Как составить график работы сотрудников?

14.08.2023
Как составить график работы сотрудников?
Как составить график работы сотрудников?

Одним из условий эффективности предприятия является правильная организация работы и отдыха персонала. Важную роль в этом играет грамотно составленный график.  Он дает четкое представление о том, когда начинается и заканчивается трудовой день (или смена), в какое время можно сделать перерыв и спокойно пообедать или прогуляться в сквере по соседству.

Продуманное расписание помогает упорядочить деятельность сотрудников, учитывать периоды их максимальной активности, оптимально распределять нагрузку и таким образом повышать эффективность всего коллектива и результативность работы предприятия в целом. 

Что представляет собой график работы? Всегда ли он необходим? Кто отвечает за оформление графиков и что нужно при их составлении учитывать? Поговорим об этом в статье.


Внутренний трудовой распорядок компании: основные понятия

Внутренний трудовой распорядок компании: основные понятия


Прежде чем перейти к вопросам формирования и оформления рабочих графиков, предлагаем разобраться в ключевых понятиях трудовой дисциплины. Нормативно-правовой базой, регулирующей взаимоотношения работников и их работодателей, а именно — права и обязанности обеих сторон трудового процесса, является Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ). 


Рабочее время

Это время, когда человек работает — выполняет свои функциональные обязанности, которые указаны в трудовом договоре и детально описаны в должностных инструкциях. К общей продолжительности этого продуктивного периода относятся и те временные промежутки, когда работник занимается другими видами деятельности (например, технологические перерывы). 

Нормальная продолжительность рабочего времени (РВ), в соответствии с трудовым законодательством, не может превышать 40 часов в неделю. Цифра может меняться — в большую или меньшую сторону. Это решается в индивидуальном порядке: при наличии поводов и условий для этого и по договоренности с конкретным сотрудником (или сотрудниками). 

Обязанность учитывать фактически отработанные каждым сотрудником часы закон возлагает на работодателя. 


Режим работы

Рабочее время (часы, которые отводятся сотрудникам на выполнение функциональных обязанностей) необходимо распределить в рамках календарных отрезков (временных промежутков, равных, например, неделе или месяцу). Таким образом формируется режим работы. На каждом предприятии, в каждой организации он свой. Устанавливается режим работодателем. Все его основные параметры прописываются в правилах внутреннего трудового распорядка компании. При формировании рабочего режима, согласно ст. 100 ТК РФ, учитываются следующие моменты:

  • продолжительность трудовой недели (здесь возможны варианты: полная — 5/2 или 6/1, неполная или сокращенная — то есть менее 40 часов, с так называемыми скользящими выходными);

  • особенности распределения рабочих дней и выходных (их порядок чередования в течение недели);

  • начало и завершение РВ;

  • продолжительность смены или трудового дня;

  • количество смен (если на предприятии установлен сменный режим работы);

  • перерывы;

  • индивидуальные условия труда (например — ненормированный рабочий день для отдельных сотрудников или групп сотрудников). 

Стандартной вариацией трудового режима считается пятидневка — сорокачасовая рабочая неделя с двумя выходными подряд.

Возможны и другие форматы:

  • Сменный. Предполагает деление одного трудового дня на несколько смен (две, три). Такой формат позволяет обеспечить непрерывность производственных процессов на предприятии, а его работники на протяжении месяца успевают потрудиться в разные смены — утреннюю, дневную или ночную.

  • Гибкое РВ. Такой режим устанавливают в индивидуальном порядке — например, для беременных или женщин, у которых есть маленькие дети, для тех, кто ухаживает за инвалидами или для студентов и т. п. Может быть полностью гибким (когда человек сам решает, в какое время приходить/уходить) или фиксированным (когда часы начала и завершения трудового дня установлены допсоглашением).

  • Ненормированный рабочий день. Предполагает переработки (сверхурочные часы) в связи с производственной необходимостью. 

  • Вахтовый режим. Это одна из разновидностей сменного режима. Разница в том, что трудиться работнику приходится вдали от места постоянного проживания, нет возможности возвращаться домой — на ночь или на выходные. Если стандартная рабочая смена длится 12 часов, то продолжительность вахты, как правило, 1 месяц (в исключительных случаях — до 3 месяцев). 

  • Удаленка. Сотрудники работают не в офисе, а дистанционно — из дома, коворкинга и т. д., при этом для выполнения своих рабочих задач и связи с коллегами или руководством используют интернет. 

  • Дробление трудового дня на части. Такой формат возможен, например, на общественном транспорте или в сфере торговли, где бывают периоды снижения потребительской активности и соответственно — снижения интенсивности труда. Его суть — в делении рабочей смены или дня на части. 


График работы

Это документ, дающий наглядное представление о том, как будет распределяться РВ коллектива компании в течение конкретного периода — недели или месяца. Удобнее всего оформлять график работы в виде таблицы. Какую информацию он содержит:

  • длительность трудового дня или смены;

  • точное время начала и завершения рабочего дня персонала;

  • количество выходных и трудовых дней.

  • время, которое отводится на перерывы;

  • чередование рабочих смен;

  • междусменные перерывы;

Документ помогает четко распланировать время, отведенное на работу и отдых, и визуализировать этот распорядок. 

График работы может быть 

  • общим для всего персонала; 

  • индивидуальным — под конкретного человека;

  • предусмотренным для персонала определенного отдела или структурного подразделения компании;

  • сформированным под конкретную группу сотрудников из разных подразделений. 

Его утверждает руководитель компании. С ним должны внимательно ознакомиться сотрудники и подтвердить свое согласие подписью. И, конечно, график обязателен к исполнению: если в рабочие часы человека нет на месте без уважительной причины, это считается прогулом.


Зачем нужен график РВ

Зачем нужен график РВ

На законодательном уровне обязанности составления графика за работодателем не закрепляются. Однако оформление этого документа позволяет оптимальным образом организовать рабочий процесс и, главное, — исключить нарушение норм ТК.

Грамотно составленный график РВ помогает решить ряд задач:

  • распределить нагрузку всех сотрудников;

  • исключить недоработки и переработки;

  • обеспечить непрерывность рабочих процессов (что бывает крайне важно для производств);

  • упорядочить продуктивные часы работников;

  • провести учет рабочего времени;

  • точно рассчитать зарплату и компенсационные выплаты за отпуск;

  • корректно определить размер пособий;

  • верно вычислить стаж и т. п.


Когда оформляют графики

Когда оформляют графики

Если для всего персонала компании действует единый режим работы и отдыха — например, пятидневка с двумя стандартными выходными, рисовать график необязательно. В этом случае достаточно все моменты, имеющие отношение к распределению продуктивного времени, зафиксировать во внутреннем трудовом распорядке.

Составлять расписание и заниматься учетом рабочего времени придется, если на предприятии

  • персонал работает посменно;

  • применяется дробление трудового дня на части;

  • ведется суммированный учет РВ;

  • есть сотрудники, для которых установлен гибкий график или их время ненормированное (т.е. предполагаются сверхурочные часы, переработки). 

В подобных ситуациях график работы позволяет следить за тем, как соблюдаются нормы труда и отдыха, установленные ТК, контролировать возможные недоработки или сверхурочную занятость и исключить проблемы с органами надзора (например, трудовой или налоговой инспекцией).

Как составить график: какие моменты важно учесть

Как составить график: какие моменты важно учесть

ТК РФ не предусматривает никаких унифицированных вариантов оформления графика рабочего времени. Поэтому каждая компания вправе сама выбирать оптимальный формат — календарь, диаграмма, таблица и др.

И все же при составлении графика рекомендуют придерживаться определенной структуры, а именно — включать в документ такие элементы, как:

  • полное название компании;

  • отдел или подразделение, для которого составляется график;

  • номер документа; 

  • даты начала и завершения действия графика;

  • ФИО и должность руководители;

  • ФИО и должность сотрудника;

  • продолжительность смены или рабочего дня;

  • количество смен. 

Важно предусмотреть место для подписи — и руководителя, который должен утвердить график, и сотрудников, которые должны ознакомиться с информацией и принять ее к с исполнению. 

Чтобы составить график, просто распределить людей по сменам недостаточно. Алгоритм действий будет такой:

  1. Определяемся с учетным периодом (например, график сменной работы составляют, как правило, на месяц). 

  2. Рассчитываем фонд рабочего времени — считаем, сколько часов необходимо обслуживать конкретное рабочее место на протяжении конкретного учетного периода.

  3. Определяем нормы рабочего времени (при этом не забываем о максимально допустимой нагрузке и помним, что отпуск, периоды нетрудоспособности и прочие паузы в работе не считаются).

  4. Вычисляем нормативную численность работников (чтобы это сделать, делим фонд рабочего времени на норму рабочего времени).

  5. Распределяем между сотрудниками смены, округляя до целых единиц.

  6. Принимая во внимание график отпусков, корректируем получившиеся цифры. 

  7. Приводим составленный график в соответствие с нормами труда и отдыха (не забываем, что по ст. 110 ТК РФ сотрудникам еженедельно положен непрерывный отдых продолжительностью не менее 42 часов).

  8. Если остались свободные смены (например, когда штат укомплектован не полностью), ищем возможные варианты совместительства. 

  9. Оформляем все в форме графика и предоставляем его на ознакомление всему трудовому коллективу. 

Во многих организациях используется более сложная и более подробная форма таблицы, в которой график работы совмещается с табелем учета рабочего времени.


Кто отвечает за составление графиков и учет РВ

Кто отвечает за составление графиков и учет РВ

В ТК не конкретизируется, кто именно должен оформлять графики и вести учет РВ — каждая организация вправе регламентировать эти процедуры на уровне локальных нормативно-правовых актов или приказов руководства. Во внутренних документах указываются ответственные за этот фронт работ. Это могут быть сотрудники отдела кадров или специально обученные люди — табельщики. В их обязанности входит:

  • ведение табельного учета времени фактического пребывания сотрудников на работе;

  • контроль за тем, когда персонал приходит на работу и уходит домой;

  • информирование об опозданиях, отсутствии на рабочем месте;

  • контроль за тем, своевременно ли сотрудники предоставляют больничные листы и другие документы;

  • предоставление отчетов о фактически отработанных часах, о переработках и недоработках, о нарушения трудовой дисциплины и т. д. 

Хотите получить эту профессию и во всех нюансах освоить учет рабочего времени обучение в НИПКЭФ даст вам такую возможность. Программа рассчитана на 2 месяца (или 200 часов) теории и практики. Вы научитесь планировать режим работы сотрудников, оформлять графики рабочего времени, вести табельный учет, прокачаете свои знания ТК и нормативно-правовых актов. Курс будет полезен сотрудникам кадровых служб, менеджеров по персоналу и представителям смежных профессий.

Не нравится

Читайте также:

Бесплатная консультация
Ваша заявка принята
Отзывы о нас
  • Отзывы в Яндекс Отзывы в Яндекс

    28+ отзывов 5

  • Отзывы в 2GIS Отзывы в 2GIS

    107+ отзывов 5

  • Отзывы в Zoon Отзывы в Zoon

    64+ отзывов 4,9

  • Отзывы в Отзовик Отзывы в Отзовик

    24+ отзывов 4,9