Проекты могут быть разными по характеру, сфере, сложности и продолжительности, но все они требуют наличия команды проекта — группы людей, которые совместно работают над решением проектных задач. Команда — это ключевой фактор успеха любого проекта, поэтому важно знать, какие роли в ней существуют, как она формируется и функционирует, как ее можно собрать и как управлять ею. В статье расскажем об основных аспектах работы с командой проекта.
Что такое команда проекта?
Проектная команда — это совокупность людей, имеющих различные компетенции, должности, опыт, знания и ответственность, и объединенных общей целью — успешным завершением проекта. Она может состоять из представителей разных организаций, подразделений, специальностей и культур, поэтому важно учитывать разнообразие и индивидуальность каждого ее члена. Она может быть постоянной или временной, может быть большой или маленькой, формальной или неформальной в зависимости от типа, размера и сложности проекта.
Функции команды
Команда проекта может выполнять ряд функций, способствующих достижению желаемых итогов проекта. Среди них можно выделить следующие:
-
Планирование — определение желаемых итогов, ресурсов, сроков и рисков проекта.
-
Разработка — создание продукта или услуги с учетом требований клиента и стандартов качества.
-
Контроль — мониторинг хода выполнения проекта и корректировка планирования при необходимости.
-
Коммуникация — обмен информацией и знаниями между заинтересованными сторонами.
-
Решение проблем — анализ причин возникновения затруднений и поиск оптимальных способов их устранения.
-
Обучение — повышение компетенций и навыков для увеличения эффективности труда.
-
Мотивация — поддержание высокого уровня вовлеченности и удовлетворенности сотрудников от работы над проектом.
Состав и роли
В состав команды входят роли, определяющие полномочия и обязанности каждой ее части. Они могут быть формальными или неформальными, явными или неявными, постоянными или временными в зависимости от характера проекта и стиля руководства. Перечислим примеры наиболее распространенных.
Менеджер проекта
Проектный менеджер — это руководитель команды. Он будет отвечать за инициацию, реализацию, контроль и завершение проекта. Менеджер-руководитель обычно исполняет следующие обязанности:
-
Определение желаемых итогов и области действия проекта — формулирование конкретных, измеримых, достижимых, реалистичных и ограниченных по времени целей, определение ограничений проекта.
-
Разработка плана — составление детального распорядка и расписания, включающего этапы, ресурсы, сроки, бюджет, критерии качества и методы контроля.
-
Формирование состава и управление командой — подбор, распределение, координация, мотивация и развитие участвующих.
-
Коммуникация с заинтересованными сторонами — установление и поддержание эффективных связей с клиентом, спонсором, руководством, поставщиками и другими.
-
Управление рисками и изменениями — идентификация, анализ, оценка, планирование, мониторинг и реагирование на риски и изменения, которые могут повлиять на ход или итоги проекта.
-
Контроль хода и качества воплощения проекта — проверка соответствия фактического исполнения запланированному, контроль качества продукта или услуги.
-
Завершение и закрытие проекта — подведение итогов, оформление документации, передача результатов клиенту, анализ уроков и рекомендаций для будущих проектов.
Руководитель проекта должен обладать различными компетенциями, чтобы успешно отвечать за его итоги. Среди них можно выделить следующие:
-
Технические: знание основ теории и практики менеджмента, специфики конкретной области или отрасли.
-
Организационные: умение подробно и детально планировать, организовывать, координировать и контролировать рабочий процесс.
-
Лидерские компетенции: умение вести за собой людей, влиять на их поведение и отношения, принимать решения и нести ответственность за итоги.
-
Коммуникативные: умение общаться с разными группами людей, лично или с помощью e-mail, слушать, понимать, выражать свои мысли и чувства, убеждать, урегулировать конфликты и сотрудничать.
-
Эмоциональные: умение управлять своими эмоциями и эмоциями других, адаптироваться к изменениям, справляться со стрессом и неопределенностью, мотивировать себя и других.
Состав команды
Состав команды — это специалисты разных профилей, которые будут непосредственно участвовать в исполнении задач проекта. Так, они выполняют следующие обязанности, например:
-
Выполнение задач: реализация конкретных действий, необходимых для создания продукта или услуги.
-
Соблюдение требований качества: исполнение задач в соответствии с установленными стандартами и ожиданиями заказчика.
-
Сотрудничество с другими: обмен информацией, знаниями и опытом.
-
Поддержка проектного менеджера: предоставление отчетов о ходе исполнения задач, выявление затруднений, узких мест и рисков, предложение улучшений.
-
Обучение и развитие: постоянное повышение компетенций и навыков для повышения эффективности работы над проектом.
Члены команды должны обладать различными компетенциями для успешного исполнения своих обязанностей:
-
Технические: знание специфики своей области или отрасли, методов и инструментов работы над проектом.
-
Организационные: умение планировать труд, распределять сроки и ресурсы, выполнять задачи в срок и в рамках бюджета.
-
Коммуникативные: навык общения с руководителем и заинтересованными сторонами, умение слушать, понимать, выражать свои мысли и чувства, давать и принимать обратную связь.
Заказчик
Это лицо или организация, которая будет определять желаемые итоги и требования к проекту, финансирует его и получает его результаты. Так, основные его функции — это, например:
-
Формулирование требований к проекту: определение того, что нужно получить в виде продукта или услуги, критериев его качества.
-
Утверждение плана проекта: его согласование с руководителем по желаемым итогам, ресурсам, срокам, бюджету и рискам.
-
Предоставление ресурсов: обеспечение финансовой, материальной, информационной и другой поддержки.
-
Контроль хода и качества проекта: мониторинг соответствия фактической реализации проекта запланированному, контроль качества продукта или услуги.
-
Принятие итогов проекта: оценка и подтверждение того, что продукт или услуга соответствует требованиям и договору.
Должен обладать некоторыми компетенциями для успешного участия в проекте:
-
Технические: знание специфики своей области или отрасли, методов и инструментов менеджмента.
-
Организационные: умение определять требования, согласовывать и утверждать расписание, предоставлять ресурсы.
-
Коммуникативные: умение общаться с руководителем и командой, слушать, понимать, выражать свои мысли и чувства, давать и принимать обратную связь.
Бизнес-аналитик
Бизнес-аналитик будет заниматься анализом потребностей заказчика и бизнес-процессов, а также разработкой идей для проекта. Его основные обязанности:
-
Сбор и анализ информации о клиенте и бизнесе: изучение текущего состояния и затруднений клиента и его бизнеса, выявление его потребностей и ожиданий от проекта.
-
Разработка концепции: формулирование общей идеи того, каким должен быть продукт или услуга для удовлетворения потребностей клиента и ликвидации его затруднений.
-
Спецификация требований: детализация концепции в виде четких, измеримых, проверяемых и согласованных требований к функциональности, интерфейсу, надежности, безопасности и другим аспектам продукта или услуги.
-
Верификация и валидация требований: проверка того, что требования для проекта соответствуют потребностям заказчика и бизнеса, подтверждение того, что продукт или услуга соответствует требованиям. Кроме того, бизнес-аналитик участвует в тестировании и сопровождении продукта или услуги.
Среди компетенций этого специалиста можно выделить следующие:
-
Технические: знание специфики своей области или отрасли, методов и инструментов анализа и разработки идей.
-
Организационные: умение собирать, анализировать, структурировать и документировать информацию о клиенте и бизнесе, разрабатывать, специфицировать и верифицировать требования.
-
Коммуникативные: умение общаться с клиентом, руководителем, командой и другими заинтересованными сторонами, умение слушать, понимать, выражать свои мысли и чувства, давать и принимать обратную связь.
Этапы формирования
Команда не является статичной и однородной структурой, она может проходить через определенные стадии своего развития. Существует несколько моделей описания этих стадий, но одна из наиболее известных и распространенных — это модель Такмана (Tuckman), которая состоит из пяти фаз.
Формирование
Определяются желаемые итоги, роли и правила труда в команде. Участвующие знакомятся друг с другом, узнают о своих компетенциях, опыте и ожиданиях. На этом этапе важна деятельность менеджера проекта, который должен быть способен объяснить область действия проекта, распределить обязанности, определить методы коммуникации и контроля. Команда в этот период характеризуется низким уровнем доверия, взаимодействия и продуктивности.
Притирка
Возникают конфликты между участниками команды из-за различий во взглядах, стилях работы, интересах и ценностях. Сотрудники могут пытаться защитить свои позиции, доказать свою правоту, могут критиковать других или избегать конфронтации. На этой стадии также важна роль менеджера, который должен помочь решить конфликты, согласовать разногласия, поддержать конструктивный диалог и сотрудничество. Команда характеризуется средним уровнем доверия, взаимодействия и продуктивности.
Нормальное функционирование
На этой стадии достигается согласие и гармония. Участвующие уважают друг друга, принимают разнообразие, сотрудничают и делятся знаниями. Менеджер должен поддерживать высокий уровень мотивации, вовлеченности и ответственности, делегировать полномочия и давать обратную связь. Команда характеризуется высоким уровнем доверия, взаимодействия и продуктивности.
Реорганизация
Происходят изменения из-за внешних или внутренних факторов. Участники могут столкнуться с новыми задачами, рисками, требованиями или ограничениями, которые требуют адаптации и перестройки. Менеджер должен быть способен помочь им принять и освоить изменения, обеспечить необходимые ресурсы и поддержку. Команда характеризуется средним или высоким уровнем доверия, взаимодействия и продуктивности в зависимости от характера и влияния изменений.
Расформирование
Происходит завершение и закрытие проекта. Участники передают продукт клиенту, оформляют документацию, могут анализировать уроки и рекомендации для будущих проектов. Менеджер благодарит всех за труд, оценивает достижения и недостатки, может дать обратную связь и поощрение. Команда характеризуется высоким уровнем доверия, взаимодействия и продуктивности.
Как собрать проектную команду?
Сбор и организация проектной команды — это одна из самых важных и сложных задач менеджера. От того, как могут быть подобраны ее звенья, может зависеть не только ход, но и итоги работы над проектом. Поэтому при сборе команды необходимо учитывать следующие факторы:
-
Цель и область действия проекта: определение того, какой продукт или услугу нужно создать, какие задачи необходимо выполнить, какие ресурсы использовать и какие ограничения учесть.
-
Компетенции и опыт: определение того, какие знания, навыки и опыт нужны, какие специалисты требуются для выполнения задач, какие критерии отбора и оценки нужно использовать.
-
Доступность и мотивация: определение того, какие ресурсы доступны, какие ограничения по срокам, бюджету и другим факторам существуют, какие стимулы и поощрения можно предложить для привлечения и удержания команды.
-
Совместимость и разнообразие: определение того, какие характеристики личности, ценности и культуры имеют участвующие, как они взаимодействуют друг с другом.
При сборе и организации команды можно использовать такие методы и инструменты, как, например:
-
Анализ требований к ресурсам: определение количества, типа и качества ресурсов, необходимых для выполнения проекта.
-
Матрица ответственности: определение обязанностей участвующих специалистов.
-
Организационная структура проекта: определение взаимоотношений и уровней полномочий между членами команды и другими сторонами проекта.
-
Анкетирование и интервьюирование: сбор информации о компетенциях, опыте, мотивации и совместимости потенциальных сотрудников.
-
Тестирование и оценивание: проверка знаний, навыков, способностей и личностных характеристик потенциальных сотрудников.
-
Наблюдение и обратная связь: мониторинг поведения, отношений и итогов работы.
Однако, не всегда можно собрать идеальную команду для проекта из-за различных ограничений и затруднений. В таком случае необходимо постоянно работать над улучшением команды и повышать свою квалификацию в области проектного менеджмента. Один из способов это сделать — переподготовка по менеджменту от НИПКЭФ. Наши программы позволяют получить знания и навыки по управлению проектами в разных сферах деятельности. Обучение в НИПКЭФ — это:
-
Дистанционный формат обучения — учитесь в комфортном темпе без необходимости посещать очные занятия.
-
Квалифицированные преподаватели — обучение под руководством опытных специалистов в области проектного менеджмента с практическим опытом.
-
Современные методики и технологии — использование актуальных теоретических знаний и практических навыков по управлению проектами с учетом международных стандартов и трендов.
Условия эффективной работы
Для того, чтобы команда работала эффективно и достигала целей, необходимо создать и поддерживать определенные условия, которые способствуют согласию, сотрудничеству и продуктивности:
-
Наличие конкретной, измеримой, достижимой, реалистичной и ограниченной по времени цели, определение ограничений проекта.
-
Наличие ясных, согласованных и сбалансированных ролей и ответственности для каждого участвующего по отношению к задачам.
-
Наличие необходимых ресурсов: финансы, материалы, оборудование, информация, люди.
-
Открытый, честный, своевременный и конструктивный обмен информацией и знаниями между участвующими и заинтересованными сторонами проекта.
-
Способность анализировать причины возникновения проблем и рисков, находить оптимальные способы их устранения или минимизации.
-
Постоянное обучение и развитие, желание и возможность отвечать за улучшение компетенций и навыков для повышения эффективности работы.
-
Высокая мотивация, вовлеченность и удовлетворенность от работы, наличие стимулов и поощрений для членов команды.
Ошибки при формировании проектной команды
При формировании и управлении проектной командой можно допустить множество ошибок, которые могут негативно сказаться на работе и результате проекта. Среди наиболее распространенных ошибок можно выделить следующие:
-
недостаточный анализ потребностей в ресурсах: приводит к избыточности или недостаточности участвующих, несоответствию их квалификации и опыта задачам;
-
неправильный отбор: приводит к низкому уровню компетенции, мотивации или совместимости участвующих, конфликтам;
-
отсутствие ориентации и интеграции новых участников: приводит к непониманию задач, ролей и правил, низкому уровню вовлеченности и принадлежности к команде;
-
отсутствие четкого расписания и системы командной работы: приводит к хаосу, неопределенности, дублированию или пропуску работ, невозможности контроля и корректировки командной работы;
-
отсутствие эффективной коммуникации: приводит к недостатку или избытку информации, неправильному ее пониманию или интерпретации, потере времени и ресурсов;
-
отсутствие обратной связи и поощрения: приводит к низкому уровню качества работы, недовольству или фрустрации участвующих, снижению мотивации и продуктивности.
Для того, чтобы избежать этих ошибок, необходимо следовать лучшим практикам по формированию и управлению проектными командами, которые мы рассмотрели в этой статье. Также необходимо постоянно анализировать работу, выявлять проблемы и улучшать процессы.
