Документооборот и его функции

19.08.2022
Документооборот и его функции
Документооборот и его функции

Работа любого предприятия связана с документами. Непрерывные и оперативные действия с входящей, исходящей или внутренней документацией (с момента ее получения или создания до отправки в пункт назначения или сдачи на сохранение) обеспечивает грамотное функционирование и выгодное развитие организации. Поэтому документооборот – это важная составляющая любого бизнеса. Поговорим о его задачах и функциях, о способах организации разных форм документооборота в компании.


Что такое документооборот и делопроизводство?

Значение документооборота в организации


Сегодня каждая компания в процессе своей деятельности создает огромное количество документов. Они нужны, чтобы зафиксировать или передать информацию, выработать решение и довести его до исполнителей, правильно хранить и использовать при надобности эти материалы. Быстрая, слаженная и четкая работа с документами сэкономит время и позволит трудиться более продуктивно.

Разберем основополагающие понятия в этой области.

Под документом подразумеваются сведения, которые сотрудники располагают на материальном носителе (на бумаге или в электронной форме).

Документооборотом называют жизненный цикл документа с момента его создания до архивации (или уничтожения, если он исчерпал свою значимость). А деятельность, которая связана с процессом оформления документа и всей последующей работой с ним, носит название «делопроизводство». Документооборот – это важная и неотъемлемая часть делопроизводства.

Само слово «делопроизводство» впервые появилось в 18-м веке и обозначало не только сам документ и его содержание, но и вопросы, которые нужно было решить с его помощью.


Какова роль документооборота?

Значение документооборота в организации


Правильно организованный документооборот:

  • обеспечит эффективную и бесперебойную работу компании;

  • поспособствует более высокому качеству работы персонала;

  • позволит руководству принимать правильные решения;

  • предоставит оперативный доступ к ранее созданной информации;

  • позволит быстро доносить новую информацию от управленцев до исполнительных работников;

  • даст возможность начальству лучше контролировать выполнение задач.


Каковы основные формы документооборота?

Значение документооборота в организации


Главной целью документооборота и сотрудников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства, – значительно уменьшить время движения документа, начиная от его приема и заканчивая архивацией.

Формы документооборота позволяют ускорить жизненный цикл документа. Всего таких форм три:

  1. централизованная;

  2. децентрализованная;

  3. смешанная.

При централизованной форме все операции с документами концентрируются в одном специальном подразделении (например, в канцелярии или у сотрудника секретариата).

Ключевым принципом децентрализованной формы является осуществление делопроизводственных операций в рассредоточенных структурных подразделениях. Эту форму применяют компании, состоящие из территориально удаленных друг от друга отделов.

При смешанной форме работа с документами ведется по централизованному и децентрализованному принципам одновременно.


Виды документов

Значение документооборота в организации


Документы, с которыми нужно работать, делятся на четыре группы:

  • входящие (информация, которая поступает в компанию);

  • исходящие (документы, которые компания отправляет адресатам);

  • внутренние (материалы, которые используются внутри компании для ее эффективного функционирования);

  • первичные (документация, которая фиксирует хозяйственную операцию).


Каков порядок документооборота?

Каков порядок документооборота?


Российская система делопроизводства основана на единых нормах документооборота и контроле за документом с момента его поступления.

Основные функции специалиста делопроизводства обычно таковы:

  1. составить и оформить документ;

  2. принять и зарегистрировать его;

  3. распределить документы и доставить исполнителям;

  4. отправить адресатам исходящую документацию;

  5. осуществить контроль за сроком исполнения документов;

  6. сдать документ на хранение в архив;

  7. обеспечить использование документов, которые хранятся в архиве.

Эти действия могут видоизменяться в зависимости от вида документопотока. Например, входящую документацию следует обязательно сначала передавать на рассмотрение руководству, а на исходящем документе должна стоять подпись уполномоченного сотрудника.


Главные принципы грамотной организации документооборота

Значение документооборота в организации


Так как большая часть рабочего времени руководителей компании тратится на создание, разработку и анализ документов, то следует как можно раньше организовать качественное делопроизводство с учетом современных норм, новейших технологий и эффективных принципов.

Поэтому при работе с документами нужно придерживаться следующих правил:

  • действовать оперативно (четко и быстро работать с документами);

  • не прерывать процесс (откладывать работу с документами нельзя, иначе информация может потерять актуальность, а количество незавершенных задач станет неподъемным и потребует лишних затрат времени);

  • использовать современные технические возможности (компьютер, факс, сканер, ксерокс и другая оргтехника облегчат и ускорят работу);

  • учитывать целеполагание (каждое действие с документами должно быть оправдано конкретной итоговой целью; составлять документы следует только в случае, если это действительно нужно для дела или требуется по закону);

  • автоматизировать все возможные процессы работы с документами (для этого существуют специальные программы – например, «1С»);

  • систематизировать все документы по их виду и предназначению (можно внедрить систему кодов по заголовкам документов, разносить дела по отдельным папкам в зависимости от назначения или отдела, к которому они непосредственно относятся – например: «Отдел бухгалтерии», «Отдел кадров», «Маркетинг», «Производственный отдел» и так далее);

  • придерживаться единого порядка по составлению документов и дальнейшей работы с ними (правила можно озвучить в инструкции или довести до персонала с помощью инструктажа, обучающих лекций и практикумов);

  • допускать к работе только опытных лиц (с документами должны работать лишь уполномоченные сотрудники, имеющие соответствующие знания и навыки);

  • следить за появляющимися новшествами в делопроизводстве, осваивать их и внедрять в практику.

Нельзя забывать и о совершенствовании своих компетенций. Современный документооборот не стоит на месте: появляются новые возможности, модернизируются технологии, дорабатываются правила, поэтому повышение квалификации бухгалтеров — неотъемлемая часть профессии. Еще один аргумент в пользу обучения — это тот факт, что конкретные документы предполагают свои собственные правила обработки. К примеру, бухгалтерский документооборот имеет свою специфику и особенности. В этом случае нужны будут знания и в сфере экономики и финансов.

В нашем институте доступна переподготовка на бухгалтера, вы можете освоить эту профессию и стать квалифицированным специалистом с высоким доходом. После обучения наши выпускники получают московский диплом установленного образца, подтверждающий полученные навыки и актуальный уровень знаний.

Не нравится

Читайте также:

Бесплатная консультация
Ваша заявка принята
Отзывы о нас
  • Отзывы в Яндекс Отзывы в Яндекс

    28+ отзывов 5

  • Отзывы в 2GIS Отзывы в 2GIS

    107+ отзывов 5

  • Отзывы в Zoon Отзывы в Zoon

    64+ отзывов 4,9

  • Отзывы в Отзовик Отзывы в Отзовик

    24+ отзывов 4,9