Формы первичных документов бухгалтерского учета

09.12.2022
Формы первичных документов бухгалтерского учета
Формы первичных документов бухгалтерского учета

Как мы знаем, любое событие, которое происходит в жизни компании, – сделка с клиентом, открытие или закрытие филиала, поставка товара, приобретение имущества – так или иначе влияет на дальнейшую судьбу фирмы, ее финансовое состояние и движение финансовых средств.

Деятельность компании немыслима без того, чтобы документально фиксировать каждую финансовую операцию или событие – что произошло, кто ответственен, какие суммы, средства и объемы продукции задействованы в процессе. В противном случае невозможны бухгалтерский учет и выплата налогов, а также решение ряда судебных споров. Фиксировать каждое действие призваны счета, чеки, накладные, акты приема-передачи и т. д. Все эти документы называются первичными.


Что такое первичный документ

первичка для бухучета


Такой термин, как «первичка», известен каждому бухгалтеру, но даже опытному специалисту бывает трудно сразу перечислить все документы, которые относятся к первичным. Кроме того, для бухгалтерского и налогового учетов зачастую требуется разный перечень документов – это создает дополнительные трудности.

Первичные документы – это документы, подтверждающие определенное действие компании: сделку, операцию, событие или что-то еще. Все эти действия именуются фактами хозяйственной жизни, или ФХЖ. ФХЖ должны быть связаны непосредственно с хозяйственной деятельностью организации, иметь экономический эффект и влиять на движение денежных средств в рамках фирмы.

К первичным документам относят контракты, счета на оплату, кассовые чеки, товарные накладные, платежные поручения и многое другое. Закон о первичных документах финансового учета № 402-ФЗ отмечает, что первичный учетный документ составляют на каждый факт хозяйственной жизни. Также Закон № 402-ФЗ не представляет конкретных требований к формам и виду «первички», поэтому их устанавливает руководитель организации и другие уполномоченные лица. Тем не менее, первичный документ должен содержать определенные реквизиты.


Что указано в первичном документе

первичка для бухучета


Согласно Закону № 402-ФЗ, каждый из первичных документов должен иметь семь реквизитов. Перечислим их:  

  • название документа; 

  • дата составления;

  • название субъекта, составившего документ; 

  • содержание факта хозяйственной жизни. 

Тут отметим, что одним первичным документом могут быть оформлены сразу несколько ФХЖ, связанных между собой. В этом случае бухгалтеру нужно привести в документе содержание всех ФХЖ. Кроме того, если первичный документ составляется на основании другого документа, то в «первичке» необходимо дать на него ссылку. 

Документ, на основании которого составлена «первичка», называется оправдательным. Это может быть договор, кассовый чек, судебный акт и многое другое. Оправдательный документ не обязан содержать те же реквизиты, что и первичный, но ссылка на него в первичном документе указывается обязательно.

Продолжим перечисление. Помимо указанных пунктов, первичный документ должен содержать: 

  • величину измерения ФХЖ – натуральную или денежную – с указанием единиц измерения; 

  • должности всех лиц, причастных к процессу;

  • подписи должностных лиц с указанием фамилий и инициалов. 

Если форма первичного документа не соответствует указанным критериям, компанию могут ждать неприятные последствия в виде проблем с налоговыми органами. Также неверная форма «первички» может сослужить плохую службу при судебных разбирательствах.


Унифицированные формы первичной документации

первичка для бухучета


До 2013 года в качестве первичных бухгалтеры должны были использовать те документы, которые составлены по специально утвержденным формам. Данные формы до сих пор применимы и называются унифицированными. В свободной же форме можно было оформлять «первичку», для которой не существовало унифицированной формы. 

С вступлением в силу Закона № 402-ФЗ всё изменилось – организации получили право оформлять любую «первичку» самостоятельно, лишь указывая те реквизиты, что мы перечислили выше. Тем не менее, многие компании продолжают применять унифицированные бланки, ведь эти бланки по-прежнему соответствуют требованиям. 

В то же время формы первичной документации, которые установлены в соответствии с другими федеральными законами, продолжают оставаться обязательными. Это, например, 

  • кассовые документы из альбома унифицированных форм; 

  • определенные транспортные накладные;

  • формы, утвержденные для бюджетников, и т. д.  

Отметим, что перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов 2022 года для бюджетников можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Существует также альбом унифицированных форм «первички» – тематическая подборка, регламентирующая учет определенного вида первичной документации. Так, например, есть альбомы, которые помогают бухгалтерам вести учет документов, связанных с 

  • кадрами, расчетом оплаты труда;

  • кассовыми и торговыми операциями;

  • основными средствами;

  • материалами;

  • продукцией и т. д. 

Также с 1 января 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Этот стандарт устанавливает новые правила оформления, исправления и хранения «первички». 

Каждый специалист решает самостоятельно, как ему удобнее работать и вести учет первичной документации. На бухгалтера влияют как строгие правила, так и рекомендации.


«Первичка» оформлена. А что дальше?

первичка для бухучета


Итак, ФХЖ совершен, документы оформлены по всем правилам. В чем заключается дальнейшая работа сотрудников фирмы с первичным документом? 

После оформления первичный документ поступает к бухгалтеру. Специалист приступает к его обработке, которая включает 

  • проверку: бухгалтер проверяет наличие реквизитов, правильность их указания, а также изучает документ на предмет арифметических ошибок. 

  • бухгалтерскую проводку: бухгалтер фиксирует информацию о первичном документе на счетах бухгалтерского учета. 

  • сбор по группам: хранить первичные документы «всем скопом» нельзя – в противном случае компания рискует не найти нужный документ при первой необходимости. Поэтому документы распределяют по датам, наименованию, содержанию операции и т. д. 

Первичные документы хранятся в бухгалтерии до передачи в архив. Ответственными за их хранение назначаются лица, уполномоченные главным бухгалтером. Все чаще на помощь при хранении, систематизации и поиске первичных документов приходят электронные бухгалтерские сервисы. 

Первичные документы хранятся сроком не менее пяти лет после отчетного года. Именно в этот срок ФНС может запросить документ для проверки. Если компания нарушает срок хранения первичного документа, то она рискует получить штраф или столкнуться с проблемами с налогами.


Что делает бухгалтер первичной документации

первичка для бухучета


В крупных компаниях первичных документов бывает очень много, поэтому для работы с ними может потребоваться отдельный специалист – бухгалтер первичной документации. В должностные обязанности такого сотрудника входит множество задач:

  • сбор информации для «первички» у сотрудников и контрагентов; 

  • заполнение первичных документов; 

  • внесение документов в учетную систему; 

  • оформление корреспонденции по счетам бухучета;

  • контроль документооборота; 

  • передача бумажных первичных документов в архив и многое другое. 

От специалиста требуется внимательность, усидчивость, скрупулезность. Не менее важна стрессоустойчивость. Дело в том, что работа такого сотрудника может быть распределена неравномерно, и в конце отчетного квартала часто приходится трудиться в авральном режиме. 

Что касается профессиональных знаний, то такому сотруднику потребуются финансовая и юридическая грамотность, умение работать с 1С и другими бухгалтерскими программами, знание правил хранения документов и ведения архивов.

Чтобы получить специальность бухгалтера по первичной документации, а также четко понимать подводные камни регулярно меняющегося законодательства, предлагаем пройти обучение в НИПКЭФ. Для студентов – в зависимости от их запросов, пожеланий и уровня подготовки – разработано множество эффективных онлайн-курсов по бухучету, дающих право работать по специальности.

В этом блоге, к сожалению, мы не можем дать более подробную информацию о бухгалтерском учете. Но надеемся, что статья помогла специалистам с определениями, а также вдохновила на обучение и продвижение по карьерной лестнице.


Не нравится

Читайте также:

Бесплатная консультация
Ваша заявка принята
Отзывы о нас
  • Отзывы в Яндекс Отзывы в Яндекс

    37+ отзывов 5

  • Отзывы в 2GIS Отзывы в 2GIS

    129+ отзывов 5

  • Отзывы в Zoon Отзывы в Zoon

    75+ отзывов 4,9

  • Отзывы в Отзовик Отзывы в Отзовик

    25+ отзывов 5