В современном мире руководители сталкиваются с разными вызовами и проблемами в общении и управлении подчиненными. Как построить доверительные и продуктивные отношения с сотрудниками? Как мотивировать их на достижение общих целей? Как разрешать конфликты и предотвращать стресс? На эти и другие вопросы попытаемся ответить в этой статье.
Что такое эффективное взаимодействие руководителя с подчиненными?
Эффективное взаимодействие руководителя с сотрудниками — это процесс обмена информацией, идеями, мнениями, эмоциями и впечатлениями между руководителем и его сотрудниками, который способствует достижению общих целей, удовлетворению потребностей и интересов обеих сторон, формированию положительного климата в коллективе и команде.
Эффективное взаимодействие :
-
Двустороннее: предполагает не только передачу информации от руководителя к сотрудникам, но и обратную связь от сотрудников к руководителю. Таким образом, обе стороны могут выражать свои мысли, чувства, пожелания и проблемы, слышать и понимать друг друга.
-
Целенаправленное: направлено на решение конкретных задач, связанных с работой компании, на удовлетворение личных и профессиональных потребностей руководителя и подчиненных. Для этого важно определить цели и ожидания от взаимодействия с сотрудниками, и согласовать их между собой.
-
Адаптивное: учитывает различия в характерах, стилях, уровнях и способах общения руководителя и подчиненных, адаптируется к разным ситуациям, условиям и контекстам коммуникации. Для этого необходимо уметь анализировать и понимать сотрудников, и выбирать наиболее подходящие формы, каналы и тон коммуникации.
-
Конструктивное: способствует развитию и улучшению отношений между руководителем и сотрудниками, и повышению качества и результативности работы. Для этого важно избегать конфликтов, недопониманий и ошибок в общении с сотрудниками, стремиться к сотрудничеству, согласию и синергии.
Цели и задачи эффективного взаимодействия:
-
Информационная: обеспечение своевременного, точного, полного и понятного обмена информацией, связанной с работой компании, между руководителем и подчиненными. Задачи, связанные с этой целью, могут быть такими: установление и поддержание эффективных каналов связи с сотрудниками, разработка и соблюдение правил и норм коммуникации, контроль и оценка качества и эффективности обмена информацией, минимизация ошибок и т.д.
-
Мотивационная: стимулирование и поддержание высокого уровня мотивации, заинтересованности и вовлеченности сотрудников в работу компании, развитие их профессиональных и личностных качеств. В частности: выявление и удовлетворение потребностей и интересов сотрудников, поощрение достижений и инициатив сотрудников, обратная связь и конструктивная критика, обучение и коучинг и т.д.
-
Регулятивная: обеспечение согласованности и порядка в действиях и поведении начальника и сотрудников, предотвращение и разрешение конфликтов, проблем, ошибок и трудностей в общении и работе. В частности: установление и соблюдение целей, планов, правил и ролей, координация и контроль работы, устранение стресса и т.д.
Основные компоненты эффективного взаимодействия:
-
Обратная связь — процесс обмена оценками, мнениями, замечаниями и предложениями по поводу работы, поведения, достижений, проблем и ошибок. Обратная связь помогает улучшать навыки, исправлять ошибки, развивать потенциал и повышать результативность работы. Для эффективности обратной связи важно, чтобы она была своевременной, конкретной, объективной, конструктивной и доброжелательной.
-
Эмпатия — способность вживаться в чувства, мысли, переживания и позиции друг друга, проявлять понимание, сочувствие и поддержку. Эмпатия помогает устанавливать доверительные и теплые отношения, снижать напряжение и конфликтность, учитывать и удовлетворять эмоциональные потребности друг друга. Для эффективности эмпатии важно, чтобы она была искренней, внимательной, уважительной и отзывчивой.
-
Активное слушание — процесс внимательного, заинтересованного и вовлеченного прослушивания того, что говорит другая сторона, демонстрации своего понимания и отношения к сказанному. Активное слушание позволяет улавливать суть и смысл сообщения, избегать недопониманий и искажений, выражать участие и заинтересованность.
-
Уважение — проявление взаимного признания ценности, достоинства и прав друг друга, учета мнений, позиций и интересов. Уважение помогает создать атмосферу доверия, равенства и справедливости в коллективе, снизить уровень агрессии, негатива и конкуренции. Для эффективности уважения важно, чтобы оно было взаимным, последовательным, аргументированным и выраженным.
-
Делегирование — передача руководителем сотрудникам части своих полномочий, ответственности и заданий, связанных с работой компании, контроль и поддержка их исполнения. Делегирование помогает распределить нагрузку и ресурсы, повысить эффективность и скорость работы, развить навыки, компетенции и инициативу сотрудников. Для эффективности делегирования важно, чтобы оно было целесообразным, согласованным, четким и обратным.
Почему это важно для успеха организации?
Эффективное взаимодействие руководителя с сотрудниками не только способствует достижению общих целей, но и оказывает положительное влияние на разные аспекты работы компании: на удовлетворенность, лояльность, производительность, креативность и инновационность сотрудников, на снижение текучки, конфликтности и стресса в коллективе. Для подтверждения этого утверждения можно привести следующие доказательства:
-
Эффективное взаимодействие начальника с подчиненными повышает удовлетворенность, так как создает атмосферу доверия, уважения, поддержки и признания, учитывает потребности, интересы и пожелания сотрудников. Например, по данным исследования Gallup, сотрудники, чувствующие, что их руководитель общается с ними открыто, честно и регулярно, на 15% более довольны своей работой, чем те, у кого нет такой коммуникации.
-
Лояльность влияет на поведение, отношение, репутацию и рекомендации сотрудников. Эффективное взаимодействие руководителя с сотрудниками повышает лояльность, так как формирует чувство принадлежности, справедливости, ценности и вклада, усиливает дух команды и корпоративную культуру. По данным исследования Harvard Business Review, сотрудники, которые чувствуют, что их начальник слушает их, ценит их и поддерживает их, на 32% более лояльны к своей компании, чем те, кто не испытывает такого взаимодействия.
-
Производительность влияет на эффективность, качество, скорость и рентабельность работы. Эффективное взаимодействие руководителя с сотрудниками повышает производительность, так как обеспечивает четкость, согласованность, обратную связь и контроль, стимулирует и мотивирует сотрудников. Согласно исследованию McKinsey, сотрудники, которые чувствуют, что их начальник общается с ними ясно, конструктивно и своевременно, на 25% более производительны и совершают меньше ошибок, чем те, у кого нет такого общения.
Какие навыки и качества необходимы руководителю?
Для того, чтобы руководитель мог устанавливать и поддерживать эффективное взаимодействие с подчиненными и избегать ошибок в отношениях с ними, ему необходимо обладать определенными навыками и качествами, которые позволяют ему общаться, управлять и оказывать влияние на сотрудников и коллектив. В частности, это:
-
Коммуникативные навыки — способность грамотно, ясно, убедительно и вежливо передавать и принимать информацию, идеи, мнения и эмоции разных сторон в разных формах, каналах и ситуациях коммуникации. Начальник, обладающий навыками общения, способен эффективно обмениваться информацией, выражать свои мысли и чувства, слушать и понимать своих собеседников, адаптироваться к разным стилям и контекстам коммуникации, устранять барьеры, проблемы и ошибки в коммуникации с коллективом и командой.
-
Лидерские навыки — способность вдохновлять, мотивировать, направлять и поддерживать подчиненных в достижении общих целей и видения организации. Лидер способен формировать и поддерживать сильную, сплоченную и мотивированную команду, распределять роли и ответственность, ставить и контролировать цели и планы, развивать и оценивать потенциал и достижения своих сотрудников.
-
Организационные навыки — способность эффективно управлять ресурсами, рабочими процессами, проектами и заданиями, связанными с деятельностью компании. Хороший организатор способен оптимально использовать время, деньги, людей, оборудование и другие ресурсы, согласовывать со сторонами и интегрировать разные рабочие процессы, проекты и задания, выполнять их в соответствии с требованиями, стандартами и сроками, отслеживать и измерять их результаты, вносить необходимые корректировки и улучшения.
-
Стратегические навыки — способность руководителя видеть и понимать цельную картину, цели и направления развития организации, определять и реализовывать стратегии и конкретные действия, способствующие их достижению. Руководитель, обладающий стратегическими навыками, способен анализировать и понимать внутреннюю и внешнюю среду компании, выявлять и оценивать возможности и угрозы, формулировать и выбирать альтернативные стратегии, внедрять и адаптировать их в соответствии с обстоятельствами и результатами.
-
Аналитические навыки — способность собирать, обрабатывать, интерпретировать и использовать данные, информацию, факты, ошибки и доказательства, связанные с деятельностью компании. Хороший аналитик способен находить и проверять релевантные и достоверные данные, информацию, факты, ошибки и доказательства, применять к ним разные методы и инструменты анализа, выявлять и выделять ключевые показатели, закономерности и тенденции, представлять и демонстрировать свои выводы и рекомендации.
Какие инструменты и технологии могут помочь руководителю?
В современном мире руководителю и сотрудникам необходимо общаться не только в офисе, но и в удаленном режиме, в разных часовых поясах, на разных языках и в разных форматах. В этом им могут помочь инструменты и технологии, которые облегчают и улучшают процесс коммуникации с коллективом и управления сотрудниками. Среди таких инструментов и технологий можно выделить следующие:
-
Корпоративные мессенджеры — программы и приложения, позволяющие обмениваться текстовыми, голосовыми или видео сообщениями в режиме реального времени, отправлять и получать файлы, ссылки, изображения и другие данные. Корпоративные мессенджеры позволяют поддерживать связь, координировать действия, решать вопросы и обсуждать идеи. Например, такие мессенджеры, как Slack, Microsoft Teams, Telegram и WhatsApp, позволяют создавать разные каналы и группы по темам, проектам или отделам, а также интегрировать другие сервисы, например, Google Drive, Dropbox, Trello и т.д.
-
Видеоконференции — сервисы и платформы, позволяющие проводить онлайн-встречи, совещания, презентации, обучения с использованием видео и аудио связи, а также дополнительных функций: демонстрация экрана, чат, опросы, запись и т.д. Видеоконференции позволяют совместно работать над проектами, обмениваться информацией, демонстрировать результаты и получать обратную связь. Например, такие сервисы, как Zoom, Skype, Google Meet и Webex, позволяют проводить видеоконференции с большим количеством участников и использовать разные режимы: совместный экран, галерея, виртуальный фон и т.д.
-
Облачные сервисы — сервисы и платформы, позволяющие хранить, обрабатывать, синхронизировать и делиться данными, файлами, документами и другими ресурсами в интернете, а не на локальных компьютерах или серверах. Облачные сервисы позволяют иметь доступ к нужным данным в любое время и с любого устройства, совместно редактировать, комментировать и одобрять документы. Например, Google Drive, Dropbox, OneDrive и iCloud, позволяют создавать, загружать, скачивать и распространять разные типы файлов: текстовые файлы, таблицы, презентации и т.д.
-
CRM-системы — системы и платформы, позволяющие управлять взаимоотношениями с клиентами, анализировать и оптимизировать продажи, маркетинг, обслуживание и другие рабочие процессы, связанные с клиентами. CRM-системы позволяют собирать и хранить данные о клиентах, отслеживать историю и статус взаимодействия с ними, планировать и выполнять задачи и действия, направленные на удовлетворение их потребностей и повышение их лояльности. Например, Salesforce, HubSpot, Zoho и Bitrix24, позволяют создавать и вести карточки клиентов, сегментировать их по разным критериям, настраивать и автоматизировать рабочие процессы продаж, маркетинга и обслуживания, генерировать и визуализировать отчеты и рабочую аналитику.
-
Проектные платформы — платформы и приложения, позволяющие планировать, организовывать, координировать и контролировать проекты, задачи и ресурсы, связанные с работой компании. Проектные платформы позволяют определять и распределять роли и ответственность, ставить и следить за сроками и приоритетами, отмечать и проверять выполнение задач, обсуждать и решать проблемы. Например, Trello, Asana, Jira и Monday, позволяют создавать и вести доски, списки, карточки и другие элементы, отражающие структуру и статус проектов и задач, использовать разные рабочие функции: чек-листы, метки, комментарии, вложения и т.д.
Как узнать больше?
Если вы хотите улучшить свои навыки и качества руководителя, научиться эффективно взаимодействовать с сотрудниками, мы приглашаем вас пройти курсы повышения квалификации для менеджеров от НИПКЭФ.
Это дистанционное обучение, которое позволит вам изучить теорию и практику управления проектами, командами и конфликтами, развить свои навыки в этой области. Вы сможете получить актуальные знания и опыт от профессиональных преподавателей и практиков, а также документ установленного образца о прохождении курса.
Не упустите свой шанс стать более эффективным руководителем и повысить свою ценность на рынке труда.
