Виды тендера и как он проходит

• Кто организует тендер

• Какие есть виды тендеров

• Зачем нужны тендеры

• Где проходят тендеры

• Как проходит тендер

• Основные ошибки участников

Процедура тендера – это торги, где потенциальные исполнители конкурируют между собой за право оказать заказчику услугу или поставить товар. В тендере могут участвовать не только компании и ИП, но также самозанятые граждане и бюджетные организации. Они размещают свои заявки, пока идет срок торгов, а заказчик выбирает того, кто ему больше подходит. С победителем заключается договор.

Кто организует тендер

Есть несколько видов заказчиков:

1. Государственные компании, которые полностью финансируются из бюджета. К ним относятся детские сады, школы, муниципалитеты, государственные больницы и поликлиники и т. д. Тендеры, которые они проводят, называются госзакупками. В сфере госзакупок для федеральных и муниципальных бюджетных организаций действует 44-ФЗ. Это жесткий закон, который прописывает конкретные требования к поставщикам.

2. Компании с государственным участием. Это госкомпании-юрлица, которые частично содержат себя сами, а частично (в размере 50% и более) получают финансирование от государства. В качестве примера можно привести РЖД или Газпром. Их тендеры тоже относятся к госзакупкам, но регулируются уже другим законом – 223-ФЗ. Он более мягкий, проводится за счет заказчика, а сама компания может разнообразить сроки и требования к поставщикам.

3. Частные компании. Тендер, который организуют негосударственные предприятия, часто называют коммерческим. Здесь значение имеет лишь соблюдение закона о конкуренции и одинаковые требования и условия для всех потенциальных исполнителей.

Какие есть виды тендеров

Есть разные виды тендеров. Они отличаются формой, числом этапов и способом отбора исполнителей.

По форме тендер может быть:

• открытый – когда посоревноваться в попытке выиграть заказ может любой;

• закрытый – когда в торгах принимают только те участники, которых пригласили;

• специализированный – проводится, если компании-заказчику подходят далеко не все исполнители, а только те, у кого есть специальное оборудование, лицензия на определенный вид деятельности, сотрудники с достаточной квалификацией.

Тендер может проходить в один или два этапа. В первом случае заказчик просто выбирает того, кто предложил наименьшую стоимость. Во втором – после сбора заявок заказчик сужает круг претендентов, а также может более подробно указать требования, а уже потом потенциальные исполнители заявляют размер вознаграждения и среди них выбирают победителя.

По способу отбора участников и типу проведения выделяют пять видов торгов:

1. Неконкурентная закупка – закупка без торгов, когда договор заключают сразу с одним исполнителем. Такой тип актуален для небольших тендеров стоимостью до 300 тысяч рублей, либо в тех случаях, когда компания является единственной, кто оказывает такие услуги. Например, если здание нужно подключить к водоснабжению, то это будет делать «Водоканал».

2. Аукцион – по сути аукцион наоборот, где побеждает участник, предложивший не наибольшую, а наименьшую стоимость, за которую он готов выполнить заказ. Подрядчики видят тендер, выкладывают свои предложения и во время торгов снижают цену.

3. Конкурс – во время конкурса торги не проводятся, здесь участники один раз отправляют свои предложения. В конкурсной закупке значение имеет не только цена, но и другие критерии, например, релевантный опыт подрядчика, скорость исполнения заказа, наличие специализированной техники и т. д.

4. Запрос котировок – в этом случае подрядчики вслепую отправляют заказчику свои предложения, а тот выбирает самое дешевое. Такой вид закупок простой, быстрый и недорогой (максимальная стоимость контракта – 500 тыс. рублей). Он применяется для типовых товаров, причем закупить можно только один вид. Снизить стоимость нельзя, первое предложение исполнителя является окончательным.

5. Запрос предложений – здесь организатор смотрит на условия исполнителей и выбирает то, что ему больше подходит. Заявка также подается один раз и сразу с финальной ценой.

Зачем нужны тендеры

Закупки через тендер выгодны и заказчикам, и исполнителям. Организаторы могут выставить свои условия и выбрать подрядчика с самой выгодной стоимостью. Исполнители могут найти надежного заказчика и получить четкое техзадание с понятными условиями контракта. Все стороны защищены законом, организатор застрахован от того, что подрядчик не выполнит поставленную задачу, а исполнитель – от того, что условия контракта или техзадание неожиданно изменятся или заказчик решит не заплатить.

А еще выиграть тендер новой компании достаточно просто: 25% закупок в обязательном порядке отдают малому бизнесу в качестве поддержки, потому что к новым участникам относятся с подозрением и выбирают их в качестве исполнителей с неохотой.

Где проходят тендеры

Тендеры проходят на специальных торговых площадках в интернете. Государственные заказы сосредоточены в ЕИС закупки (Единая информационная система). Для коммерческих закупок вариантов намного больше, таких электронных площадок существует более двухсот. Две наиболее популярные – Ростендер и Газнефтеторг. Просмотреть проходящие тендеры можно только после регистрации, причем некоторым площадкам придется заплатить комиссию за их сервис.

Найти нужные закупки можно по названию, номеру, коду закупки, а если исполнитель ищет определенную компанию-заказчика, то отыскать ее тендеры можно по названию организации или по ИНН.

Как проходит тендер

Проведение тендера проходит в 6 основных этапов:

• Оформление КЭП (квалифицированной электронной подписи). КЭП имеет ту же силу, что и реальная подпись, но для того, чтобы ее поставить не нужно никуда ехать, ничего распечатывать и подписывать вручную. Электронная подпись для участия в тендерах необходима.

• Регистрация в ЕИС или на выбранной торговой площадке. Для этого нужно заполнить данные в личном кабинете, выбрать статус, в котором вы участвуете в закупке (физ- или юрлицо, ИП) и вбить реквизиты.

• Обеспечение участия в закупке. Речь идет о деньгах, которую площадка берет с потенциального исполнителя, чтобы обеспечить его участие и отсеять недобросовестных подрядчиков. Эта комиссия просто замораживается и возвращается после того, как исполнитель реализует свои обязательства в соответствии с контрактом.

• Заведение спецсчета. Для всех операций, связанных со сделками по закупкам, нужно открывать специальный счет. Для этого подходят не все банки, актуальный перечень соответствующих требованиям закона финансовых организаций можно посмотреть на сайте Минфина.

• Подготовка заявки и необходимых документов для участия в закупке. На этом этапе нужно быть особенно внимательным, проверять комплектность и сроки годности всех бумаг, чтобы участие в закупке не «завернули».

• Подписание контракта. После того как определен победитель, на подписание договора дается 5 дней. Также организатор должен предоставить банковскую гарантию или обеспечение исполнения контракта.

Требования к участникам выдвигает организатор закупки и прописывает их на странице. На ней указано, какой товар или услуга необходимы, в какой валюте заказ будет оплачен, нужно ли предоставлять портфолио и как оно должно быть оформлено, есть ли у заказчика возможность изменить условия, когда начинается и заканчивается закупка.

Отдельно нужно сказать о документах, которые должна содержать заявка. В случае с госзакупкой этот список жестко регламентирован, а если тендер коммерческий, то заказчик может запрашивать дополнительные документы. Вот, что должно быть в заявке в любом случае:

• согласие на условия заказчика;

• характеристики товара, место поставки;

• данные компании для юридических лиц, паспортные данные и ИНН для физлиц, копии свидетельства о регистрации и учредительных документов для ИП;

• документы, которые подтверждают, что вы имеете право исполнять заказ (например, лицензия на нужный вид деятельности);

• выписка из ЕГРИП или ЕГРЮЛ.

Основные ошибки участников

Расскажем о самых распространенных ошибках, которые делают новички в закупках.

• Часто ошибаются со сроками, особенно, когда заказчик указывает не только дату, но и время, до которого заявки должны быть поданы. 

• Ошибки в документах. Необходимо внимательно изучить, какие требования должны быть выполнены, а также следить за сроком годности документов.

• Участие сразу в нескольких тендерах без учета собственных возможностей. Некоторые новички понимают, что получить предложение непросто, поэтому отправляют заявки многим организаторам в надежде, что их выберет хотя бы один их них. Ирония судьбы в том, что если предложения придут от нескольких заказчиков, отказаться от взятых на себя обязательств уже нельзя, придется искать ресурсы и способы, чтобы исполнить все выигранные закупки. Отказ от выполнения контракта может грозить испорченной репутацией, потерей обеспечения участия и даже попаданием в реестр недобросовестных исполнителей и исключением из участия в тендерах на два года.

• Участие в тендере в убыток себе. Конечно, здорово, когда в заказчиках у компании есть крупные игроки рынка, и иногда подрядчики готовы работать в минус по деньгам, лишь бы заполучить контракт с известным организатором. Такие кейсы могут сработать на пользу репутации, но их не должно быть много, в первую очередь нужно ориентироваться на финансовую выгоду и поиск потенциальных постоянных заказчиков.

Участие в тендерах – отличный способ и пополнить портфолио, и найти компании, готовые к сотрудничеству на постоянной основе. Но это не просто торги, в закупках есть множество нюансов, а «шаг влево-шаг вправо» от техзадания может окончиться дисквалификацией исполнителя. Поэтому если компания собирается принимать участие в тендерах, ей необходим специалист по тендерам, обучение которого подтверждено дипломом установленного образца. Мы проводим курсы переподготовки по этой специальности, которые дают сотруднику необходимые знания о том, как участвовать в тендерах, выигрывать контракты, заключать договоры и правильно оформлять документальное сопровождение закупок.