Что такое управление проектами?

• Что такое управление проектами?

• Для чего нужно управление проектами?

• Преимущества и недостатки проектного метода управления

• Из кого состоит команда проекта и зачем проекту нужен менеджер

• Стандарты управления проектами

• Основные этапы управления проектом

• Методологии управления проектами

• Подходы к управлению жизненным циклом проекта

• Инструменты для управления проектами

• Как стать менеджером проектов?

• Особенности обучения в НИПКЭФ

Управление проектами — это искусство и наука реализации целей в ограниченных условиях. Как сделать так, чтобы проект был выполнен вовремя, с нужным качеством, и вписался в бюджет? Как согласовать интересы заинтересованных лиц? Как избежать рисков и преодолеть трудности? На эти вопросы мы постараемся ответить в нашей статье, в которой расскажем о современных подходах и методологиях управления проектами и о том, как развиваться в этой сфере.

Что такое управление проектами?

Управление проектами — это процесс планирования, организации и мониторинга ресурсов для реализации конкретных целей в рамках ограниченного времени и бюджета. Это понятие включает в себя выяснение области проекта, формирование команды, распределение задач, установление сроков и критериев качества, мониторинг процесса исполнения, управление рисками и изменениями, а также анализ итогов и результативности проекта. Управление проектами применяется в различных сферах деятельности: в строительстве, IT, маркетинге, образовании и многих других. Оно помогает достигать желаемых результатов в соответствии с требованиями заказчика и заинтересованных лиц.

Чем отличается от традиционного менеджмента?

Традиционный менеджмент фокусируется на постоянных и стабильных бизнес-процессах организации: продажах, маркетинге, финансах. Главная задача менеджмента — это повышение результативности и прибыли в рамках установленных стандартов и правил.

Управление проектами же занимается временными и единичными задачами, требующими инноваций, творчества и адаптации к изменяющимся условиям. Главная задача в данном случае — реализация определенных целей в ограниченное время и в рамках выделенного бюджета.

Для чего нужно управление проектами?

Проектное управление нужно для того, чтобы:

• решать сложные и нетривиальные проблемы;

• реализовывать новые идеи и возможности;

• соответствовать потребностям и ожиданиям заказчиков;

• преодолевать конкуренцию на рынке;

• совершенствовать продукты и услуги;

• повышать репутацию и имидж организации;

• развивать навыки и компетенции сотрудников.

Преимущества и недостатки проектного метода управления

Проектный метод управления имеет свои преимущества и недостатки по сравнению с традиционным методом.

Из кого состоит команда проекта и зачем проекту нужен менеджер

Команда проекта — это группа людей, работающих над выполнением проектных задач. Она может состоять из разных специалистов в зависимости от характера и масштаба проекта. Команда может включать в себя:

• менеджера — ответственного за планирование, организацию, контроль и закрытие проекта;

• исполнителей — ответственных за выполнение конкретных работ;

• заказчика — представителя организации или лица, которому предназначен результат;

• спонсора — лицо или организацию, которые финансируют или поддерживают проект;

• экспертов — лиц или организации, которые имеют специальные знания или опыт по соответствующей теме или области;

• заинтересованных сторон — лиц или организации, которые могут повлиять на ход или результат проекта или которые могут быть затронуты им.

Менеджер должен реализовать следующие виды деятельности:

1. Определить цели и область проекта.

2. Разработать план работы.

3. Сформировать и развивать команду.

4. Обеспечить связь между всеми участниками.

5. Распределять ресурсы и решать проблемы.

6. Отслеживать ход выполнения работ. 

7. Контролировать качество и риски.

8. Закрыть проект и подвести итоги.

Стандарты управления проектами

Стандарты управления проектом — это набор правил, рекомендаций и самых результативных методик для эффективного проектного управления. Существует множество стандартов, сформулированных разными организациями или сообществами. Некоторые из таких стандартов:

• PMBOK —база знаний по управлению проектами от Института управления проектами.

• PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) — структурированный метод управления проектами, разработанный в Великобритании и базирующийся на семи принципах, семи темах и семи процессах.

• ISO 21500 — стандарт управления проектами, определяющий общие принципы и определения в этой области.

• Agile — гибкий подход к управлению проектом, базирующийся на итеративном и инкрементном развитии продукта с участием заказчика и постоянной адаптации к изменениям.

Стандарты управления проектом помогают компаниям и проектным менеджерам повышать качество и эффективность работы, облегчают понимание и совместную работу между разными заинтересованными сторонами.

Основные этапы управления проектом

Управление проектом состоит из нескольких основных этапов, которые определяют его жизненный цикл. Это последовательность фаз, через которые проходит проект от старта до финала. Этапы могут различаться в соответствии с типом, масштабом и сложностью проекта, используемой методологией или стандартом. Однако обычно выделяют такие этапы — читайте ниже.

Инициирование проекта

Инициирование — это этап, на котором определяется цель, обоснование, область и ограничения проекта. На этом этапе проводится анализ заинтересованных сторон, рисков и возможностей. Результатом этого этапа является формальное одобрение или отклонение проекта спонсором или заказчиком.

Планирование проекта

Планирование — этап, на котором разрабатывается детальный план работы по проекту, определяются задачи, ресурсы, сроки, бюджет, качество и коммуникация. Разрабатываются планы по управлению рисками и возможными переменами. Итогом данного этапа является базовая схема, служащая основой для выполнения и контроля проекта.

Исполнение проекта

Исполнение — это этап, на котором непосредственно выполняются работы по созданию продукта. На этом этапе команда реализует задачи в соответствии с планом. Проводится сбор и распределение информации о процессе выполнения работ. Результат этого этапа — готовый продукт.

Мониторинг и контроль проекта

Это этап, на котором проводится отслеживание процесса работ и сравнивается фактическое выполнение работ с плановым. Затем проводятся корректирующие действия по устранению отклонений от плана, управление переменами и рисками, оценивается уровень качества итогового продукта. Результатом этого этапа является оперативное обнаружение и преодоление затруднений и гарантия соответствия требованиям заказчика.

Закрытие проекта

Закрытие — это последний этап в управлении проектами, на котором завершаются все работы и заказчику передается продукт. Анализируются и оцениваются результаты, подводятся итоги по затратам и ресурсам, собираются уроки и рекомендации для будущих проектов.

Методологии управления проектами

Методология управления проектом — это система правил, методик, техник и инструментов для планирования, исполнения и контроля работ. Существует множество методологий, отличающихся по своему подходу, философии, целям и принципам. Перечислим некоторые из наиболее распространенных.

Waterfall

Waterfall — это традиционная методология управления проектом, основанная на последовательном выполнении фаз. Каждая фаза должна быть полностью завершена, прежде чем начнется следующая. Изменения в требованиях или дизайне во время реализации не допускаются или минимизируются. Waterfall подходит для простых и стабильных проектов с четко определенными требованиями и результатами.

Agile

Agile — это гибкая методология, основанная на итеративном и инкрементном развитии продукта с участием заказчика и постоянной адаптации к изменениям. Каждая итерация (спринт) длится от нескольких дней до нескольких недель и включает в себя планирование, анализ, дизайн, разработку, тестирование и демонстрацию работоспособного функционала продукта. Agile подходит для сложных и динамичных проектов с неопределенными или меняющимися требованиями и результатами.

Scrum

Scrum — это одна из самых популярных методологий Agile, которая ориентирована на доставку максимальной ценности для заказчика в минимальные сроки. Scrum основывается на самоорганизации команды, которая состоит из руководителя, владельца продукта и исполнителей. Scrum использует ряд артефактов (Product Backlog, Sprint Backlog, Burndown Chart) и событий (Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review, Sprint Retrospective) в управлении процессом разработки продукта.

Kanban

Kanban — это еще одна методология Agile, которая фокусируется на оптимизации потока работы. Эта методология основывается на использовании визуальной доски (Kanban Board), на которой отображаются задачи в разных статусах (To Do, In Progress, Done). Kanban использует ограничение количества задач в каждом статусе (Work In Progress Limit) для предотвращения перегрузки команды и повышения качества работы.

Подходы к управлению жизненным циклом проекта

Управление жизненным циклом — это способ организации работы в соответствии с проектными характеристиками и требованиями заказчика. Подход к управлению жизненным циклом определяет, какие фазы, процессы, роли и артефакты будут использоваться в работе и как они будут взаимодействовать друг с другом. Существует множество подходов к управлению проектным жизненным циклом, которые можно разделить на две основные группы:

• Предиктивные подходы основаны на предположении, что все требования и результаты известны и неизменны с самого начала. Эти подходы используют линейный или водопадный жизненный цикл, который состоит из последовательных фаз, каждая из которых завершается, прежде чем начнется следующая. Предиктивные подходы подходят для простых и стабильных проектов с низкой неопределенностью и рисками.

• Адаптивные подходы основаны на предположении, что требования и результаты неясны или изменчивы. Эти подходы используют итеративный или гибкий жизненный цикл, состоящий из повторяющихся спринтов, в ходе которых создается работоспособный функционал продукта и получается обратная связь от заказчика. Адаптивные подходы подходят для сложных и динамичных проектов с высокой неопределенностью и рисками.

Инструменты для управления проектами

Инструменты для управления проектом — это программные средства, которые помогают планировать, организовывать, контролировать и анализировать ход выполнения проекта. С их помощью можно определить цели и задачи, распределить ресурсы, отслеживать сроки и бюджет, управлять рисками и изменениями, обеспечивать коммуникацию и сотрудничество между участниками, а также оценивать результаты и эффективность работы.

Существует множество инструментов для управления проектом, отличающихся по функционалу, стоимости, удобству использования и другим параметрам. Некоторые из них специализируются на определенных типах или областях, таких как, например, IT, строительство, маркетинг и т.д. Другие же являются универсальными и подходят для любых задач.

Выбор инструмента для управления проектом зависит от многих факторов: размер и сложность работ, количество и квалификация участников, требования заказчика и стейкхолдеров, доступность и надежность интернет-соединения и т.д. Важно также учитывать личные предпочтения и привычки менеджера и его команды.

Некоторые из самых популярных инструментов для управления проектом на сегодняшний день — это Microsoft Project, Trello, Asana, Jira, Basecamp, Wrike и другие. Они обладают различными возможностями и преимуществами, которые можно изучить на их официальных сайтах или в обзорных статьях в интернете.

Как стать менеджером проектов?

Существуют такие варианты:

• Высшее образование по соответствующей специальности. Это наиболее длительный способ изучения: высшее образование предполагает получение бакалаврской или магистерской степени. Такое образование дает не только теоретические знания, но и практический опыт работы над реальными проектами под руководством опытных преподавателей и наставников;

• Самообразование. Это самый сложный способ изучения. Обучающийся должен самостоятельно выбирать источники информации, книги, статьи, видео, подкасты. Этот способ требует поиска возможностей для практики: волонтерства, стажировки или работы над собственными проектами.

• Курсы и тренинги. Это самый быстрый и доступный способ получить базовые знания и навыки по управлению проектами. Например, вы можете записаться на курс «Управление проектами» от НИПКЭФ.

Особенности обучения в НИПКЭФ

• Доступ к программе обучения навсегда: проходить программу можно в своем темпе, и вы сможете в любой момент освежить в памяти информацию.

• Внутренняя рассрочка с прозрачными условиями: не нужно ждать одобрения от банка и платить проценты.

• Помощь и сопровождение на каждом этапе обучения и после него: поможем вам найти работу в новой для вас сфере.

• Преподаватели с огромным опытом практической работы: вы будете изучать теорию на примерах реальных кейсов и случаев из практики.

• Сопровождение персонального куратора, который поможет с любыми вопросами.

• Гибкие условия оплаты, скидки, акции и подарки.

• Нетворкинг и общение в профессиональном комьюнити.

С НИПКЭФ вы легко освоите новую профессию и станете востребованным специалистом.