет визуализировать свою работу и перспективы. Его преимуществами являются простой интерфейс и богатая библиотека шаблонов. Trello можно синхронизировать с Jira, Google, Slack и т.д.
Это уже не полный список сервисов для создания дорожных карт. Выбор, какой сервис использовать, зависит от ваших предпочтений и потребностей.
Мифы о дорожной карте
Дорожные карты — это полезные и популярные инструменты для проектного менеджмента, но вокруг них существует много мифов и заблуждений.
Миф 1: Дорожная карта — это фиксированный график, который не подлежит изменениям.
Реальность: Это живой электронный документ, который может и должен адаптироваться к изменениям ситуации, требований или обратной связи. Это не гарантия, а скорее направление, ориентир, помощь.
Миф 2: Дорожная карта — это детальный список задач и сроков, которому требуется строго следовать.
Реальность: Это несколько обобщенный документ, отражающий ключевые этапы, итоги и перспективы. Она не является заменой расписанию проекта, скорее, это дополнение и обзор.
Миф 3: Это технический документ, который нужен только для разработчиков или менеджеров.
Реальность: Это стратегический документ, необходимый для всех участников проекта: команды, сотрудников, заказчика, стейкхолдеров. Он позволяет видеть общую картину, устанавливать приоритеты, координировать действия и поддерживать контакт с аудиторией.
