Работа любого предприятия связана с документами. Непрерывные и оперативные действия с входящей, исходящей или внутренней документацией (с момента ее получения или создания до отправки в пункт назначения или сдачи на сохранение) обеспечивает грамотное функционирование и выгодное развитие организации. Поэтому документооборот – это важная составляющая любого бизнеса. Поговорим о его задачах и функциях, о способах организации разных форм документооборота в компании.
Что такое документооборот и делопроизводство?
Сегодня каждая компания в процессе своей деятельности создает огромное количество документов. Они нужны, чтобы зафиксировать или передать информацию, выработать решение и довести его до исполнителей, правильно хранить и использовать при надобности эти материалы. Быстрая, слаженная и четкая работа с документами сэкономит время и позволит трудиться более продуктивно.
Разберем основополагающие понятия в этой области.
Под документом подразумеваются сведения, которые сотрудники располагают на материальном носителе (на бумаге или в электронной форме).
Документооборотом называют жизненный цикл документа с момента его создания до архивации (или уничтожения, если он исчерпал свою значимость). А деятельность, которая связана с процессом оформления документа и всей последующей работой с ним, носит название «делопроизводство». Документооборот – это важная и неотъемлемая часть делопроизводства.
Само слово «делопроизводство» впервые появилось в 18-м веке и обозначало не только сам документ и его содержание, но и вопросы, которые нужно было решить с его помощью.
Какова роль документооборота?
Правильно организованный документооборот:
-
обеспечит эффективную и бесперебойную работу компании;
-
поспособствует более высокому качеству работы персонала;
-
позволит руководству принимать правильные решения;
-
предоставит оперативный доступ к ранее созданной информации;
-
позволит быстро доносить новую информацию от управленцев до исполнительных работников;
-
даст возможность начальству лучше контролировать выполнение задач.
Каковы основные формы документооборота?
Главной целью документооборота и сотрудников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства, – значительно уменьшить время движения документа, начиная от его приема и заканчивая архивацией.
Формы документооборота позволяют ускорить жизненный цикл документа. Всего таких форм три:
-
централизованная;
-
децентрализованная;
-
смешанная.
При централизованной форме все операции с документами концентрируются в одном специальном подразделении (например, в канцелярии или у сотрудника секретариата).
Ключевым принципом децентрализованной формы является осуществление делопроизводственных операций в рассредоточенных структурных подразделениях. Эту форму применяют компании, состоящие из территориально удаленных друг от друга отделов.
При смешанной форме работа с документами ведется по централизованному и децентрализованному принципам одновременно.
Виды документов
Документы, с которыми нужно работать, делятся на четыре группы:
-
входящие (информация, которая поступает в компанию);
-
исходящие (документы, которые компания отправляет адресатам);
-
внутренние (материалы, которые используются внутри компании для ее эффективного функционирования);
-
первичные (документация, которая фиксирует хозяйственную операцию).
Каков порядок документооборота?
Российская система делопроизводства основана на единых нормах документооборота и контроле за документом с момента его поступления.
Основные функции специалиста делопроизводства обычно таковы:
-
составить и оформить документ;
-
принять и зарегистрировать его;
-
распределить документы и доставить исполнителям;
-
отправить адресатам исходящую документацию;
-
осуществить контроль за сроком исполнения документов;
-
сдать документ на хранение в архив;
-
обеспечить использование документов, которые хранятся в архиве.
Эти действия могут видоизменяться в зависимости от вида документопотока. Например, входящую документацию следует обязательно сначала передавать на рассмотрение руководству, а на исходящем документе должна стоять подпись уполномоченного сотрудника.
Главные принципы грамотной организации документооборота
Так как большая часть рабочего времени руководителей компании тратится на создание, разработку и анализ документов, то следует как можно раньше организовать качественное делопроизводство с учетом современных норм, новейших технологий и эффективных принципов.
Поэтому при работе с документами нужно придерживаться следующих правил:
-
действовать оперативно (четко и быстро работать с документами);
-
не прерывать процесс (откладывать работу с документами нельзя, иначе информация может потерять актуальность, а количество незавершенных задач станет неподъемным и потребует лишних затрат времени);
-
использовать современные технические возможности (компьютер, факс, сканер, ксерокс и другая оргтехника облегчат и ускорят работу);
-
учитывать целеполагание (каждое действие с документами должно быть оправдано конкретной итоговой целью; составлять документы следует только в случае, если это действительно нужно для дела или требуется по закону);
-
автоматизировать все возможные процессы работы с документами (для этого существуют специальные программы – например, «1С»);
-
систематизировать все документы по их виду и предназначению (можно внедрить систему кодов по заголовкам документов, разносить дела по отдельным папкам в зависимости от назначения или отдела, к которому они непосредственно относятся – например: «Отдел бухгалтерии», «Отдел кадров», «Маркетинг», «Производственный отдел» и так далее);
-
придерживаться единого порядка по составлению документов и дальнейшей работы с ними (правила можно озвучить в инструкции или довести до персонала с помощью инструктажа, обучающих лекций и практикумов);
-
допускать к работе только опытных лиц (с документами должны работать лишь уполномоченные сотрудники, имеющие соответствующие знания и навыки);
-
следить за появляющимися новшествами в делопроизводстве, осваивать их и внедрять в практику.
Нельзя забывать и о совершенствовании своих компетенций. Современный документооборот не стоит на месте: появляются новые возможности, модернизируются технологии, дорабатываются правила, поэтому повышение квалификации бухгалтеров — неотъемлемая часть профессии. Еще один аргумент в пользу обучения — это тот факт, что конкретные документы предполагают свои собственные правила обработки. К примеру, бухгалтерский документооборот имеет свою специфику и особенности. В этом случае нужны будут знания и в сфере экономики и финансов.
В нашем институте доступна переподготовка на бухгалтера, вы можете освоить эту профессию и стать квалифицированным специалистом с высоким доходом. После обучения наши выпускники получают московский диплом установленного образца, подтверждающий полученные навыки и актуальный уровень знаний.
