Высокая конкуренция заставляет компании искать способы для привлечения и удержания аудитории, подстраиваться под ее насущные желания, оперативно решать все возникающие вопросы. Выпускать успешные масштабные проекты возможно лишь при слаженной работе всей команды и использовании верных стратегий.
Управление проектами – это как раз тот эффективный метод, который поможет организовать четкую работу внутри компании и значительно улучшить показатели бизнеса. Из нашей статьи вы узнаете подробности об этом подходе.
Понятие управления проектами
Под проектом подразумевают мероприятия, которые ограничены по времени и имеют общую цель – создать новый продукт/услугу или достигнуть некий результат.
Успешные проекты с неба не падают. Чтобы добиться поставленных целей, тщательно согласовываются все действия, инструменты и исполнители. Провальный проект – это несоответствие итоговых результатов изначальным задачам.
Управление проектами – это организация рабочих процессов таким образом, чтобы в итоге добиться поставленных целей. Цели могут быть, к примеру, следующие: завершить задачу в установленные сроки, уложиться в имеющийся бюджет, достичь нужного качества, создать конкурентоспособный продукт.
Для чего нужно управлять проектом?
Основной инструмент в достижении стратегических задач проекта – это проектный менеджмент, который и поможет определить наиболее значимые для развития бизнеса цели, распределить задачи внутри команды исполнителей и направить все действия на получение желаемого конечного результата.
Проектное управление дает возможность:
-
поделить на этапы рабочий процесс;
-
автоматизировать рутинные задачи;
-
проконтролировать затраченные финансы;
-
отследить сроки выполнения;
-
определить, какие действия результативные, а какие нуждаются в доработке;
-
проверить результат каждого этапа и всего проекта в целом.
Трудности при управлении проектом
Не все так безоблачно. В процессе управления проектами есть вероятность столкнуться со следующими трудностями:
-
сложности при переходе на новую модель (измена привычным традициям в работе и быстрая перестройка могут оказаться достаточно сложными действиями для сотрудников и занять с непривычки много времени);
-
недостаточный бюджет (чаще всего, это беда небольших компаний);
-
высокие требования к компетенциям руководителя проекта и команды (это поправимо с помощью дополнительного обучения);
-
четкость задач подходит не всем (трудности от этого испытывают те сотрудники, которые привыкли к более творческой работе).
Безусловно, управление проектами предполагает серьезные затраты времени, сил и финансов, но это того стоит, поскольку позволяет избежать множество проблем и недочетов в будущем.
Какие существуют роли в управлении проектами?
Каждая роль в проекте имеет свои функции и полномочия. Роли нужны для того, чтобы разделить обязанности и знать, кто за что конкретно отвечает.
Чаще всего, в проекте существуют следующие роли:
-
Руководитель проекта (менеджер проекта) – ответственное лицо, которое осуществляет контроль над всеми рабочими процессами, раздает задачи сотрудникам с учетом их опыта, навыков, личных качеств, контролирует соблюдение правил и отвечает за конечный результат проекта.
-
Куратор – представитель высшего руководства компании, поддерживающий проект и взаимодействующий с руководителем/менеджером проекта.
-
Исполнитель – ответственный сотрудник, который выполняет текущие задачи.
-
Новатор – креативный сотрудник, способный нестандартно мыслить, придумывать новые пути и неординарно подходить к решению вопросов.
-
Поставщик – отвечает за своевременную поставку необходимых для проекта товаров, продуктов, услуг.
-
Клиент – то лицо, которому адресован конечный продукт (за исключением проектов, которые запускаются для внутренних нужд или решения вопросов компании).
-
Заказчик – указывает требования к проекту и осуществляет итоговую проверку результатов.
-
Аналитик – проводит оценку идей, стратегий, планов для их утверждения или поиска более эффективного решения.
-
Спонсор – физическое или юридическое лицо, безвозмездно финансирующее проект.
Количество ролей, участвующих в проекте, может быть разным, в зависимости от деятельности компании и конкретной специфики проекта.
Основные стадии процесса управления проектами
Строительство любого шедевра всегда начинается с закладывания прочного фундамента, и успешный проект – не исключение. Проекты бывают разные и, безусловно, разработка компьютерной программы отличается от создания новой марки автомобиля, но каждый проект проходит примерно идентичные периоды в процессе своего развития, которые в комплексе называются жизненным циклом проекта.
Работа над проектом выстраивается поэтапно и включает в себя следующие стадии:
-
Процесс инициации.
На первоначальном этапе определяются суть и цель проекта, предполагаются сценарий развития, результаты и выясняется целесообразность запуска. Простыми словами, нужно четко решать: стоит ли проект затрат и вложений.
-
Планирование проекта.
Если решение принято – пора заняться делом:
-
утвердить конечную цель проекта;
-
определить KPI (эффективность);
-
сформировать перечень задач;
-
распределить финансы;
-
продумать возможные риски;
-
создать команду и раздать индивидуальные задачи, в соответствии с профессиональными компетенциями сотрудников;
-
определиться, как будет оцениваться работа;
-
решить, как будет осуществляться контроль;
-
установить дедлайны;
-
убедиться в готовности к будущим проблемам и изменениям.
-
-
Этап выполнения.
На следующем шаге закатываются рукава, запускается бурная деятельность участников команды, а сам проект обретает все более реальные очертания. Тут важно:
-
грамотно распределять все ресурсы;
-
продумывать мотивацию для сотрудников;
-
внедрять методы контроля исполнение задач;
-
проводить регулярные обсуждения с командой.
-
-
Аналитика.
Даже самое грамотное планирование может не привести к желанному результату без осуществления контроля над каждым рабочим этапом. Мониторить работу над проектом можно с помощью специальных аналитических программ, только тогда есть реальный шанс получить достоверные выводы об эффективности проекта и, при надобности, провести переоценку, оптимизировать затраты, пересмотреть участников, действия или задачи проекта.
-
Завершение проекта.
На финальной стадии дорабатываются мелкие недочеты, оформляются отчетные документы по проекту, надежно архивируется вся информация, а результаты передаются заказчику. Тут важно быстро получить от заказчика обратную связь, чтобы учесть ошибки, подвести черту под проектом и закрыть его.
Какие бывают стратегии управления проектами?
Универсального рецепта не существует, но есть несколько основных стратегий, пользующихся наибольшей популярностью у руководителей проектов, которые выбирают один из методов или успешно комбинируют несколько.
1. Waterfall (каскадный/водопадный метод управления проектом)
Главный принцип – четкая и нерушимая последовательность этапов, то есть следующее действие начинается только по завершению предыдущего.
Методика подходит для долговременных проектов с заранее известными и неизменными требованиями (например, строительных), которые нуждаются в строгом порядке выполнения всех задач.
2. Lean (бережливая методика)
Основной идеей является максимально возможное увеличение производства и ценности продукта/услуги при минимальных финансовых затратах. Для этого упрощаются и оптимизируются рабочие процессы, сокращаются ненужные действия.
Метод чаще всего применяется для проектов, от которых требуется быстрый результат (например, производство материальных товаров и услуг).
3. Agile (гибкая модель)
Это набор гибких методик, преследующих главную цель – сохранение высокого качества продукта, поэтому в процессе допускается определенное участие потребителей.
Команда разбивает проект на мелкие задачи, которые можно сделать за короткое время, быстро провести оценку и внести изменения или дополнения в работу. Эту модель чаще всего выбирают для реализации нечетких проектов с вероятным внесением корректив (например, для разработки программного обеспечения).
Что должен знать и уметь руководитель проектов?
Для того, чтобы профессионально выполнять свою работу, менеджер проекта должен:
-
разбираться в менеджменте и бизнес-планировании:
-
владеть методами и стратегиями управления проектами;
-
понимать проектное финансирование и владеть маркетинговыми техниками;
-
знать способы управления персоналом;
-
иметь опыт успешных кейсов;
-
знать, как управлять проектами в условиях неопределенности;
-
разбираться в специфике проекта;
-
уметь прогнозировать и стратегически мыслить;
-
быть ответственным и стрессоустойчивым человеком;
-
любить и уметь работать с людьми.
Наш дистанционный курс «Управление проектами» даст возможность освоить все теоретические знания и практические навыки, которые потребуются для реализации успешного проекта. Вы научитесь создавать оптимальные условия для запуска проекта, грамотно распределять обязанности и управлять командой, осуществлять контроль на протяжении всех этапов работы.
Управление проектами – это одна из самых эффективных методик для благополучия бизнеса и решения всех его задач, которая позволит заранее обозначить важные цели и успешно их достичь.
