Как мы знаем, любое событие, которое происходит в жизни компании, – сделка с клиентом, открытие или закрытие филиала, поставка товара, приобретение имущества – так или иначе влияет на дальнейшую судьбу фирмы, ее финансовое состояние и движение финансовых средств.
Деятельность компании немыслима без того, чтобы документально фиксировать каждую финансовую операцию или событие – что произошло, кто ответственен, какие суммы, средства и объемы продукции задействованы в процессе. В противном случае невозможны бухгалтерский учет и выплата налогов, а также решение ряда судебных споров. Фиксировать каждое действие призваны счета, чеки, накладные, акты приема-передачи и т. д. Все эти документы называются первичными.
Что такое первичный документ
Такой термин, как «первичка», известен каждому бухгалтеру, но даже опытному специалисту бывает трудно сразу перечислить все документы, которые относятся к первичным. Кроме того, для бухгалтерского и налогового учетов зачастую требуется разный перечень документов – это создает дополнительные трудности.
Первичные документы – это документы, подтверждающие определенное действие компании: сделку, операцию, событие или что-то еще. Все эти действия именуются фактами хозяйственной жизни, или ФХЖ. ФХЖ должны быть связаны непосредственно с хозяйственной деятельностью организации, иметь экономический эффект и влиять на движение денежных средств в рамках фирмы.
К первичным документам относят контракты, счета на оплату, кассовые чеки, товарные накладные, платежные поручения и многое другое. Закон о первичных документах финансового учета № 402-ФЗ отмечает, что первичный учетный документ составляют на каждый факт хозяйственной жизни. Также Закон № 402-ФЗ не представляет конкретных требований к формам и виду «первички», поэтому их устанавливает руководитель организации и другие уполномоченные лица. Тем не менее, первичный документ должен содержать определенные реквизиты.
Что указано в первичном документе
Согласно Закону № 402-ФЗ, каждый из первичных документов должен иметь семь реквизитов. Перечислим их:
-
название документа;
-
дата составления;
-
название субъекта, составившего документ;
-
содержание факта хозяйственной жизни.
Тут отметим, что одним первичным документом могут быть оформлены сразу несколько ФХЖ, связанных между собой. В этом случае бухгалтеру нужно привести в документе содержание всех ФХЖ. Кроме того, если первичный документ составляется на основании другого документа, то в «первичке» необходимо дать на него ссылку.
Документ, на основании которого составлена «первичка», называется оправдательным. Это может быть договор, кассовый чек, судебный акт и многое другое. Оправдательный документ не обязан содержать те же реквизиты, что и первичный, но ссылка на него в первичном документе указывается обязательно.
Продолжим перечисление. Помимо указанных пунктов, первичный документ должен содержать:
-
величину измерения ФХЖ – натуральную или денежную – с указанием единиц измерения;
-
должности всех лиц, причастных к процессу;
-
подписи должностных лиц с указанием фамилий и инициалов.
Если форма первичного документа не соответствует указанным критериям, компанию могут ждать неприятные последствия в виде проблем с налоговыми органами. Также неверная форма «первички» может сослужить плохую службу при судебных разбирательствах.
Унифицированные формы первичной документации
До 2013 года в качестве первичных бухгалтеры должны были использовать те документы, которые составлены по специально утвержденным формам. Данные формы до сих пор применимы и называются унифицированными. В свободной же форме можно было оформлять «первичку», для которой не существовало унифицированной формы.
С вступлением в силу Закона № 402-ФЗ всё изменилось – организации получили право оформлять любую «первичку» самостоятельно, лишь указывая те реквизиты, что мы перечислили выше. Тем не менее, многие компании продолжают применять унифицированные бланки, ведь эти бланки по-прежнему соответствуют требованиям.
В то же время формы первичной документации, которые установлены в соответствии с другими федеральными законами, продолжают оставаться обязательными. Это, например,
-
кассовые документы из альбома унифицированных форм;
-
определенные транспортные накладные;
-
формы, утвержденные для бюджетников, и т. д.
Отметим, что перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов 2022 года для бюджетников можно найти в приказе Минфина от 30.03.2015 № 52н.
Существует также альбом унифицированных форм «первички» – тематическая подборка, регламентирующая учет определенного вида первичной документации. Так, например, есть альбомы, которые помогают бухгалтерам вести учет документов, связанных с
-
кадрами, расчетом оплаты труда;
-
кассовыми и торговыми операциями;
-
основными средствами;
-
материалами;
-
продукцией и т. д.
Также с 1 января 2022 года вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Этот стандарт устанавливает новые правила оформления, исправления и хранения «первички».
Каждый специалист решает самостоятельно, как ему удобнее работать и вести учет первичной документации. На бухгалтера влияют как строгие правила, так и рекомендации.
«Первичка» оформлена. А что дальше?
Итак, ФХЖ совершен, документы оформлены по всем правилам. В чем заключается дальнейшая работа сотрудников фирмы с первичным документом?
После оформления первичный документ поступает к бухгалтеру. Специалист приступает к его обработке, которая включает
-
проверку: бухгалтер проверяет наличие реквизитов, правильность их указания, а также изучает документ на предмет арифметических ошибок.
-
бухгалтерскую проводку: бухгалтер фиксирует информацию о первичном документе на счетах бухгалтерского учета.
-
сбор по группам: хранить первичные документы «всем скопом» нельзя – в противном случае компания рискует не найти нужный документ при первой необходимости. Поэтому документы распределяют по датам, наименованию, содержанию операции и т. д.
Первичные документы хранятся в бухгалтерии до передачи в архив. Ответственными за их хранение назначаются лица, уполномоченные главным бухгалтером. Все чаще на помощь при хранении, систематизации и поиске первичных документов приходят электронные бухгалтерские сервисы.
Первичные документы хранятся сроком не менее пяти лет после отчетного года. Именно в этот срок ФНС может запросить документ для проверки. Если компания нарушает срок хранения первичного документа, то она рискует получить штраф или столкнуться с проблемами с налогами.
Что делает бухгалтер первичной документации
В крупных компаниях первичных документов бывает очень много, поэтому для работы с ними может потребоваться отдельный специалист – бухгалтер первичной документации. В должностные обязанности такого сотрудника входит множество задач:
-
сбор информации для «первички» у сотрудников и контрагентов;
-
заполнение первичных документов;
-
внесение документов в учетную систему;
-
оформление корреспонденции по счетам бухучета;
-
контроль документооборота;
-
передача бумажных первичных документов в архив и многое другое.
От специалиста требуется внимательность, усидчивость, скрупулезность. Не менее важна стрессоустойчивость. Дело в том, что работа такого сотрудника может быть распределена неравномерно, и в конце отчетного квартала часто приходится трудиться в авральном режиме.
Что касается профессиональных знаний, то такому сотруднику потребуются финансовая и юридическая грамотность, умение работать с 1С и другими бухгалтерскими программами, знание правил хранения документов и ведения архивов.
Чтобы получить специальность бухгалтера по первичной документации, а также четко понимать подводные камни регулярно меняющегося законодательства, предлагаем пройти обучение в НИПКЭФ. Для студентов – в зависимости от их запросов, пожеланий и уровня подготовки – разработано множество эффективных онлайн-курсов по бухучету, дающих право работать по специальности.
В этом блоге, к сожалению, мы не можем дать более подробную информацию о бухгалтерском учете. Но надеемся, что статья помогла специалистам с определениями, а также вдохновила на обучение и продвижение по карьерной лестнице.
